Kom igång med Autogiro

Följ

Om du har återkommande fakturering till dina kunder, till exempel abonnemangs- eller hyresfakturor så kan du förenkla din hantering av återkommande fakturering till dina kunder via Fortnox Autogiro. Genom att slippa arbetet med påminnelser och krav sparar du mycket tid. Arbetar du med Autogiro i Fortnox ser banken till att pengarna landar på ditt konto på förfallodagen.

Utbildning
Du vet väl att du även kan gå utbildning hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? För att läsa mer om utbildning för dig som vill veta mer om hur du på bästa sätt kommer igång med arbetet i Fortnox Autogiro, klicka här.

 

 

 

Licens/ge behörighet

För att komma igång med Autogiro i Fortnox behöver du en licens. Klicka på ditt företagsnamn längst upp i programmet och sedan på administrera användare. För att skaffa licensen för Autogiro klickar du sedan på Lägg till licenser till höger i programmet. I den nya rutan som öppnas väljer du hur många licenser för Autogiro du vill komplettera med. Licensen kostar 99:-/månaden för första användaren och 59:-/månad per ytterligare användare som du lägger till.

 

1.png

 

När du har lagt till licensen för Autogiro behöver du ge de användare som ska använda sig av Autogiro tillgång till tjänsten. Detta görs också via Administrera användare. Här inne ger du den/de användare som ska arbeta med Autogiro tillgång till programmet.

 

2.png


När du ger din användare tillgång till Autogiro finns det en del inställningar du kan göra som sätter behörigheterna till vad din användare får och inte får göra i Autogiro. Du kan ge din användare tillgång till att läsa allt, om de ska kunna skapa och redigera medgivanden och betalningsuppdrag samt om de ska ha tillgång till att skapa och läsa in filer.

R_ttigheter_p__Autogiro.png

 

Inställningar

När du har gjort detta finns det en del inställningar som du behöver gå igenom innan du börjar arbeta med Autogiro. Klicka på Inställningar uppe i högra hörnet av programmet och sedan på Autogiro. Där finner du generella inställningar och betalningsplaner.

Generella inställningar
I de generella inställningarna har du möjlighet att bland annat ställa in den nummerserie du vill att betalarnummer ska följa. Hur många dagar det ska vara fram till förfallodagen och om det ska skapas en kontantfaktura automatiskt från betaluppdrag eller ej. 

Generella_inst_llningar_ifyllda.png


Betalningsplaner
Under inställningar - betalningsplan skapar du och lägger upp dina betalningsplaner som du sedan kommer att kunna välja att använda i Autogiro. Att skapa egna betalningsplaner sparar tid när du ska skapa betalningsuppdrag på dina medgivanden. Du slipper fylla i alla fält varje gång om du skulle ha några mer vanliga betalningsuppdrag som till exempel medlemsavgift, träningsavgift eller abonnemang. 

Betalningsplan_inst_llning.png


Vill du läsa mer om inställningarna kan du göra det här.

 

Skapa medgivanden

När du har gått igenom de nödvändiga inställningarna är du redo att börja arbeta med Autogiro. Det första du behöver göra är att skapa de medgivande som ska ingå. För att skapa dina medgivanden står du på fliken Medgivanden och klickar på den orangea knappen Skapa ny uppe till höger i vyn.

3.png


Då Autogiro är kopplat till ditt kundregister så kan du välja att antingen lägga upp en ny kund för ditt medgivande eller så väljer du den aktuella kunden utifrån ditt kundregister. Du väljer om medgivandet ska hanteras för en privatperson eller för ett företag. Hämtar du kunden från ditt kundregister så kommer du automatiskt få med information så som mobilnummer, e-postadress och organisationsnummer/personnummer om detta finns inlagt i kundregistret.

4.png


Det är möjligt att ha ett medgivande som är utställt på en person men kopplad till andra personer i ditt företag. Till exempel att medgivandet står på en förälder men avser ett barn. Detta löser du genom att lägga till kunder på ett medgivande genom Kopplade kunder. När du är färdig med ditt medgivande så klickar du på Spara.

5.png


Du kan skapa betalningsuppdrag direkt på dina medgivanden efter att du klickat på Spara. Kom ihåg att dina betalningsuppdrag kommer dock inte att kunna skickas iväg i din fil förrän du läst in återrapportering på dina medgivanden och de har blivit godkända.

6.png

 
Vill du läsa mer om hur du skapar medgivanden klicka här.

Skapa betalningsuppdrag

För att skapa betalningsuppdrag till dina medgivanden klickar du in dig på det aktuella medgivandet från medgivande-listan. När du är inne på medgivandet klickar du på Lägg till betalningsuppdrag. 

7.png


Då öppnas rutan där du skapar ditt betalningsuppdrag. Här väljer du in kunden, antingen kunden på medgivandet eller eventuell kund som är kopplad till medgivandet. Du kan välja in en redan skapad betalningsplan som då hämtar all övrig information automatiskt från inställningarna eller så väljer du ett intervall, antal dragningar, första betaldatum och summan manuellt. Du kan även fylla i en anteckning om du vill beskriva något ytterligare för intern information. 


F_rdigifyllt_betalningsuppdrag.png


När du fyllt i informationen sparar du betalningsuppdraget genom att klicka på Spara längst nere till höger i rutan. Ditt betalningsuppdrag kommer då att synas på det aktuella medgivandet.

8.png


I medgivandelistan kan du enkelt se vilket medgivande som har ett aktivt betalningsuppdrag kopplat till sig. Det gör du genom symbolen du ser längst ute till höger på raden.

