Kom igång med Fortnox Leverantörsfakturaattest

Följ

Med Fortnox Leverantörsfakturaattest får du större kvalitetssäkring av det ekonomiska flödet, då det minskar osäkerheten gällande bluffakturor och minimerar risken för att inte betala i tid. Eftersom du får en större kännedom om var fakturan befinner sig i er organisation medför det också att du på ett lättare sätt kan göra uppföljningar och kontroller. Fortnox Leverantörsfakturaattest kostar 59 kronor för den första licensen och sedan 29 kronor/per ytterligare licens och användare.

 

 

För att komma igång med Fortnox Leverantörsfakturaattest behöver du först gå igenom dina användare och ge de som ska använda sig av leverantörsfakturaattest behörighet. För att göra det klickar du på ditt företagsnamn uppe till höger i programmet och sedan på Administrera användare.

 

Tilldela licens och behörighet 
Via Administrera användare ställer du in och ger behörighet till de användare som ska ha leverantörsfakturaattest och väljer om de ska ha rollen Administratör eller Attestant. Skillnaden är att en administratör kan redigera attestflödet och slutattestera fakturor oavsett var i attestflödet en faktura befinner sig. Det finns via behörighetsinställningarna möjlighet att ställa in om en administratör ska få slutattestera och avbryta ett attestflöde eller ej. 

levfaktura_administrera_beho_righeter_1.png

En användare som har rollen attestant kan enbart redigera attestflödet när det är hans eller hennes tur att attestera fakturan. Vill du att attestanterna ska kunna lägga till attestanter och flytta attest till någon annan behöver du först ange det i inställningarna. 

Här aktiverar du också sms- och e-postnotiser. För att användaren ska kunna ha dessa aktiverade måste det finnas ett mobilnummer sparat på användaren, e-post är ett obligatoriskt fält så det kommer ju alltid att finnas. I inställningarna anger du när du vill att notiserna ska skickas till administratörerna respektive attestanterna. 

Du kan även här ge tillgång till inställningar och möjligheten att korrigera leverantörsfakturor samt om användaren ska ha ett högsta belopp för slutattest. Anger du en beloppsgräns kommer användaren inte kunna slutattestera några fakturor över detta belopp. Däremot kan en attestant godkänna fakturor över detta belopp men ej vara sista attestant i ett attestflöde om totalbeloppet är högre än attestantens maxbelopp att attestera.

 

levfaktura_administrera_anva_ndare_2.png

Du kan även styra vilka som ska kunna få se kontosaldon genom behörigheter. På så sätt kan du låta anställda eller externa till exempel projektledare attestera leverantörsfakturor i Fortnox utan att låta dem se företagshemlig information så som kontosaldon. Behörigheten går att sätta på användarnivå för de med licens för leverantörsfakturaattest och rollen attestant.

levfaktura_administrera_beho_righeter_kontosaldo_3.png

 

När du har administrerat dina användare går du vidare till de grundläggande inställningarna för Leverantörsfakturaattest. Klicka på Inställningar som ligger längst upp till höger i programmet och öppna först upp blocket Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar. 

 

Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar
Här ställer du in om du inte ska arbeta med någon attest, om du vill arbeta med enkel attest eller om du vill ha attest via attestflöde.

 

2._Generella_inst_llningar.jpg

 

Enkel attest innebär att om användaren inte har behörighet att bokföringsattestera fakturor så kommer personen endast kunna välja Spara när han/hon lägger upp en ny leverantörsfaktura. Den kan bokföras först när en användare med behörighet att bokföringsattestera fakturor har attesterat den. Vid valet Enkel attest behövs ingen licens för Leverantörsfakturaattest. 

