Kom igång med faktura- och påminnelseservice via Nox Finans

Följ

Vill du slippa hanteringen av dina kundfakturor har du möjlighet att skicka dem via Nox Finans. Vi kommer då att skicka fakturorna till dina kunder, antingen via brev eller e-post. När dina kunder betalat bokförs inbetalningarna med automatik. På detta sätt slipper du alltså hanteringen av din reskontra då vi sköter den åt dig. 


Film: Aktivera Nox Finans

 

För att aktivera Nox Finans tjänster går du till fakturering och fliken Kundfakturor eller Påminnelser. I högra hörnet har du en ikon “Nox Finans - så fungerar det”. Du hittar även ikonen när du är inne på en specifik faktura. Genom att klicka på ikonen kommer du till en guide som hjälper dig att aktivera Nox Finans. Det är gratis att aktivera tjänsten, kostnader uppstår endast när du väljer att skicka en faktura som skall hanteras av Nox Finans. Klicka här för att komma till prislistan. 

 

 1.png

 

 


Aktivera Nox Finans 
När du klickar på ikonen för Nox Finans öppnas en guide som tar dig igenom de inställningar som krävs. Guidens första sida berättar mer om tjänsten och du kan se en film om hur Nox Finans fungerar. Klicka på Aktivera Nox Finans för att komma vidare med registreringen.


Aktivera_Nox_Finans.png

 

 

Aktivera Nox Finans - Företagsuppgifter 
På steg 1 skall du fylla i företags- och kontaktuppgifter till ditt företag. Alla fält är obligatoriska och det är viktigt att du fyller i korrekta uppgifter för att hanteringen mellan ditt företag och Nox Finans skall fungera. Uppgifterna föreslås från företagsinställningarna i Fortnox, men du har möjlighet att ändra dem utan att dina företagsinställningar skrivs över.

Kontaktperson, e-post, telefonnummer och mobiltelefon används när Nox Finans behöver komma i kontakt med ditt företag för en fråga rörande t.ex. en faktura. Nox Finans kommer även använda e-postadressen och mobilnumret för att meddela om t.ex. kommande händelser som vi vill att du skall känna till. Det går endast att fylla i en e-postadress och ett mobilnummer per företag.

De uppgifter som du anger för kontaktuppgifter på faktura och påminnelse, är de uppgifter som vi kommer ange att dina kunder skall använda ifall de har frågor kring fakturans innehåll. Uppgifterna kommer alltså att skrivas ut på de fakturor och påminnelser som du skickar via Nox Finans till dina kunder.

 

Steg_1.png

 


Aktivera Nox Finans - Kontouppgifter
I andra steget anger du hur du vill att vi skall betala ut de likvida medel som finns på ditt konto hos Nox Finans. Du anger Bank, typ av utbetalning och kontonummer. Det är ditt ansvar att ange korrekta uppgifter, vi har ingen möjlighet att kontrollera att  du har angivit korrekt bankgironummer.

 

 Steg_2.png

 

Aktivera Nox Finans - Godkänn avtal
Steg 3 innebär att du godkänner att bli kund hos Nox Finans. Du skall läsa igenom avtalet noga. Det innebär ingen start-, månads- eller årskostnad att bli kund hos Nox Finans, utan du betalar endast för de fakturor som du låter Nox Finans ta hand om.

 

Steg_3.png

 

 

Aktivera Nox Finans - Betalningsvillkor
När du godkänt avtalet är du registrerad som kund hos Nox Finans och i nästa steg gör du de sista inställningarna för att Nox Finans skall fungera som du vill i Fortnox. Du anger vilka betalningsvillkor du vill att vi skall överföra fakturor till Nox Finans för. Inga fakturor kommer att skickas över automatiskt utan valet är till för att vi skall kunna föreslå vilka fakturor du skall skicka. Du kan välja mellan följande två olika tjänster:


Fakturaservice

Fakturaservice innebär att du skickar fakturan till Nox Finans direkt efter att den är skapad i Fortnox. Nox Finans skickar därefter ut fakturan till din kund via e-post eller brev. Nox Finans bevakar fakturan och hanterar även eventuella påminnelser, inkasso m.m. Du behöver inte göra mer än att skapa och skicka iväg fakturan till Nox Finans, därefter sköter vi resten. När din kund betalar bokförs inbetalningen med automatik. 


