Fortnox Användarstöd

Skicka e-faktura till företag

Genom att använda e-faktura underlättar du både för dig och dina kunder och det är det snabbaste, säkraste och mest effektiva sättet att skicka fakturor. En e-faktura skickas direkt från ditt affärssystem till din kunds affärssystem. I Fortnox kan du skicka e-fakturor till alla länder inom Europa.Att skicka e-fakturor kostar 2,50 kronor/faktura, bifogar du en bilaga till e-fakturan så tillkommer det 50 öre/faktura. 

Läs mer här om att Skicka e-faktura till privatpersoner

 

Innan du kan skicka en inbjudan till kund behöver e-faktura aktiveras under Inställningar - Fakturering - Digitalt flöde e-faktura
Läs mer här: Aktivera e-faktura

 

 

Bjud in dina kunder till e-faktura

Steg 1

För att bjuda in flera kunder samtidigt till e-faktura klickar du på knappen Bjud in kunder till e-faktura

bjud-in-e-faktura.jpg

 

Steg 2

För att komma igång och bjuda in dina kunder, klicka på Börja aktivera. Om du inte redan har aktiverat stöd för e-faktura i Fortnox kommer du att få möjlighet att göra det nu. Att aktivera e-faktura innebär att du har möjlighet att både skicka och ta emot e-fakturor i Fortnox. Du kan justera dina val i efterhand genom att gå in på Inställningar - Fakturering - Digitalt flöde e-faktura.

b_rja-aktivera.jpg

I detta steg kan du även välja att kunna ta emot e-fakturor, men det är inte ett krav för att kunna skicka, eller för att gå igenom guiden.

beh_ver-aktivera-efaktura.jpg


Steg 3

I detta steg visas alla dina kunder som idag redan arbetar med e-faktura. Dessa kunder kan du redan nu aktivera en koppling med och börja skicka e-fakturor till omgående. Klicka på Aktivera kopplingar för att sätta upp kopplingar med de kunder som visas. När du aktiverar e-faktura med dina kunder i detta steg, sätts det förvalda distributionssättet av fakturor automatiskt till e-faktura på kunden.

aktivera-kopplingar.jpg

 

Steg 4

I detta steg visas kunder som kräver en inbjudan via e-post för att kunna ta emot e-fakturor från dig. Här visas alla de kunder som du idag har en e-postadress på. Ändrar man e-postadress på kunden uppdateras det även på kundkortet under grunduppgifter, men påverkar inte e-postadresserna som finns under e-dokument och som används för t.ex. distribution av faktura.

Bocka i de kunder du önskar skicka ut en inbjudan till. Klicka på Skicka inbjudan för att skicka ut en inbjudan till dessa kunder och gå vidare till nästa steg.
kr_ver-inbjudan.jpg

 

Inbjudan som skickas till mottagaren ser ut enligt nedan. Avsändaradressen på inbjudan är från Crediflow som är vår samarbetspartner när det gäller e-faktura. Mejladressen som inbjudan skickas från är noreply@crediflow.se.

 

crediflow.jpg

Steg 5
I detta steg visas kunder som kräver en inbjudan, men där vi saknar en e-postadress på kundkortet under Grunduppgifter. Fyll i e-postadress på de kunder du önskar att bjuda in. Den E-postadress som du fyller i på kunden här uppdateras även på kundkortet under Grunduppgifter, men påverkar inte e-postadresserna som finns under e-dokument och som används för t.ex. distribution av faktura. Vill du inte utföra detta steget just nu kan du hoppa över det och återuppta det vid ett senare tillfälle. De kunder du redan har bjudit in kommer inte att påverkas av att du avbryter guiden nu.

Fyll i e-post och klicka på knappen Skicka inbjudan.

saknar-e-post.jpg

 

Steg 6

Här visas alla kunder som har flera olika elektroniska adresser. Större organisationer eller offentliga myndigheter såsom kommuner kan ha olika elektroniska adresser på ett och samma organisationsnummer. En elektronisk adress kan t.ex. vara ett GLN nummer. Du behöver i detta steg ta ställning till vilken elektronisk adress och namngiven enhet som du vill skicka en inbjudan till. Markera de kunder du vill bjuda in och välj i rullistan bland elektroniska adresser på dina kunder för att skicka ut en inbjudan.

flera-elektroniska-adresser.jpg

 

Steg 7

Genom att klicka på knappen E-faktura-förfrågningar kan du se dina skickade förfrågningar.

e-faktura-f_rfr_gningar.jpg

 

Här visas alla e-fakturaförfrågningar som blivit avvisade eller inte blivit besvarade av dina kunder. Här kan du skicka iväg en inbjudan på nytt, du kan också byta e-post och skicka en inbjudan till en annan e-post om du inte fått inbjudan accepterad ännu. Ändrar du e-postadressen på kunden uppdateras även kundens e-postadress på kundkortet under grunduppgifter, men påverkar inte e-postadresserna som finns under e-dokument och som används för t.ex. distribution av faktura. Du kan härifrån skicka en ny förfrågan till en och samma kund.

e-faktura-f_rfr_gningar-lista.jpg

 

Det går även att se status för e-fakturaförfrågan direkt i kundregistret.

