Import av SIE-fil

Följ

Har du använt dig av ett annat program tidigare och vill föra över din bokföringsdata till Fortnox program behöver du importera en så kallad SIE-fil. Det finns olika typer av SIE-filer. SIE4-filen är den vanligaste typen och innehåller bland annat din kontoplan, ditt räkenskapsår och samtliga verifikationer. 

SIE-hanteringen i Fortnox är uppbyggd efter SIE-standard och nedan kan du läsa vad du får med dig in i Fortnox från respektive filtyp: 

SIE1 - Kontoplan, ingående balanser på balanskonton och räkenskapsår. 

SIE2 - Samma som typ 1

SIE3 - Samma som typ 1 och 2, Budget på resultatkonton och kan få den per Kostnadsställe (Objekt 1). register för kostnadsställen och projekt läses in under register. 

SIE4 - Samma som typ 1, 2 och 3 samt transaktioner. Innehåller även möjligheten att ta ut rapporter i programmet med periodsaldon på kostnadsställe, projekt samt kontosaldo då det grundar sig i värdet på de importerade transaktionerna. SIE4-filen är den vanligaste typen. 

Förutom detta så kommer även kostnadsställen, projekt och verifikationsserier med in i Fortnox ifall de är med i filen. 

För att importera en SIE-fil klickar du på ditt företagsnamn längst upp i programmet och väljer alternativet Import. 


Ska_rmavbild_2017-10-16_kl._09.52.38.png

 

Du kommer då till nedanstående vy där du har två alternativ för hur du vill läsa in din SIE-fil. Antingen så letar du upp filen på din dator och drar in den i vyn eller så klickar du på verktyget Läs in fil som du hittar uppe till höger.



1.png

 

När filen är inläst får du information om vad filen innehåller och om du redan har ett räkenskapsår upplagt kommer du se hur de olika kontona och de eventuella kostnadsställena och projekten har matchats. 


importera.PNG

 

Har du samma konton i SIE-filen som i den kontoplanen du har använt i programmet innan kommer en koppling göras mellan de konton som har samma kontonummer och benämning. Är det något konto som bara finns i SIE-filen kommer det inte att kunna matchas. Då får du istället välja om du vill lägga upp det kontot, koppla samman det med ett befintligt konto eller ignorera det. Om du väljer att ignorera ett konto kommer det inte att importeras. Du gör denna koppling i kolumnen Åtgärd. Observera att du inte kan ignorera ett konto som använts. 

 


konton.png


Om du har ett rött kryss längst ut till höger på någon av raderna behöver du kontrollera det innan du kan importera filen. Om du öppnar upp den del där du fått ett rött kryss får du ett felmeddelande om varför det inte går att läsa in informationen. Ett exempel är till exempel om du försöker lägga upp ett projekt med samma kod som ett redan existerande projekt. 



2.png



I delen för ingående balanser väljer du om du vill att de konton som har en ingående balans ska uppdateras eller inte. Om du inte vill föra över de ingående balanserna i samband med SIE-importen kan du göra det vid ett senare tillfälle. Du går i så fall till Register - Kontoplan och klickar på verktyget Överför balanser från föregående år som du hittar uppe till höger. Tänk på att du ska ha det räkenskapsåret som du vill överföra balanserna till öppet. Du ser alltid vilket år du står i uppe i högra hörnet. 


sie6.jpg

 

Har du lagt upp en budget på något av kontona kan du även välja om du vill att SIE-filens budget ska uppdatera den budget som är kopplad till dina olika konton. Vill du inte göra budgetuppdateringen i samband med importen kan du göra det vid ett senare tillfälle. Du går i så fall till Register - Kontoplan och söker fram det konto du vill uppdatera budgeten på. 


sie7.jpg

 

Under blocket för transaktioner väljer du hur du vill att dina verifikationsserier ska kopplas och du har även möjlighet att göra ett urval på vilka verifikationer du vill ta med i importen, se nedanstående bild. 


