Personalregister

I ditt personalregister hittar du alla anställda och det är här du gör de personspecifika inställningarna.

Personalregister - Lista

För att komma till personalregistret, klicka på Register uppe till höger, och välj Personal.

 

Persreg_lista.jpg

Historik

Som löneadministratör har du ibland behov av att kunna se vilka ändringar som är gjorda på de anställda. Via knappen Historik längst upp visas även känslig information som inte syns fullt ut i Behandlingshistoriken.


Skapa ny från mall

För att underlätta när du ska lägga in nya anställda så kan du använda dig av mallar, så får du rätt inställningar från början. Läs mer här om hur du skapar mallar.


Importera personal

Om du tidigare arbetat med ett annat löneprogram så finns det möjlighet att importera ditt personalregister in i Fortnox Lön. För att veta mer om hur du gör, klicka här.

 

Exportera personal

Här kan du exportera en PAXml-fil, med information om de anställda. Läs mer här


Utskrift

Vill du skriva ut en personallista klickar du på verktyget Utskrift. Det skapas då en PDF-fil som du kan skriva ut eller spara ner på din dator. Filen innehåller information om de anställdas Anställnings-ID, Namn och personnummer.


Skapa CSR-förfrågan och läsa in CSR-svar

För att skicka en förfrågan till Skatteverket angående dina anställdas skattetabell, kolumn och jämkning klickar du på Skapa CSR-förfrågan. Läs mer här.

 

Personalkort

När du klickar på en anställd i personallistan kommer du till den anställdes personalkort, där du lägger in all information som kan tänkas behövas om den anställde under flikarna Personalinformation, Anställning, Löneuppgifter, Skatt, Semester och Ingående saldo.


Personalinformation

Personalkort1.jpg

Här lägger du in den anställdes personuppgifter och kontaktuppgifter, vilket bankkontonummer lönen ska betalas ut till, och vilken typ av lönebesked den anställde ska ha, digitalt eller utskriven PDF.

Om en anställd saknar person- eller samordningsnummer kan man använda sig av Födelsetid för rapportering av kontrolluppgifter och Arbetsgivardeklaration på Individnivå på den anställde.
(Födelsetid består av födelsedatum följt av 3 valfria siffror (ÅÅMMDDnnn).

När man har födelsetid angivet på en anställd måste du även ange för- och efternamn, postadress eller postadress 2, ort och land, dessa uppgifter behövs för att kunna skapa lönekörningen och de behövs vid rapporteringen till Skatteverket.

Funktionen Använd klarmarkera i kalendariet används tillsammans med Fortnox Lön Personlig och innebär att den anställde klarmarkerar en period när den är klar. Löneadministratören vet då att den anställde rapporterat alla avvikelser för perioden och att lönekörningen kan göras.

 

Anställning

Ansta_llning.jpg

Under fliken Anställning anges anställningsförhållanden och arbetstidsschema.
Alla anställda ska vara kopplade till ett arbetstidsschema, här anger du vilket schema den anställde ska arbeta efter. Behöver du skapa ett nytt schema kan du göra det direkt inne i personalregistret på fliken anställning, eller under Register - Arbetstidsschema, mer information om hur du gör finner du här.
Under menyn Personaltyp kan du välja om den anställde är tjänsteman eller arbetare. Valet styr utbetalningsperiod enligt de inställningar du gjort för löneperioder.

Här har du också möjlighet att ange om den anställdes lön ska bokföras mot något specifikt konto eller om kostnadskontot för den anställdes arbetsgivaravgift ska vara något annat än det du angivit i de generella inställningarna. Ska den anställdes lön bokföras på ett specifikt kostnadsställe eller projekt anger du även det här.


Löneuppgifter

Lo_neuppgifter.jpg

Fliken Löneuppgifter innehåller information om den anställdas lön. Arbetar den anställde deltid tar programmet hänsyn till sysselsättningsgraden (som du angivit under fliken Anställning) vid beräkning av månadslönen.

Under Underlag för karens vid sjukdom styr du om det ska genreras karensavdrag, avdrag på sjuklönen som görs i samband med sjukfrånvaro. Avdraget är 20% av den sjuklön som man får vid sjukfrånvaro en genomsnittlig arbetsvecka.

