Attestera leverantörsfaktura

Följ

När du skapar en ny leverantörsfaktura och har ställt in att du arbetar med attest via attestflöde så kommer du att se attestflödet längst ner på själva fakturan. Har du inte kopplat den aktuella leverantören eller referensen till ett specifikt attestflöde så kommer istället standardflödet att väljas. 

 

1.png

 


Du har möjlighet att byta från standardflödet till de attestflöden du skapat i inställningarna. Läs mer om hur du skapar ett eget attestflöde här.

 

2._Byte_av_attestfl_de.jpg

 

När fakturan är skapad och sparad kommer notiser att gå ut till de attestanter som finns med i attestflödet. Läs mer om notisinställningarna här.


Skapa anteckningar på en leverantörsfaktura
Om du behöver lägga in en anteckning eller en instruktion till attestanterna på en leverantörsfaktura som inväntar attest kan du göra det inne på leverantörsfakturan och längst ner i Attesthistorik och anteckningarfältet. Bredvid texten finner du en redigerar ikon som när du klickar på den öppnar upp en ny ruta där du har möjlighet att lägga in en anteckning. Dessa anteckningar har ingen behörighetskontroll vilket innebär att oavsett om du är attestant i attestflödet eller ej har du ändå möjlighet att lägga in en anteckning. Anteckningarna sparas sedan i rutan under i kronologisk ordning. Med hjälp av denna möjlighet är det lättare att få en bättre kommunikation till exempel mellan en byrå och en kund.

2.png 

 

Godkänn och attestera
När den attestant som ligger först i attestflödet går in på leverantörsfakturan syns attestflödet längst ner på fakturan och den person som är på tur att attestera syns inom en grön ram, medan övriga attestanter syns inom en grå ruta. De som ligger med i attestflödet utan möjlighet att slutattestera fakturan kommer, när det är deras tur, att se knappen Godkänn längst ner till höger på fakturan.

 

13._Godk_nn_knapp-attestant.jpg

 

När personen som är sist i attestflödet går in och ska kontrollera fakturan kommer det att istället för Godkänn stå Attestera.

 

14._Attestera-admin.jpg

 

Film: Attestera leverantörsfaktura som Attestant

 

Film: Attestera leverantörsfaktura som Administratör

 

Flytta attest - Administratör
Om det inte skulle vara du som ska attestera fakturan kan du klicka på pilsymbolen till höger om ditt namn i attestflödet (förutsatt att du är administratör). Du får då upp en lista där du väljer vem som ska attestera fakturan istället för dig. Attestflödet kommer då att ändras och kommer få benämningen "Korrigerat flöde".

 

flytta_attest.jpg

 

Du kan också välja att lägga till ytterligare attestant i ett redan befintligt attestflöde genom att klicka på plustecknet.

21._L_gg_till_attestant_administrat_r.jpg

 

Du lägger då till en ytterligare ruta i attestflödet och kan där välja in den attestant du vill ha med i attestflödet.

23._L_gg_till_ytterligare_attestant_i_attestfl_de_administrat_r.jpg

 

Flytta attest - Attestant
Har du rollen attestant kommer du istället att kunna flytta fakturan till en annan attestant genom knappen "Flytta till" (förutsatt att detta är aktiverat i inställningarna). 

 

3.jpg

 

Du får då upp en ny ruta där du kan välja att lägga in den attestant som du vill flytta attesten till och komplettera med ett meddelande.

 

18._Flytta_fakturaattest.jpg

 

Vill du lägga till en attestant i attestflödet klickar du istället på knappen "Lägg till" (förutsatt att detta är aktiverat i inställningarna).

 

4.jpg

 

Du får då upp en ruta där du kan välja att lägga till en attestant och komplettera med ett meddelande.

 

20._L_gg_till_attestant_2.jpg

 

 

Om du väljer att kopiera en leverantörsfaktura med ett korrigerat attestflöde, kommer inte det korrigerade flödet att följa med till fakturakopian. Istället kommer det att ske en ny matchning på den fakturan utifrån inställningarna.

 

Utred faktura
Om du som attestant eller administratör upplever att det finns något med fakturan som du vill att någon ska kontrollera innan fakturan godkänns, kan du välja att skicka fakturan på utredning. Du får då välja vem som ska utreda fakturan och skriva en kommentar till utredaren.

 

9._Utredning.jpg

 

11._Utredningskommentar.jpg

 

När utredaren besvarat frågan kommer aktuell attestant att få tillbaka den och kan därmed attestera fakturan.

 

 

Invänta kredit
Vet du att fakturan är felaktig och att den kommer att krediteras väljer du att klicka på knappen Invänta kredit. Fakturan kommer då inte gå vidare i attestflödet utan hamnar på administratören. När kreditfakturan inkommer får administratören välja om fakturan ska attesteras via attestflöde igen eller om han/hon ska attestera fakturan direkt. 

 

10._Inv_nta_kredit.jpg

 

12._Inv_nta_kredit_och_kommentar.jpg

  

Slutattestera attestflöde i förtid
Att slutattestera ett attestflöde i förtid innebär att administratören avbryter ett attestflöde innan alla attestanter i flödet attesterat. Det gör administratören genom att klicka på knappen Attestera och sedan Attestera i den särskilda dialog som meddelar om att attestflödet är på väg att avbrytas.

5.png

Om knappen Attestera skall synas eller inte för en administratör kan styras genom en behörighet.  Klicka på ditt namn och företagsnamn längst upp i mitten av programmet och klicka på Administrera användare.

Ska_rmavbild_2017-10-09_kl._14.27.14.png

Om Slutattestera attestflöde i förtid är ibockad syns knappen Attestera, bockas den ut försvinner administratörens möjlighet att slutattestera en leverantörsfaktura i ett attestflöde i förtid.

3.18_-_Levfakturaattest__insta_llning_fo_r_slutattest.png


Attestera utifrån leverantörsfakturalistan
I leverantörsfakturalistan kan du välja att använda filtret Under attest och direkt se de leverantörsfakturor som ligger för attest. Du som har tillgång till leverantörsfakturor som ligger för attest hos andra användare kan använda utökad sökning, t.ex. för att välja dig själv som aktuell attestant för att listan enbart ska visa de fakturor där du är attestant.

 

6.png

 

 

Historiska leverantörsfakturor
Väljer du i  leverantörsfakturalistan istället filtret Alla kan du som attestant se både de leverantörsfakturor du är aktuell attestant för, samt de leverantörsfakturor som du tidigare har attesterat.De du redan har attesterat saknar du dock möjlighet att ändra i.


7.png 

Godkänn flera leverantörsfakturor
När du filtrerat listan kan du kryssa i den översta bockrutan i listans vänsterkant för att samtliga fakturor ska markeras. Klicka sedan längst ner till höger i programmet på knappen Godkänn.
Knappen heter Godkänn och inte Attestera då någon av de markerade fakturorna kanske inte är i sista steget i ett attestflöde, vilket innebär att den alltså inte ska attesteras. Klickar du på Godkänn kommer de fakturor som är mitt i ett attestflöde att gå vidare till nästa attestant medan de fakturor som redan gått igenom hela attestflödet istället kommer att slutattesteras.

8.png

Attestera via mobilen
Du har också möjlighet att attestera leverantörsfakturorna via din mobil. För läsa mer om hur du attesterar via mobilen, klicka här.