Attest via attestflöde gör fler inställningar valbara så som möjligheten att ställa in om fakturan ska bokföras vid slutattest och på vilket konto som ej bokförda leverantörsfakturor i rapporter ska visas. Här ställer du in om en Attestant ska få tillgång att lägga till andra attestanter, eller flytta en attest inom ett redan befintligt attestflöde. Framför allt gör detta alternativ att du kan lägga upp egna attestflöden som automatiskt kan kopplas samman med olika leverantörer och referenser. Vid valet Attest via attestflöde krävs licens för Leverantörsfakturaattest. Observera att även samtliga användare med bokföringslicens behöver licens för Leverantörsfakturaattest för att bibehålla samma funktionalitet i programmet. Läs mer om de generella inställningarna här.

 

Skapa attestflöde
Väljer du attesthanteringen Attest via attestflöde kan du skapa nya attestflöden genom att klicka på knappen Skapa nytt. Här ger du ditt attestflöde en benämning och väljer om du ska koppla detta flöde till en specifik leverantör eller referens och väljer de användare som ska ingå i attestflödet. Ordningen i attestflödet bestäms av vilken rad som användaren väljs in på. Översta raden är först i ordningen och användaren på den sista raden står för slutattesten. Vill du ändra ordningen i attestflödet mellan användarna så kan man enkelt ta tag i pilsymbolen på en rad och dra och släppa för att förändra ordningen. 

 

3._attestfl_de.jpg

 

I samband med att du väljer attest via attestflöde kommer ett standardflöde att läggas upp. Det innehåller enbart administratören men det går att ändra och lägga till attestanter. Du kan inte ändra benämning eller radera standardflödet. Om inget annat flöde matchar när man skapar en ny leverantörsfaktura så kommer detta standardflöde att väljas. Läs mer om hur du skapar attestflöden här

Efter att du har gjort de generella inställningarna går du vidare med att öppna upp blocket Leverantörsfakturaattest - Notiser.  

 

Leverantörsfakturaattest - Notiser
Notiser är en viktig del i attestfunktionen.  Det går att få notiser i form av programnotis , e-post och sms. Programnotiser kommer alltid att skickas ut, sms och e-post är valfritt. 

4._Notiser.jpg

 

För administratörer så ställer du in om det ska notifieras vid utebliven attest och om det ska notifieras när fakturan förfaller inom kort, det går även att ställa in antalet dagar för varje separat notis. Du väljer också om notiserna för attestanterna ska skickas via e-post eller sms. Du kan ställa in om de ska skickas ut omgående eller vid en specifikt angiven tid och när en påminnelse ska skickas ut samt vilket intervall det ska vara mellan påminnelserna. Att använda sms-notiser kostar 0,69 kronor per sms. Läs mer om notiserna här.

 

Nu är de grundläggande inställningarna klara och du är redo att börja arbeta med Leverantörsfakturaattest i programmet. I leverantörsfakturalistan så kommer det nu att finnas ett nytt filter för att kunna sortera bland fakturorna. Det heter Under attest och kommer att ha en egen, orange färgmarkering för att du lätt ska kunna särskilja dem från redan befintliga filter och färger.

 

5._nytt_filter.jpg

 

Om du går in på en leverantör i ditt leverantörsregister och klickar på fliken Affärshändelser ser du att du även här kan filtrera affärshändelserna för att enbart de fakturor med status "Under attest" ska visas.

 

Namnlo_st.png

 

Det kommer också att finnas nya markeringar i leverantörsfakturalistan. 

symboler_i_lista.png

 

Utropstecken i cirkel, fakturan ska betalattesteras. Kommer endast att synas då man har betalattest på i inställningarna.

Frågetecken, fakturan är under utredning.

Utropstecken i triangel, varning att fakturan har förfallit eller förfaller inom kort.

En bock, fakturan är betalattesterad. Kommer endast att synas då man har betalattest på i inställningarna.

 

Attestflöde på leverantörsfakturor
När du skapar en ny leverantörsfaktura och har ställt in att du arbetar med attest via attestflöde så kommer du att se attestflödet längst ner på fakturan. Om den aktuella leverantören eller referensen inte är kopplade till ett specifikt attestflöde kommer standardflödet alltid att väljas. Så länge ingen har godkänt kan du alltid byta vilket flöde som ska gälla på din leverantörsfaktura. 

