Fortnox Användarstöd

Skicka e-faktura till företag

I Fortnox kan du skicka e-fakturor till alla länder inom Europa. E-fakturan skickas direkt till kundens internetbank för att där godkännas. Att skicka e-fakturor kostar 2,50 kronor/faktura, bifogar du en bilaga till e-fakturan så tillkommer det 50 öre/faktura. 

Läs mer här om att Skicka e-faktura till privatpersoner

 

Innan du kan skicka en inbjudan till kund behöver e-faktura aktiveras under Inställningar - Fakturering - Digitalt flöde e-faktura
Läs mer här: Aktivera e-faktura

 

 

Skicka inbjudan till kund

Nu är det dags att tala om för dina kunder att du kan skicka e-faktura till dem. Finns din kund i EDI-katalogen kommer du att få ett meddelande när du skapar en kundfaktura eller går in på kunden i ditt register. Genom meddelanderutan, se bild nedan, får du möjlighet att skicka inbjudan för e-faktura till kunden.

15.PNG

 

Dyker denna pop up-ruta inte upp när du klickar dig in på kunden så kan du själv klicka uppe till höger på E-faktura, söka på kundens organisationsnummer och skicka inbjudan.


16.PNG 

 

 

Manuell sammankoppling

Om du söker efter en kund och inte får någon träff får du frågan om du vill göra en manuell sammankoppling. Väljer du ja fyller du i uppgifterna manuellt i rutan som dyker upp i samband med detta och skickar inbjudan.  

Följande uppgifter är obligatoriska vid en manuell sammankoppling: 

  • Företagsnamn
  • Adress
  • Postnummer
  • Ort
  • Landskod
  • Organisationsnummer
  • E-post

Så snart er kund tagit emot inbjudan samt aktiverat kopplingen via en länk som de får till den angivna e-posten så är e-fakturakopplingen aktiv.

 

 

Skicka E-faktura

När inbjudan är skickad till kund eller att kopplingen är godkänd så kan man skicka en faktura via e-faktura. Istället för skrivare eller e-post kommer det numera stå e-faktura som leveranssätt inne på fakturan. 

 

Väntar godkännande från kund i två arbetsdagar

Har du skickat en inbjudan till en kund som ännu inte blivit godkänd, samt skickat iväg en kundfaktura till samma kund, så kommer vi att hålla i fakturan i två arbetsdagar i väntan på en aktiv koppling. Därefter skickas fakturan ut via utskriftstjänsten istället för e-faktura för att fakturan i slutändan ska nå kunden. 

 

Avvisade/Nekade e-fakturor


Vanligaste anledningarna till en avvisad e-faktura?

Fel referens
Beror på att vissa aktörer har strikta riktlinjer tillsammans med sin operatör om vilken information som måste finnas med för att fakturan ska kunna levereras. PEAB är ett exempel på en leverantör som i detta läge kan neka/avvisa en faktura för att man saknar kundreferens. Läs mer här om att skicka e-faktura till PEAB: Vanliga frågor - e-faktura


Vad sker om en e-faktura blir avvisad?

Om en faktura blir avvisad på grund av fel i fakturan sker följande saker mot Fortnox-avsändaren:

Det skickas ut ett felmeddelande till e-postadressen som ligger under inställningarna för e-faktura. Detta fält är obligatoriskt för att kunna aktivera e-faktura. Felmeddelandet som skickas till e-postadressen visar varför e-fakturan nekades eller avvisades av mottagaren.
Du får även ett felmeddelande inne på påminnelseklockan i Fortnox att e-fakturan inte kunde levereras och anledningen till varför den ej gick fram.

Notis_om_avvisad_e-faktura.JPG

 

Skicka e-faktura utomlands

De Nordiska länderna har kommit längre när det gäller hantering av e-faktura och där är det inga som helst problem att skicka eller ta emot fakturor som e-faktura. I Fortnox går du tillväga på precis samma sätt oavsett vilket land du ska skicka/ta emot e-faktura ifrån. Att aktivera en koppling mellan ditt företag och ett företag i ett annat land fungerar på precis samma sätt som vanligt. Det kan dock vara så att det tar längre tid för kopplingen att bli aktiv, eller att du behöver komplettera med viss information. Om det behövs blir du kontaktad via e-postadressen som ligger under Inställningar - Fakturering - Digitalt flöde E-faktura.

OBS! Ska du skicka e-fakturor till Danmark så måste du som avsändare ha ett GLN nummer.
Ett GLN nummer kan du köpa via GS1 Sweden.