Skapa lönekörning

Följ

Innan du gör en lönekörning i Fortnox Lön är det ett par saker du bör kontrollera: 

1. Att alla anställda har en lön angiven under fliken Löneuppgifter i personalregistret. Läs om personalregistret här.

2. Att alla avvikelser är registrerade i kalendariet för respektive anställd. Läs om hur du arbetar i kalendariet här


När du gjort det klickar du på fliken Lönekörning. Du kommer då till det första av tre steg i lönekörningen, Löneberedning. Här börjar du med att skapa lönebeskeden genom att klicka på den orangea knappen Skapa ny uppe i högra hörnet. Välj vilken löneperiod du vill skapa, om du vill skapa lönebesked för alla anställda eller om din lönekörning endast ska beröra vissa utvalda anställda. För att göra urval på vilka anställda som ska ingå i lönekörningen sätter du en bock i rutan framför namnet. Du kan även välja om du vill att tomma lönebesked ska tas med, klicka sedan på knappen OK. 


 

 

Kontrollera lönebesked
Lönebeskeden får status "Skapade" och blir vitmarkerade i listan. Klickar du på en rad kommer lönebeskedet öppnas upp och du kan på så sätt kontrollera att lönen stämmer. Vill du göra en preliminär utskrift av lönebeskeden markerar du dem i listan och väljer alternativet "Preliminär utskrift" och klickar sedan på knappen Skicka som du hittar längst ner i högra hörnet. Läs mer om detaljvyn för ett lönebesked här

Attestera lönebesked
Är attestfunktionen aktiverad ska lönebeskeden attesteras genom att du markerar dem till vänster i listvyn, klicka sedan på knappen Attestera nere till höger. Om du vill skriva ut en attestlista har du även möjlighet att göra det. När lönebeskeden attesterats kommer de bli gulmarkerade och få status "Attesterade". Du ser även vem och när de attesterades genom bocken längst ut till höger på varje rad. 

attestera_l_nebesked.jpg

 

Lägg till meddelande på lönebesked
Om du vill skriva ett meddelande på lönebeskeden markerar du dem i listan och klickar sedan på verktyget Meddelandetext som du hittar uppe till höger. Texten du skriver kommer skrivas ut på de valda lönebeskeden. Om du istället vill skriva ett personligt meddelande till de anställda går du in på varje lönebesked och skriver i fältet "Personligt meddelande" som du hittar nere i högra hörnet. 


Meddelandetext.PNG

 

Skriv ut lönebesked
För att skriva ut lönebeskeden markerar du dem i listan och väljer hur du vill att de ska skickas till de anställda. Antingen kan du skriva ut dem eller kan du mejla dem genom att välja alternativet "Skicka e-lönebesked". Så fort du skrivit ut lönebeskeden kommer de att ändra status till "Utskrivna" och bli blåmarkerade i listan. 
Det finns möjlighet att skriva ut specifika lönebesked på engelska. Detta ställs in per anställd i Personalregistret och på fliken Grunduppgifter på den aktuella anställda. 

lo_nebesked_pa__sve_eller_eng.png
Eftersom inställningen ligger på personalnivå, kan du alltså få ut vissa lönebesked på svenska och andra på engelska.

 

Skriv ut utbetalningslista eller skapa bankfil
När lönebeskeden är utskrivna är det dags att skapa en utbetalningslista eller bankfil för att lönerna ska kunna betalas ut. Vill du skriva ut en preliminär utbetalningslista markerar du lönebeskeden i listan, välj alternativet Preliminär utbetalningslista och klicka sedan på knappen Utför nere i högra hörnet. Ser allt korrekt ut är det dags att skriva ut utbetalningslistan eller skapa bankfilen. Genom att använda bankfil för att betala ut lönerna sparar du mycket tid då du slipper arbetet med att betala ut varje lön manuellt. När du skapat bankfilen laddar du upp den på din internetbank. Så fort du skrivit ut utbetalningslistan eller skapat bankfilen kommer lönebeskeden att få status "Utbetalda" och bli grönmarkerade i listan.  

 

Skapa arbetsgivardeklaration
Nästa steg i lönekörningen är att skapa arbetsgivardeklarationen. Börja med att byta till fliken Arbetsgivardeklaration och klicka sedan på den orangea knappen Skapa ny som du hittar uppe i högra hörnet. Välj vilken period du vill skapa arbetsgivardeklarationen för och klicka sedan på knappen OK. 

skapa_arbetsgivardeklaration.JPG


Som du ser i listan hämtas värdena upp, den aktuella skatteperioden blir grönmarkerad och får status "Skapad". Du markerar perioden och väljer sedan om du vill skriva ut ett underlag. Om allt stämmer skriver du antingen ut arbetsgivardeklarationen på papper eller så klickar du på knappen "Skapa ESKD-fil" för att du ska få en fil som du laddar upp på Skatteverkets hemsida.     

 

Bokför lönerna
Det sista steget i lönekörningen är att du bokför lönerna, gå till fliken Bokföringsunderlag och klicka på knappen Skapa ny som du hittar uppe i högra hörnet. Välj vilken löneperiod du vill skapa bokföringsunderlag för och klicka sedan på knappen OK. Observera att du behöver skapa bokföringsunderlag för både löneperioden och skatteperioden. För att det ska gå så snabbt som möjligt kan du välja att skapa bokföringsunderlagen för alla perioder samtidigt. 


bokf_ringsunderlag.JPG

 

Vill du skriva ut en lista på underlagen markerar du dem och klickar på knappen Utskrift nere i högra hörnet. Avsluta med att bokföra underlagen genom att klicka på Bokför nere i högra hörnet. Så fort underlagen bokförts ändrar de färg från gul till vit och får status "Bokförda". Använder du Fortnox Bokföring kommer verifikationerna automatiskt att hamna i den verifikationsserie du valt i inställningarna. Det innebär alltså att du inte behöver bokföra något manuellt utan det görs med automatik när du klickar på Bokför i löneprogrammet.