Påminnelseservice
Påminnelseservice innebär att du skapar fakturan och skickar iväg den till din kund. Om fakturan förfaller kan du välja att skicka iväg fakturan till Nox Finans som skickar ut påminnelse, inkasso m.m. till din kund. Har du valt tjänsten påminnelseservice på ett betalningsvillkor kommer du inte se fakturorna i listan över föreslagna fakturor att skicka till Nox Finans förrän fakturorna förfallit. När din kund betalar bokförs inbetalningen med automatik. 


Steg_4.png

 


Aktivera Nox Finans - Bokföringskonton
Nox Finans kommer att få betalt av dina kunder och därefter betala ut pengarna till ditt bankkonto. För att underlätta för dig kommer Nox Finans att bokföra de händelser som sker på ditt klientmedelskonto vad gäller inbetalningar, utbetalningar och avgifter. För att detta skall fungera måste du ange vilka konton du vill att vi skall bokföra med. Det finns ett antal föreslagna konton men du kan givetvis ändra dessa så att de passar ditt företag. 

Om ett konto inte finns eller är inaktivt i din kontoplan har du möjlighet att skapa/aktivera kontot direkt i aktiveringsguiden. Observera att du måste lägga upp kontot/kontona även för kommande räkenskapsår för att Nox Finans ska fortsätta att fungera även kommande år. Du måste även ange vilken verifikationsserie som skall användas för avgifter och utbetalningar till ditt bankkonto (inbetalningar kommer bokföras i den verifikationsserie som du redan har valt för inbetalningar i inställningarna).

Om du är osäker på vilka konton du ska använda bör du kontakta din redovisningsbyrå. Du kan när som helst ändra konton. Det gör du under Inställningar - Fakturering - Nox Finans.



Steg_5.png

 


Aktivera Nox Finans - Klart!
När du är klar kan du börja använda Nox Finans. Observera att det kan ta ett par minuter innan ditt företag blir upplagt i Nox Finans, du kommer att få en notis under brevsymbolen uppe i programmets vänstra hörn när ditt konto är aktiverat.

 

Skicka faktura via Nox Finans
För att skicka fakturor via Nox Finans går du till Kundfakturor i huvudmenyn och klickar sedan på verktyget "Skicka till Nox Finans". Observera att du i dagens version inte kan skicka kontantfakturor, kreditfakturor eller fakturor i utländsk valuta. Nox Finans stöder dock husfakturor där du gjort rot-/rutavdrag.

2.png


Du kommer då till följande vy där du markerar de fakturor som du vill skicka via Nox Finans. I kolumnen "Tjänst" ser du vilken tjänst du använder för respektive faktura. 


Skicka_via_nox_finans.png

 

När du skickar fakturor till Nox Finans kan du få olika varningsmeddelanden, de syns när du för muspekaren över varningstriangeln ute till höger på de olika fakturaraderna. De fakturor som är gula är godkända men har en varning, t.ex. att det saknas telefonnummer på kunden. De fakturor som är gröna och gula kan du skicka via Nox Finans. Har du däremot någon faktura som blivit röd, alltså ej godkänd, måste du komplettera uppgifterna på fakturan innan du kan skicka den. Håll markören över varningstriangeln så ser du vilken uppgift du måste komplettera. 

varning.png

 

När fakturorna skickats via Nox Finans kommer de att få en ikon, i form av en klubba, både inne på fakturan och ute i kundfakturalistan. 

Klickar du på klubban kommer du att få upp rutan för “Hantera faktura hos Nox Finans” som visar status på fakturan. Härifrån kan du pausa eller återkalla fakturan från Nox Finans. Har din kund betalat direkt till dig kan du även rapportera inbetalningen här.

 

Skapad_faktura_NF.PNG