Skapa arbetstidsschema

Följ

Arbetstidsschemat är grunden för kalendariet. När du kopplar en anställd till ett arbetstidsschema bestäms när en anställd ska arbeta. För att få fram underlag till lön måste du också veta den faktiskt arbetade tiden, om det finns frånvaro och i så fall av vilken orsak.

Genom att i kalendariet markera vilka dagar som en anställd avvikit från schemat på grund av sjukdom, semester, ledighet, övertid etc. genereras automatiskt lönebesked med de rätta lönearterna. Om inga avvikelser registrerats för en person kan arbetad tid genereras automatiskt utifrån arbetstidsschemat och överföras till lönebeskedet.

De timanställda och intermittent anställda som ej är schemalagda måste ha ett 0-schema, d.v.s. ett schema med 0 antal timmar per dag. För dessa personer registrerar du avvikelser i kalendariet när personerna är inne och arbetar. Avvikelsen du ska välja är då Närvaro i form av Timlön.

Det finns alltid ett så kallat 0-schema och ett heltidsschema i programmet men om du har anställda som t.ex. arbetar 80 % behöver du skapa ett eget arbetstidsschema för dem. 

Så här gör du för att lägga upp ett nytt arbetstidsschema:

1. Gå till Register uppe i programmets högra hörn och välj alternativet Arbetstidsschema. 

2. Klicka på den orangea knappen Skapa nytt och namnge schemat i fältet Schema-ID och Benämning. 

3. Ange schemalängd i dagar. Om du har ett vanligt måndag till söndag schema på sju dagar behöver du inte fylla i något här, eftersom det är standard. Beroende på återkommande intervaller kan du t.ex. skapa ett tre veckors schema genom att ange 21 dagar. För att kunna redigera fältet Schemalängd dagar måste du först ange "Ja" under Avvikande schemalängd. 

4. Vid referensdatum anger du vilket datum arbetstidsschemat ska utgå ifrån. Utifrån det datum du anger skapar programmet benämningarna för schemadagarna (t ex v1 måndag, v1 tisdag o.s.v.). För varje dag anger du antalet arbetstimmar. Anges inget referensdatum så föreslås automatiskt ett schema med 7 dagars schemalängd.

5. Om det förekommer arbetstid på helgdagar ska du ange "Ja" under Arbeta helgdagar.

6. Ligger arbetstiden på obekväm arbetstid finns det möjlighet att lägga antal OB-timmar direkt på schemat. I programmet går det att lägga tre olika OB-nivåer.

7. Ange alltid veckoarbetstiden för heltid avseende schemalängd. Sysselsättningsgraden räknas ut med hänsyn till de timmar som läggs på schemat.

8. När du angivit antal timmar på schemat klickar du på knappen Spara nere till höger. Då skapas en översiktsbild över arbetstidsschemat för innevarande år. Öppna upp blocket för Kalender så ser du översiktsbilden. Uppe till höger i programmet ser du vilket löneår du är inne i.

1.png

 

I översiktsbilden summeras arbetstiden och eventuella OB-timmar. Längst ner till höger ser du också den totala arbetstiden för hela året. Behöver du ändra arbetstiden för en viss dag markerar du dagen och fyller i arbetstid och eventuella OB-timmar, spara när du är klar. 


schema.png