3.PNG


När alla delar klarmarkerats genom den gröna bocken ut till höger på varje rad kan du importera filen genom att klicka på knappen Importera som du hittar nere i högra hörnet. Vilka verifikationer som skapats framgår sedan tydligt även i behandlingshistoriken.

 

Om SIE-filen köas
Om SIE-filen är för stor för att importeras direkt kommer den att köas. När filen importerats får du en notis uppe i programmets vänstra hörn, se exempel nedan. 


Ska_rmavbild_2017-10-13_kl._15.44.41.png



Om importen misslyckas
Om du får ett felmeddelande när du importerar filen kan du behöva göra någon ändring i ditt program för att den ska kunna läsas in. Här är två exempel på vad som kan göra att en import misslyckas och vad du behöver ändra för att kunna läsa in filen.

Det första exemplet är om du får ett felmeddelande där det står att kostnadsställe är obligatoriskt på ett konto. För att den SIE-filen ska kunna importeras behöver du gå in på det kontot i kontoplanen och ändra så att kostnadsställe inte är obligatoriskt. Anledningen till att du får detta meddelande är för att du, i programmet, valt att ett kostnadsställe måste kopplas till konto 1000 och att du i SIE-filen har en verifikation där kontot används utan ett kostnadsställe. 


sie_import_ks.PNG

 

Du går då till Register - Kontoplan och söker fram det aktuella kontot. När du står inne på kontot har du under blocket Ytterligare uppgifter möjlighet att ändra så att det inte är obligatoriskt att använda kostnadsställe.

ks.PNG

 

När du ändrat till Tillåtet och sparat kommer du kunna importera SIE-filen. Om du i fortsättningen vill att det ska vara obligatoriskt att ange ett kostnadsställe på kontot går du in och ändrar tillbaka inställningen på kontot när importen är gjord. 


Exempel nummer två är om du istället får ett felmeddelande som säger att importen misslyckas på grund av att ett av projekten som använts i SIE-filen inte har status Pågår i ditt program. För att den SIE-filen ska kunna importeras behöver du gå in på projektet och ange ett startdatum samt ändra status till Pågående.

projekt_ks.PNG


Du går då till Register - Projekt och söker fram det aktuella projektet, spara när du angivit startdatum och status. SIE-filen kommer då kunna läsas in. 


pr.PNG



Ångra SIE-importerade verifikationer
Om du efter en import av en SIE-fil märker att verifikationer har lagts in dubbelt, eller felaktig SIE-fil har använts finns det möjlighet att ångra en SIE-import som genomförts. För att ångra den och radera alla verifikationer som importerats klickar du på ditt företagsnamn längst uppe i programmet och väljer alternativet Import.

På sidan för SIE-Import finner du verktyget Ångra SIE längst ut till höger.

2.18_-_A_ngra_SIE_import.png

Klicka på Ångra SIE, så får du upp en lista över de SIE-importer som har genomförts. 

3.18_-_A_ngra_SIE_import_dialog.png
Listan informerar om datum, klockslag, filens namn, användaren som genomförda importen samt antalet verifikationer som importerades.

Det är endast den senast genomförda SIE-importen som kan raderas. För att radera den väljer du att klicka på Soptunnan längst till höger på raden. Du möts då av en ny dialogruta där du får bekräfta att du vill radera alla verifikationer från SIE-importen.

3.18_-_A_ngra_SIE_import_radera_bekra_ftelse.png

Efter att du bekräftat raderingen av verifikationerna från SIE-importen får du en notis längst ner i programmet.

3.18_-_a_ngra_SIE_import_notis.png

Vilka verifikationer som tagits bort framgår sedan tydligt även i behandlingshistoriken. Efter att du raderat den senast genomförda SIE-importen kan du på nytt klicka på Ångra SIE för att få möjlighet att radera den näst senaste importerade SIE-filen. På så sätt har du möjlighet att steg för steg radera flera, vid olika tillfällen, importerade SIE-filer.

Observera att du inte kan radera SIE-importerade verifikationer om du har bokfört verifikationer i samma verifikationsserie efter att importen genomförts.