9.png

Skapa fil

På fliken Skicka fil kommer du per automatik alltid att komma in i filtret Inkluderas. Där listas allt som kommer att skapas när du väljer att klicka på Skapa fil, längst ner till höger på sidan.

10.png


Efter att du klickat, skapas det en fil som sparas på din dator. När du skapat din fil loggar du in på din internetbank och läser in filen där. Om du inte har den automatiska överföringen med Handelsbanken, då dina filer automatiskt kommer att skickas till banken och du behöver endast logga in på din internetbank och godkänna dem. 

För att läsa mer om den automatiska överföringen.
Handelsbanken

För att läsa mer om hur du skapar fil klicka här. 


Läsa in fil

När du har fått tillbaka återrapporteringsfiler ifrån Bankgirot så hämtar du dessa från din internetbank. För att läsa in dem i Autogiro går du till fliken Läs in fil. 

11.png

 

För att läsa in din fil kan du antingen dra in din fil och släppa den i rutan genom en så kallad "drag and drop" funktion, eller så kan du välja att klicka på den orangea knappen Välj fil som du finner inne i själva rutan mitt på sidan. Klickar du på den får du själv välja fil där den är sparad på din dator och klicka på Öppna när den är markerad.

När filen är indragen eller uppladdad på sidan så kommer du se filen under rutan. Har du fler filer du vill läsa in kan du välja att dra in eller välja ytterligare fil. Du kan på detta sätt läsa in fler filer åt gången om du skulle ha fått flera olika filer skickad till dig från Bankgirot. Alla de filer som du har laddat upp kommer du att se under rutan. Om det mot förmodan skulle vara så att du skulle bli utloggad, din internetkoppling bryts eller du lämnar programmet med filen inläst i detta steg så kommer den fortfarande att ligga inläst nästa gång du kommer tillbaka, eller loggar in igen. Alla de filer som står listade under rutan kommer läsas in när du klickar på Nästa som du finner längst nere till höger på sidan.

12.png 
Nästa steg är en ytterligare sammanfattning där du avslutar och slutför inläsningen genom att klicka på knappen Bekräfta som du hittar längst ner till höger på sidan.

13.png

Efter att du har klickat på Bekräfta så kommer du tillbaka till medgivandelistan och din import har köats, oberoende på hur många e-medgivanden den innehåller. När importen är genomförd kommer du att få en notis längst upp i programmet och dina e-medgivanden är inlästa.

La_sa_in_fil_i_autogiro.png

Vill du läsa mer om att läsa in en fil i Autogiro klicka här.

 

Sökning

På fliken medgivanden kan du använda dig av de olika filter som finns för att sortera i din lista och enkelt få fram det du söker efter eller enbart vill se. 

 

Filter_i_medgivande_listan.png

 

Dina medgivanden kommer att få olika färger beroende på vilken status de har.

Gula - Nya skapade medgivanden som ännu ej skickats till Bankgirot.

Vita - Medgivanden som har skickats, men som ännu inte blivit återrapporterade. 

Röda - De medgivanden som ej har blivit godkände på grund av fel som till exempel fel org-/personnummer och/eller fel kontonummer.

Gröna - Medgivande som är godkända och klara.

Mörkgrå - De medgivande som är ivägskickade för makulering till Bankgirot.

Ljusgrå - Medgivanden som har makulerats.

I själva medgivande listan har du också möjlighet att söka via sökfältet som du finner längst upp på sidan. Här kan du söka efter betalarnr, namn och org-/personnummer. Du kan även välja att använda den utökade sökningen vilket ger dig möjlighet att söka efter en kopplad kund, den utökade sökningen söker även på betalande kund.

 

15.png

På fliken betalningsuppdrag samlas alla dina betalningsuppdrag. Här kan du också använda sökfältet för att att söka upp ett specifikt betalningsuppdrag. Här kan du söka på betalarnummer, kundnummer, namn och fakturanummer. Via fliken betalningsuppdrag kan du inte skapa några nya betalningsuppdrag utan den är bara till för att samla alla betalningsuppdrag som du har. För att skapa nya betalningsuppdrag går du till fliken Medgivanden och klickar dig in på det medgivande du vill skapa betalningsuppdraget utifrån.

16.png


Historik

Den sista fliken du har i Autogiro är fliken Historik. Här samlas information om allt som gjorts i Autogiro. Du ser datum och klockslag, vad som har hänt på vilket betalarnummer och dessutom vilken användare som genomfört händelsen. På denna flik kan du välja olika perioder du vill se genom att ändra från och med datumet och till och med datumet. Du kan även minska ner din lista genom att välja mellan typerna medgivanden och betalningsuppdrag och ytterligare minska ner den genom att du även har möjlighet att välja vilken händelse för till exempel medgivanden som du endast vill se i din historik.

17.png


På fliken historik sparas även alla filer som du har skapat eller som du har läst in om du av någon anledning skulle ha raderat någon fil och behöver den igen. För att ladda ner den aktuella filen klickar du på ikonen som du finner längst till höger på den rad vars fil du är ute efter.

18.png

Du kan också söka specifikt på fliken Historik. I fältet Betalarnr/Uppdragsnr kan du skriva i antingen ett betalarnummer eller ett uppdragsnummer och därefter klicka på knappen Sök.

19.png

När du har klickat Sök kommer du att endast att få se det som finns i historiken på betalnumret eller uppdragsnumret. Det fältet söker alltså på allt, i både betalarnummer och uppdragsnummer när du väljer att söka via den.