Symbolen med två pilar image6.png betyder att du nu har en aktiv koppling med din kund och att du kan skicka e-fakturor till kunden.
Brevet brev.jpg betyder att du har skickat en inbjudan till din kund, men den har ännu inte blivit besvarad.
Den överstrukna cirkeln ikon-_verstruken-cirkel.jpg betyder att du har skickat en inbjudan och din kund har avvisat din förfrågan om att skicka e-fakturor.

 

Skicka inbjudan till kund

Nu är det dags att tala om för dina kunder att du kan skicka e-faktura till dem. Finns din kund i EDI-katalogen kommer du att få ett meddelande när du skapar en kundfaktura eller går in på kunden i ditt register. Genom meddelanderutan, se bild nedan, får du möjlighet att skicka inbjudan för e-faktura till kunden.

15.PNG

 

Dyker denna pop up-ruta inte upp när du klickar dig in på kunden så kan du själv klicka uppe till höger på E-faktura, söka på kundens organisationsnummer och skicka inbjudan.


16.PNG 

 

 

Manuell sammankoppling

Om du söker efter en kund och inte får någon träff får du frågan om du vill göra en manuell sammankoppling. Väljer du ja fyller du i uppgifterna manuellt i rutan som dyker upp i samband med detta och skickar inbjudan.  

Följande uppgifter är obligatoriska vid en manuell sammankoppling: 

  • Företagsnamn
  • Adress
  • Postnummer
  • Ort
  • Landskod
  • Organisationsnummer
  • E-post

Så snart er kund tagit emot inbjudan samt aktiverat kopplingen via en länk som de får till den angivna e-posten så är e-fakturakopplingen aktiv.

 

 

Skicka E-faktura

När inbjudan är skickad till kund eller att kopplingen är godkänd så kan man skicka en faktura via e-faktura. Istället för skrivare eller e-post kommer det numera stå e-faktura som leveranssätt inne på fakturan. 

 

Väntar godkännande från kund i två arbetsdagar

Har du skickat en inbjudan till en kund som ännu inte blivit godkänd, samt skickat iväg en kundfaktura till samma kund, så kommer vi att hålla i fakturan i två arbetsdagar i väntan på en aktiv koppling. Därefter skickas fakturan ut via utskriftstjänsten istället för e-faktura för att fakturan i slutändan ska nå kunden. 

 

Avvisade/Nekade e-fakturor


Vanligaste anledningarna till en avvisad e-faktura?

Fel referens
Beror på att vissa aktörer har strikta riktlinjer tillsammans med sin operatör om vilken information som måste finnas med för att fakturan ska kunna levereras. PEAB är ett exempel på en leverantör som i detta läge kan neka/avvisa en faktura för att man saknar kundreferens. Läs mer här om att skicka e-faktura till PEAB: Vanliga frågor - e-faktura


Vad sker om en e-faktura blir avvisad?

Om en faktura blir avvisad på grund av fel i fakturan sker följande saker mot Fortnox-avsändaren:

Det skickas ut ett felmeddelande till e-postadressen som ligger under inställningarna för e-faktura. Detta fält är obligatoriskt för att kunna aktivera e-faktura. Felmeddelandet som skickas till e-postadressen visar varför e-fakturan nekades eller avvisades av mottagaren.
Du får även ett felmeddelande inne på påminnelseklockan i Fortnox att e-fakturan inte kunde levereras och anledningen till varför den ej gick fram.

Notis_om_avvisad_e-faktura.JPG

 

Skicka e-faktura utomlands

De Nordiska länderna har kommit längre när det gäller hantering av e-faktura och där är det inga som helst problem att skicka eller ta emot fakturor som e-faktura. I Fortnox går du tillväga på precis samma sätt oavsett vilket land du ska skicka/ta emot e-faktura ifrån. Att aktivera en koppling mellan ditt företag och ett företag i ett annat land fungerar på precis samma sätt som vanligt. Det kan dock vara så att det tar längre tid för kopplingen att bli aktiv, eller att du behöver komplettera med viss information. Om det behövs blir du kontaktad via e-postadressen som ligger under Inställningar - Fakturering - Digitalt flöde E-faktura.

OBS! Ska du skicka e-fakturor till Danmark så måste du som avsändare ha ett GLN nummer.
Ett GLN nummer kan du köpa via GS1 Sweden.

 

Acceptera förfrågningar om e-faktura från dina kunder

Får du en elektronisk inbjudan från en kund får du en notis i notiscentret enligt bilden nedan. En elektronisk inbjudan kan förekomma om du t.ex. får en inbjudan från ett företag som använder Fortnox. Klickar du på notisen kommer du direkt att hamna under E-faktura-förfrågningar under rubriken Mottagna där du kan acceptera en inbjudan och därefter börja skicka e-fakturor till kunden.

notis-f_rfr_gan.jpg

 

Utöver notisen på bilden ovan kommer antalet elektroniskt mottagna e-fakturaförfrågningar att visas i en gul cirkel bredvid rubriken E-faktura-förfrågningar som du kommer åt i ditt kundregister enligt bilden nedan:

gul-cirkel.jpg

 

Om du klickar på notisen under notiscentret eller på E-faktura-förfrågningar från ditt kundregister kommer du att hamna på sidan som visas nedan. Under fliken Mottagna kan du acceptera e-fakturaförfrågningar från dina kunder och därefter börja skicka e-fakturor direkt.

f_rfr_gningar-mottagna.jpg