Skapa semesterberedning

Följ

För att göra en semesterberedning klickar du på fliken Semesterberedning och sedan den orangea knappen Skapa ny uppe till höger. Här väljer du vilka anställda du vill ha med samt fram till och vilket datum du vill skapa beredningen. 


Skapa_semesterberedning.png

 

Ändra en beredning
Det skapas en lista men de anställda du gjort urval på och klickar du på en anställd kan du kontrollera och eventuellt ändra uppgifterna. Som du ser har du tre olika block för varje anställd. För det första visas den beräknade semestern. I det andra blocket visas de semesterinställningar den anställde hade när beredningen gjordes. I det sista blocket, Underlag, ser du vilka värden som ligger till grund för beredningen.

Vill du ändra någon av uppgifterna klickar du på knappen Ändra nere till höger. Då kommer vissa fält "öppnas" och du kan justera värdet i dem. Du kan inte justera snittlöner i och med att de beräknas genom lön för arbetad tid / Närvarotid i dagar. 

Efter att du gjort manuella ändringar klickar du på knappen Beräkna för att de nya värdena ska räknas ut. Om du har gjort ändringar som är felaktiga klickar du på knappen Återskapa, då hämtas värdena som programmet har räknat fram.

Var inställningarna på personen, avtalet eller lönebeskeden felaktiga, kan du radera din beredning, ändra förutsättningarna och göra en helt ny beredning för den anställda. Klicka här för att få en lista på vilka inställningar som påverkar de olika fälten samt hur uträkningarna görs. 

 


_ndra_i_semesterberedning.png

 

Skriv ut intjänad semester
För att få ut en rapport på de anställdas semesterlön eller antalet semesterdagar de anställda har tjänat in markerar du dem i listan och väljer sedan "Intjänad" och klickar på Utskrift. I rapporten ser du antalet nya betalda semesterdagar, antalet obetalda dagar, de anställdas lön/dag och lön/sparad dag och eventuell semesterlön om den anställda tar ut semestern i lön istället för i dagar. 

Vill du ta ut ett underlag på hur värdena för den intjänade semestern har beräknats markerar du rutan för Underlag och klickar sedan på knappen Utskrift. Du får då en detaljerad lista för varje anställd över kalendariehändelser och lönearter som påverkat den intjänade semestern.


Skriv_ut_intj_nad_semester.png

 

Skriv ut semesterskuldlistan
Genom att skriva ut en semesterskuldslista ser du hur stor semesterskuld företaget har till varje anställd. I semesterskuldslistan visas även eventuell förskottsskuld från personalregistret. Summeringen görs exklusive arbetsgivaravgift.

Värdena på semesterskuldslistan hämtas dels ifrån de semesterdagar som den anställda har i personalregistret men även ifrån de semesterdagar som är registrerade i kalendariet. Om semesterskuldslistan för en anställd inte stämmer räcker det alltså inte med att du ändrar på antalet semesterdagar i personalregistret. Du behöver även ta bort eller ändra de felaktiga registreringarna i kalendariet för att sedan skapa och skriva ut en ny och korrekt semesterskuldslista. Observera att programmet utgår ifrån att alla semesterregistreringar ska göras i kalendariet. Skulle du lägga till semester direkt på en anställds lönebesked kommer semesterskuldslistan inte att stämma.

När det är dags för nytt semesterår ska du alltid skriva ut semesterskuldslistan innan du gör semesterårsavslutet. Detta eftersom det inte går att ta ut en semesterskuldslista bakåt i tiden.

Du kan givetvis skriva ut semesterskuldlistan så ofta du vill. Det är vanligt att man skriver ut semesterskuldlistan som underlag vid månadsbokslutet för att kunna bokföra företagets semesterskuld. Detta bokförs alltså inte med automatik i programmet.

 

Semesterårsavslut
Vid ett semesterårsskifte avslutas semesterberedningen med att de uträknade dagarna och eventuellt summor ska uppdateras till personalregistret. Vid semesterårsavslut kommer även fältet "Semester beräknad t.o.m." och semesterårets startdag att justeras på varje anställds personalkort. 

De värden som finns i personalregistret vid uppdateringen flyttas till semesterhistoriken, som du hittar under verktyget Visa historik längst upp till höger på personalkortet. Eventuellt kvarvarande semesterdagar flyttas till sparade och utbetalda dagar och saldot nollställs.

Ska sparade dagar kunna ha en annan sysselsättningsgrad än årets dagar (enligt många kollektivavtals beräkningar) viktar programmet de sparade dagarna. Sysselsättningsgraden för sparade dagar kommer då att sättas så att t.ex. 5 kvarvarande dagar á 100 % som slås ihop med 5 tidigare sparade dagar á 50 % blir 10 sparade dagar á 75 %.


Semester_rsavslut.png

 

Film: Semesterårsavslut i Fortnox Lön intjänandeår

 

Film: Semesterårsavslut i Fortnox Lön innevarande år

 

 

Återför uppdaterad post från personalregistret
Har du felaktigt gjort ett semesterårsavslut markerar du det i listan och klickar på knappen Återför nere till vänster. För att hindra problem med semesterhistoriken och beräkningar, måste det dock göras i kronologisk ordning, dvs att du börjar med att återföra det senast gjorda semesterårsavslutet. Ligger det en semesterberedning där det inte gjorts något semesterårsavslut, alltså de rader med vit färgmarkering, kommer du behöva radera den beredningen innan du kan börja återföra de gjorda semesterårsavsluten. 

Ska du backa flera år, får du återföra, radera, återföra, radera o.s.v. Varje år du återför, tas bort ifrån semesterhistoriken.

När du har den ”första” beredningen tidsmässigt i vyn, kan du göra ett semesterårsavslut för den, göra en ny beredning för nästa semesterår, uppdatera den o.s.v. och jobba dig framåt i tiden.


_terf_r_semesterberedning.png

 


Om du väljer att inte använda programmets semesterberedning
För att de anställda inte ska ingå i semesterberedningen behöver du gå in på alla anställda i personalregistret och välja Nej under alternativet "Ska ingå i semesterberedningen". Då kommer man inte kunna skapa en semesterberedning på dessa utan sköta det manuellt alternativt betala ut semestern löpande.

Är det så att man bytt löneprogram under semesteråret behöver man manuellt lägga in hur många dagar de anställda har med sig över till Fortnox. Detta gör man i tabellen över dagar där man fyller i de kvarvarande respektive spade dagar. Viktigt är att man inte lägger in uttagna dagar utan bara de dagar som finns kvar att plocka av. Använder man procentregeln behöver man fylla i värdet per dag längst till vänster och går man efter sammalöneregeln behöver man lägga in sysselsättningsgraden längst till höger. Därefter lägger man in det datum till vilket semestern är uträknad och klar, detta under "beräknad till och med" uppe i högra hörnet.


semester_ej_ing_.PNG