När fakturan är skapad och sparad kommer notiser att gå ut till den första attestanten som finns med i attestflödet enligt de inställningar som gjorts. Läs mer om notisinställningarna här.

 

Godkänn och attestera
När en attestant går in på leverantörsfakturan så syns attestflödet längst ner på fakturan och den person som är på tur att attestera syns med en grön ram, medan övriga i attestflödet syns inom en grå ruta.

 

7._attestfl_de_p__faktura.jpg

 

De som ligger med i attestflödet utan möjlighet att slutattestera fakturan kommer att se knappen Godkänn längst ner till höger på fakturan.

13._Godk_nn_knapp-attestant.jpg


När personen som är sist i attestflödet går in och ska kontrollera fakturan så kommer det istället för Godkänn att stå Attestera. En administratör kan också avbryta attestflödet genom att slutattestera fakturan trots att inte alla attestanter har attesterat, om inte detta är urbockat i behörighetsinställningarna för den aktuella administratören.

 

14._Attestera-admin.jpg

 

Utredning
Behöver du skicka fakturan för utredning innan du godkänner den klickar du på knappen Utred och väljer vem som ska kontrollera fakturan och fyller i en kommentar innan du skickar vidare fakturan.

9._Utredning.jpg

 

11._Utredningskommentar.jpg

 

När utredaren besvarat frågan kommer du att få tillbaka fakturan och kan därmed attestera den.


Invänta kredit
Vet du att fakturan är felaktig och att den kommer att krediteras väljer du istället att klicka på knappen Invänta kredit.

 

10._Inv_nta_kredit.jpg

 

12._Inv_nta_kredit_och_kommentar.jpg

 

Fakturan kommer då inte gå vidare i attestflödet utan hamnar istället på administratören. När kreditfakturan inkommer får administratören välja om fakturan ska attesteras via attestflöde igen eller om han/hon ska attestera fakturan direkt. Läs mer om hur du attesterar leverantörsfakturor här.

 

Flytta attest - Administratör
Om det inte skulle vara du som ska attestera fakturan kan du klicka på pilsymbolen till höger om ditt namn i attestflödet (förutsatt att du är administratör). Du får då upp en lista där du väljer vem som ska attestera fakturan istället för dig. Attestflödet kommer då att ändras och kommer få benämningen "Korrigerat flöde".

 

flytta_attest.jpg

 

Du kan också välja att lägga till ytterligare attestant i ett redan befintligt attestflöde genom att klicka på plustecknet.

21._L_gg_till_attestant_administrat_r.jpg

 

Du lägger då till en ytterligare ruta i attestflödet och kan där välja in den attestant du vill ha med i attestflödet.

23._L_gg_till_ytterligare_attestant_i_attestfl_de_administrat_r.jpg

 

Flytta attest - Attestant
Har du rollen attestant kommer du istället att kunna flytta fakturan till en annan attestant genom knappen "Flytta till" (förutsatt att detta är aktiverat i inställningarna). 

 

17._Flytta_till_-_attestant.jpg

 

Du får då upp en ny ruta där du kan välja att lägga in den attestant som du vill flytta attesten till och komplettera med ett meddelande.

 

18._Flytta_fakturaattest.jpg

 

Vill du lägga till en attestant i i attestflödet klickar du istället på knappen "Lägg till" (förutsatt att detta är aktiverat i inställningarna).

 

19._L_gg_till_attestant.jpg

 

Du får då upp en ruta där du kan välja att lägga till en attestant och komplettera med ett meddelande.

 

20._L_gg_till_attestant_2.jpg

 

Rapporter och leverantörsfakturor under attest
I inställningarna under Leverantörsfakturaattest - Generella inställningar finns det möjlighet att ställa in ett konto för fakturor som ligger Under attest/Ej bokförda. När du väljer att skriva ut balans-/resultatrapporten så kommer du att finna en bockruta "Visa Under attest/Ej bokförda levfakturor". Bockar du i rutan kommer du att få med de leverantörsfakturor som inväntar attest och som alltså ännu ej är bokförda i rapporten. Läs mer om rapporterna här.