Personalregister

Följ

I ditt personalregister hittar du alla anställda och det är här du gör de personspecifika inställningarna, till exempel om en anställd ska ha något tillägg eller avdrag på lönen. I de generella inställningarna anger du de standardvärden som alla anställda får om inget annat anges i personalregistret. 

Personalregistret hittar du genom att klicka på Register uppe till höger, välj sedan alternativet Personal. 


1.png

 

Importera personal
För att slippa arbetet med att lägga upp alla anställda manuellt kan du importera ditt personalregister till Fortnox Lön. Har du använt dig av Visma 300 eller Visma 600 kan du exportera ditt personalregister och importera det genom en tabbseparerad textfil till Fortnox.

Du kan även importera ditt personalregister genom en så kallad PAXml-fil. Crona Lön, Edison Lön, FTD Lön, Norstedt Lön, Swinx Lön, Mamut Lön, Xor Lön, Pulsen Lön och Kontek är exempel på löneprogram som kan exportera personalregister i PAXml-format. 

För att importera ditt personalregister klickar du på verktyget Importera personal som du hittar uppe till höger i personalregistret. Börja med att ange vilken filtyp du vill importera. Välj sedan om du enbart vill läsa in ny personal, om du vill uppdatera befintlig personal eller om du både vill läsa in ny personal och uppdatera befintlig. Avsluta med att klicka på knappen Importera och välj filen från din dator. 

 

Skriv ut en personallista
Vill du skriva ut en personallista klickar du på verktyget Utskrift som du hittar till höger över personallistan. Det skapas då en PDF-fil som du kan skriva ut eller spara ner på din dator. Filen innehåller information om de anställdas Anställnings-ID, Namn och personnummer. 

 

Skapa CSR-förfrågan
Vill du skicka en förfrågan till Skatteverket ang. dina anställdas skattetabell, kolumn och jämkning klickar du på verktyget Skapa CSR-förfrågan som du hittar till höger över personallistan. Välj vilken period du vill skicka förfrågan för och klicka sedan på Ok. Filen laddar du sedan upp på Skatteverkets hemsida. 

 

Läs in CSR-svar
När du fått svar från Skatteverket läser du in filen genom att klicka på verktyget Läs in CSR-svar. Svarsfilen ska läsas in innan du gör första lönekörningen på det nya året. Tänk dock på att lönekörningarna för föregående år måste vara klara innan du läser in filen. Så fort filen importerats kommer ditt personalregister att ha uppdaterats. 

 

Personalkort
När du klickar på en anställd i personallistan kommer du till personalkortet för den anställda. Här har du sex stycken flikar; Personalinformation, Anställning, Löneuppgifter, Skatt, Semester och Ingående saldo. Under den första fliken anger du namn och adressuppgifter. 

Funktionen "Använd avrapportera" används tillsammans med Fortnox Lön Personlig och innebär att den anställda avrapporterar en period när den är klar. Löneadministratören vet då att den anställda rapporterat alla avvikelser för perioden och att lönekörningen kan göras. 

Här fyller du även i vilket bankkontonummer lönen ska betalas ut till.
(Obs! Ett tips, när det gäller clearingnummer för Swedbank så tänk på att den sista siffran i ett clearingnummer, inte ska fyllas i, då detta endast är en intern kontrollsiffra på banken. Endast de första fyra siffrorna i clearingnumret från Swedbank ska fyllas i.)


2.JPG

 

Under fliken Anställning anges anställningsförhållanden och arbetstidsschema. Alla anställda ska vara kopplade till ett arbetstidsschema, här anger du vilket schema den anställde ska arbeta efter. Behöver du skapa ett nytt schema hittar du information om hur du gör det här. Under menyn personaltyp kan du välja om den anställde är tjänsteman eller arbetare. Valet styr utbetalningsperiod enligt de inställningar du gjort för löneperioder.

Här har du också möjlighet att ange om den anställdas lön ska bokföras mot något specifikt konto eller om kostnadskontot för den anställdas arbetsgivaravgift ska vara något annat än det du angivit i de generella inställningarna. Ska den anställdas lön bokföras på ett specifikt kostnadsställe eller projekt anger du även det här. 



3.png

 

Fliken Löneuppgifter innehåller information om den anställdas lön. Arbetar den anställde deltid tar programmet hänsyn till sysselsättningsgraden (som du angivit under fliken Anställning) vid beräkning av månadslönen. Här anger du också om den anställde har förmånsbil eller ska ha några andra tillägg än de som angetts under de generella inställningarna. Under blocket Standardlön lägger du till de lönearter som ska betalas ut i samband med varje löneutbetalning, t.ex. i form av bilförmån eller frivillig skatt. Lägger du till Bilförmån som en standardlöneart ska du ange en tolftedel av den totala bilförmånen på ett år. 


4.PNG

 

Skattefliken innehåller information om hur preliminärskatten ska beräknas för den anställde. 

Följande alternativ finns:

  • Huvudarbetsgivare (skatt enligt tabell)
  • Sidoinkomst (skatt 30 %) 
  • Korttidsarbete mindre än 1 vecka (30 %)
  • Studerande utan skatteavdrag (skatt 0 %)
  • Ej skatteavdrag 
  • Okänt skatteförhållande (skatt enl. standardtabell + 10 %)

Uppgifterna om vilken tabell som ska registreras på den anställde erhålls från Skatteverket. 

Vid engångsutbetalning ska alltid engångsskatt dras. Årslönen avgör vilken procentsats som ska dras. Saknas denna uppgift dras ingen skatt alls. 

Jämkningsbeslut kommer alltid från Skatteverket. Här anger du om skattejämkningen är ett belopp, en procentsats eller om det inte ska dras någon skatt alls.

Om du markerar en anställd som idrottsutövare kommer arbetsgivaravgiften hanteras enligt gällande regler för idrottsutövare, läs mer här

Stöd för forskning och utveckling, läs mer om vad stödet innebär på Skatteverkets hemsida genom att klicka här

Är den anställda företagsledare eller närstående till företagsledare ska du ange "Ja" under rubriken Delägare fåmansbolag, uppgiften kommer då med på kontrolluppgiften.

Finns socialavgiftsavtal ska du ange "Ja" under rubriken Socialavgiftsavtal finns. Läs mer om vad socialavgiftsavtalet innebär på Skatteverkets hemsida genom att klicka här


5.PNG