Under Förmånsbil anger du om den anställde har förmånsbil. Förmånsvärdet hämtar du på Skatteverket. Löneart 31 - Bilförmån kommer automatiskt att läggas till på den anställdes standardlön.

Under Tillägg och löneartstabell anger du om den anställde ha några andra tillägg än de som angetts under de generella inställningarna. Du har även möjlighet att ändra löneartstabell.

Under blocket Standardlön lägger du till de lönearter som ska betalas ut i samband med varje löneutbetalning, t.ex. i form av bilförmån eller frivillig skatt. Lägger du till Bilförmån som en standardlöneart ska du ange en tolftedel av den totala bilförmånen på ett år.


Skatt

Skattefliken innehåller information om hur preliminärskatten ska beräknas för den anställde.

Skatt_personalkort.jpg

Följande alternativ finns:

  • Huvudarbetsgivare (skatt enligt tabell)
  • Sidoinkomst (skatt 30 %) 
  • Korttidsarbete mindre än 1 vecka (30 %)
  • Studerande utan skatteavdrag (skatt 0 %)
  • Ej skatteavdrag 
  • Okänt skatteförhållande (skatt enl. standardtabell + 10 %)

Uppgifterna om vilken tabell som ska registreras på den anställde erhålls från Skatteverket.

Automatisk beräkning av engångsskatt

Vid engångsutbetalning ska alltid engångsskatt dras. Som engångsbelopp räknas ersättning för arbete som inte avser en bestämd tidsperiod eller inte betalas ut regelbundet. Årslönen avgör vilken procentsats som ska användas vid skatteavdrag på engångsbeloppet.

Har du Nej på Automatisk beräkning av engångsskatt ställer du själv in vilken procentsats som ska dras i engångsskatt vid en eventuell engångsutbetalning för den anställde.

Automatisk_nej.jpg

Har du Ja på Automatisk beräkning av engångsskatt beräknas årslönen efter varje utbetald löneperiod och procentsatsen sätts enligt Skatteverkets engångstabell för inkomståret. Automatiska beräkningen av årslönen tar hänsyn till:

Löneform
Utbetalningsperiod
Utbetalda lönebesked
Ingångslön
Anställningsdatum
Månadslön i kr
Timlön i kr
Bilförmån/år
Arbetstidsschema
Sysselsättningsgrad
Veckoarbetstid
Skattekolumn
Dagens datum

För en timanställd utan schema där det inte har betalats ut någon lön så sätts engångsskatten automatiskt till 30% när du har Ja på Automatisk beräkning av engångsskatt. Så fort första lönen är utbetald beräknas engångsskatten om.

Jämkning

Jämkningsbeslut kommer alltid från Skatteverket. Här anger du om skattejämkningen är ett belopp, en procentsats eller om det inte ska dras någon skatt alls.

Idrottsutövare

Om du markerar en anställd som Idrottsutövare kommer arbetsgivaravgiften hanteras enligt gällande regler för idrottsutövare, läs mer här.


Stöd för forskning och utveckling

Stöd för forskning och utveckling, läs mer om vad stödet innebär på Skatteverkets hemsida genom att klicka här.

Delägare i fåmansbolag

Är den anställda företagsledare eller närstående till företagsledare ska du ange "Ja" under rubriken Delägare i fåmansbolag, uppgiften kommer då med på kontrolluppgiften.

 

Socialavgiftsavtal finns

Finns socialavgiftsavtal ska du ange "Ja" under rubriken Socialavgiftsavtal finns. Läs mer om vad socialavgiftsavtalet innebär på Skatteverkets hemsida genom att klicka här.

 

Semester

Alla generella inställningar som berör semester för den anställde regleras på Semesterfliken. Vill du läsa mer om Semesterfliken, klicka här.


Rapportering

Här anger du inställningar för rapportering till bland annat Skatteverket, Collectum och Fora. 
 

Ingående saldo

Om du börjat använda Fortnox Lön mitt under ett löneår behöver du lägga in ingående saldo på alla anställda för att få med historiken från ert tidigare löneprogram. Vill du veta mer om hur man gör det klicka här.