Skapa lönekörning

1. Innan lönekörningen

Innan du gör en lönekörning i Fortnox Lön är det ett par saker du bör kontrollera:

1. Att alla anställda har en lön angiven under fliken Löneuppgifter i personalregistret. Läs om personalregistret här.

2. Att alla avvikelser är registrerade i kalendariet för respektive anställd. Läs om hur du arbetar i kalendariet här.

 

2. Skapa lönebesked

När du gjort det klickar du på fliken Lönekörning. Du kommer då till det första av tre steg i lönekörningen, Löneberedning. Här börjar du med att skapa lönebeskeden genom att klicka på knappen Skapa ny uppe i högra hörnet.

För att hjälpa dig längs vägen när du skapar en lönekörning finns det en hjälpguide som du kan aktivera i rutan Skapa lönebesked. Hjälpguiden följer alla de steg du genomför i en lönekörning och ger beskrivningar och förklaringar i alla steg för att bättre skapa förståelse i hur flödet för en lönekörning ser ut.

Ska_rmavbild_2019-09-17_kl._08.28.40.png

 

Välj vilken löneperiod du vill skapa, om du vill skapa lönebesked för alla anställda eller om din lönekörning endast ska beröra vissa utvalda anställda. Klicka sedan på knappen OK

 

3. Kontrollera lönebesked

Lönebeskeden får status "Skapade" och blir vitmarkerade i listan. Klickar du på en rad kommer lönebeskedet öppnas upp och du kan på så sätt kontrollera att lönen stämmer. Vill du göra en preliminär utskrift av lönebeskeden markerar du dem i listan och väljer alternativet Preliminär utskrift och klickar sedan på knappen Skicka längst ner i högra hörnet. Läs mer om detaljvyn för ett lönebesked här.

Obs! Tänk på att sänkt arbetsgivaravgift och växa stöd regleras först när arbetsgivardeklarationen skapas. Lönebeskeden visar alltid full arbetsgivaravgift.

4. Attestera lönebesked

Är attestfunktionen aktiverad ska lönebeskeden attesteras. Markera dem till vänster i listvyn och klicka sedan på knappen Attestera nere till höger. Här kan du även skriva ut en attestlista.

När lönebeskeden attesterats kommer de bli gulmarkerade och få status Attesterade. Du ser även av vem och när de attesterades genom bocken längst ut till höger på varje rad.

 

5. Lägg till meddelande på lönebesked

Om du vill skriva ett meddelande på lönebeskeden markerar du dem i listan och klickar sedan på verktyget Meddelandetext som du hittar uppe till höger. Texten du skriver kommer skrivas ut på de valda lönebeskeden. 

Meddelandetext.jpg

Om du istället vill skriva ett personligt meddelande till de anställda går du in på varje lönebesked och skriver i fältet Personligt meddelande som du hittar nere i högra hörnet. 

6. Skriv ut lönebesked

När du är klar med lönekörningen och det är dags att leverera lönebesked till de anställda så kan du först välja att Förhandsgranska för att därefter Skicka lönebesked.

knappar.jpg

När du klickar på Skicka lönebesked så kommer alla du har markerat att få sina lönebesked enligt det utskriftsval som är gjort på respektive person under Register - Personal - Personalinformation.

Till de anställda som har Digitalt lönebesked valt, skickas ett mail med information om att det finns ett nytt lönebesked att se i appen eller på fortnox.se samt instruktioner för hur de går till väga för att logga in och läsa sitt lönebesked. Läs mer här.

Utskrift PDF innebär att det skapas en PDF som du kan välja att skriva ut direkt eller spara på datorn.

Det går att ändra inställning för typ av lönebesked direkt vid lönekörning, klicka på Ändra typ av lönebesked för att komma åt att registrera e-post och utskriftsval på de anställda. Dessa ändringar uppdateras direkt i Register - Personal när du sparar.

Massuppdatering_la_nk_i_lo_neko_rning.png

Så fort du skrivit ut lönebeskeden kommer de att ändra status till Utskrivna och bli blåmarkerade i listan.


Obs! När du väljer att Skicka lönebesked i lönekörningen så kommer lönebeskeden att visas för de anställda i appen eller på fortnox.se. Vill du kontrollera lönebeskeden innan du skickar dem till de anställda så måste du välja Förhandsgranska.


Lönebesked på engelska

Det finns möjlighet att skriva ut specifika lönebesked på engelska. Detta ställs in per anställd i Personalregistret och på fliken Personalinformation på den aktuella anställda.

eng.jpg


Eftersom inställningen ligger på personalnivå, kan du alltså få ut vissa lönebesked på svenska och andra på engelska.

 

7. Skapa bankfil eller skriv ut utbetalningslista

När lönebeskeden är utskrivna är det dags att Skapa utbetalningslista eller Skapa bankfil för att lönerna ska kunna betalas ut.

Skapa_bankfil.jpg

Vill du skriva ut en preliminär utbetalningslista markerar du lönebeskeden i listan, välj alternativet Preliminär utbetalningslista och klicka sedan på knappen Utför nere i högra hörnet.

Ser allt korrekt ut är det dags att skriva ut utbetalningslistan eller skapa bankfilen. Genom att använda bankfil för att betala ut lönerna sparar du mycket tid då du slipper arbetet med att betala ut varje lön manuellt. När du skapat bankfilen laddar du upp den på din internetbank.

Så fort du skrivit ut utbetalningslistan eller skapat bankfilen kommer lönebeskeden att få status Utbetalda och bli grönmarkerade i listan.

 

8. Skapa arbetsgivardeklaration

Fortnox lön är automatiskt förberett med de nya reglerna gällande Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI) från och med 2019.

Nästa steg i lönekörningen är att skapa arbetsgivardeklarationen.

Arbgivdek.jpg

Börja med att byta till fliken Arbetsgivardeklaration och klicka sedan på Skapa ny uppe i högra hörnet. Välj vilken period du vill skapa arbetsgivardeklarationen för och klicka sedan på OK.

Som du ser i listan hämtas värdena upp för den aktuella skatteperioden. Om allt stämmer så markerar du perioden, väljer Automatisk inlämning av AGI-underlag till SKV och klickar på Utför, så skickas arbetsgivardeklarationen automatiskt till Skatteverket. Du kan också välja att skapa en fil och manuellt ladda upp arbetsgivardeklarationen på Skatteverkets sida, eller välja att skriva ut den på papper.

agi_utfo_r.jpg

 

9. Bokför lönerna

Det sista steget i lönekörningen är att bokföra lönerna. Gå till fliken Bokföringsunderlag och klicka på Skapa ny uppe i högra hörnet. Välj vilken löneperiod du vill skapa bokföringsunderlag för och klicka sedan på OK.

Observera att du behöver skapa bokföringsunderlag för både löneperioden och skatteperioden. För att det ska gå så snabbt som möjligt kan du välja att skapa bokföringsunderlagen för alla perioder samtidigt.

Vill du skriva ut en lista på underlagen markerar du dem och klickar på knappen Utskrift nere i högra hörnet. Avsluta med att bokföra underlagen genom att klicka på Bokför nere i högra hörnet. Så fort underlagen bokförts ändrar de färg från gul till vit och får status Bokförda.
Använder du Fortnox Bokföring kommer verifikationerna automatiskt att hamna i den verifikationsserie du valt i inställningarna. Det innebär alltså att du inte behöver bokföra något manuellt utan det görs med automatik när du klickar på Bokför i löneprogrammet.

 

Film: Skapa lönekörning i Fortnox Lön