Personalregister

I ditt personalregister hittar du alla anställda och det är här du gör de personspecifika inställningarna. 

Personalregister - Lista

Personalregistret hittar du genom att klicka på Register uppe till höger, välj sedan alternativet Personal. 

Importera personal

Om du tidigare arbetat med ett annat löneprogram så finns det möjlighet att importera ditt tidigare personalregister in i Fortnox Lön. För att veta mer om hur du gör, klicka här.

Historik

Som löneadministratör har du ibland behov av att kunna se vilka ändringar som är gjorda på de anställda. Via historik knappen uppe till höger visas även känslig information som inte syns fullt ut i Behandlingshistoriken. Där ersätts t.ex beloppen vid ändrad månadslön/timlön med en *. Men under historik där kan man se vilket värde som var innan och vad man ändrade till.

Skriv ut en personallista

Vill du skriva ut en personallista klickar du på verktyget Utskrift som du hittar till höger över personallistan. Det skapas då en PDF-fil som du kan skriva ut eller spara ner på din dator. Filen innehåller information om de anställdas Anställnings-ID, Namn och personnummer. 

Skapa CSR-förfrågan och läsa in CSR-svar

För att skicka en förfrågan till Skatteverket ang. dina anställdas skattetabell, kolumn och jämkning klickar du på verktyget Skapa CSR-förfrågan som du hittar till höger över personallistan För att läsa mer om den funktionen kan ni klicka här.

 

Personalkort
När du klickar på en anställd i personallistan kommer du till personalkortet för den anställda. Här har du sex stycken flikar; Personalinformation, Anställning, Löneuppgifter, Skatt, Semester och Ingående saldo.

Fliken Personalinformation

Om en anställd saknar person- eller samordningsnummer kan man användas sig av Födelsetid för rapportering av kontrolluppgifter och Arbetsgivardeklaration på Individnivå på den anställde.
(Födelsetid består av personen födelsedatum följt av 3 valfria siffror (ÅÅMMDDnnn).
För exempelvis en person som är född 4 juni 1989 och som saknar person- och samordningsnummer, kan du fylla i 19890604001. De tre valfria siffrorna kan man t.ex. använda för att hålla isär personer som saknar personnummer som man lämnar kontroll- eller individuppgift för och som är födda samma datum.)
När man har födelsetid angivet på en anställd måste det även finnas angivet för- och efternamn samt adress till den anställde, dessa uppgifter behövs vid rapporteringen till Skatteverket.


personalkort2.jpg

 

Funktionen "Använd klarmarkera" används tillsammans med Fortnox Lön Personlig och innebär att den anställda klarmarkerar en period när den är klar. Löneadministratören vet då att den anställda rapporterat alla avvikelser för perioden och att lönekörningen kan göras. 

Här fyller du även i vilket bankkontonummer lönen ska betalas ut till.

Fliken Anställning

Under fliken Anställning anges anställningsförhållanden och arbetstidsschema. Alla anställda ska vara kopplade till ett arbetstidsschema, här anger du vilket schema den anställde ska arbeta efter. Behöver du skapa ett nytt schema kan du göra det direkt inne i personalregistret på fliken anställning, eller i Arbetstidsschema registret, mer information om hur du gör finner du här. Under menyn personaltyp kan du välja om den anställde är tjänsteman eller arbetare. Valet styr utbetalningsperiod enligt de inställningar du gjort för löneperioder.

Här har du också möjlighet att ange om den anställdas lön ska bokföras mot något specifikt konto eller om kostnadskontot för den anställdas arbetsgivaravgift ska vara något annat än det du angivit i de generella inställningarna. Ska den anställdas lön bokföras på ett specifikt kostnadsställe eller projekt anger du även det här. 


Register_-_Personal_-_Anst_llning.png 

Fliken Löneuppgifter

Fliken Löneuppgifter innehåller information om den anställdas lön. Arbetar den anställde deltid tar programmet hänsyn till sysselsättningsgraden (som du angivit under fliken Anställning) vid beräkning av månadslönen. Här anger du också om den anställde har förmånsbil eller ska ha några andra tillägg än de som angetts under de generella inställningarna. Under blocket Standardlön lägger du till de lönearter som ska betalas ut i samband med varje löneutbetalning, t.ex. i form av bilförmån eller frivillig skatt. Lägger du till Bilförmån som en standardlöneart ska du ange en tolftedel av den totala bilförmånen på ett år. 


4.PNG

Fliken Skatt

Skattefliken innehåller information om hur preliminärskatten ska beräknas för den anställde. 

Personal_skatt.png

Följande alternativ finns:

  • Huvudarbetsgivare (skatt enligt tabell)
  • Sidoinkomst (skatt 30 %) 
  • Korttidsarbete mindre än 1 vecka (30 %)
  • Studerande utan skatteavdrag (skatt 0 %)
  • Ej skatteavdrag 
  • Okänt skatteförhållande (skatt enl. standardtabell + 10 %)

Uppgifterna om vilken tabell som ska registreras på den anställde erhålls från Skatteverket. 


Vid engångsutbetalning ska alltid engångsskatt dras. Som engångsbelopp räknas ersättning för arbete som inte avser en bestämd tidsperiod eller inte betalas ut regelbundet. Årslönen avgör vilken procentsats som ska användas vid skatteavdrag på engångsbeloppet.

Har du Nej på Automatisk beräkning av engångsskatt ställer du själv in vilken procentsats som ska dras i engångsskatt vid en eventuell engångsutbetalning för den anställde.

Enga_ngsskattnej.jpg

Har du Ja på Automatisk beräkning av engångsskatt beräknas årslönen efter varje utbetald löneperiod och procentsatsen sätts enligt Skatteverkets engångstabell för inkomståret. Automatiska beräkningen av årslönen tar hänsyn till:

Löneform
Utbetalningsperiod
Utbetalda lönebesked
Ingångslön
Anställningsdatum
Månadslön i kr
Timlön i kr
Bilförmån/år
Arbetstidsschema
Sysselsättningsgrad
Veckoarbetstid
Skattekolumn
Dagens datum

För en timanställd utan schema där det inte har betalats ut någon lön så sätts engångsskatten automatiskt till 30% när du har Ja på automatisk beräkning av engångsskatt. Så fort första lönen är utbetald beräknas engångsskatten om.

Jämkningsbeslut kommer alltid från Skatteverket. Här anger du om skattejämkningen är ett belopp, en procentsats eller om det inte ska dras någon skatt alls.

Om du markerar en anställd som idrottsutövare kommer arbetsgivaravgiften hanteras enligt gällande regler för idrottsutövare, läs mer här

Stöd för forskning och utveckling, läs mer om vad stödet innebär på Skatteverkets hemsida genom att klicka här

Är den anställda företagsledare eller närstående till företagsledare ska du ange "Ja" under rubriken Delägare fåmansbolag, uppgiften kommer då med på kontrolluppgiften.

Finns socialavgiftsavtal ska du ange "Ja" under rubriken Socialavgiftsavtal finns. Läs mer om vad socialavgiftsavtalet innebär på Skatteverkets hemsida genom att klicka här



Fliken Semester

Alla generella inställningar som berör semester för den anställde regleras på Semesterfliken. Vill du läsa mer om Semesterfliken, klicka här.

Fliken Ingående saldo

Om du börjat använda Fortnox Lön mitt under ett löneår behöver du lägga in ingående saldo på alla anställda för att få med historiken från ert tidigare löneprogram. Vill du veta mer om hur man gör det klicka här.