Skicka e-faktura till företag

I Fortnox kan du skicka e-fakturor till alla länder inom Europa. De Nordiska länderna har kommit längre när det gäller hantering av e-faktura och där är det inga som helst problem att skicka eller ta emot fakturor som e-faktura. I Fortnox går du tillväga på precis samma sätt oavsett vilket land du ska skicka/ta emot e-faktura ifrån. Att aktivera en koppling mellan ditt företag och ett företag i ett annat land fungerar på precis samma sätt som vanligt. Det kan dock vara så att det tar längre tid för kopplingen att bli aktiv, eller att du behöver komplettera med viss information. Om det behövs blir du kontaktad via e-posten som ligger under inställningar - Digitalt flöde E-faktura.

OBS! Ska du skicka e-fakturor till Danmark så måste du som avsändare ha ett GLN nummer.
Ett GLN nummer kan du köpa via GS1 Sweden.

E-faktura är ett snabbt och säkert sätt att skicka fakturor till dina kunder. Skillnaden från en vanlig pappersfaktura eller en PDF-faktura är att e-fakturor skickas direkt in i dina kunders affärssystem. Att skicka e-fakturor kostar 2,50 kronor/faktura, bifogar du en bilaga till E-fakturan så tillkommer det 50 ören/faktura. 

Läs mer här om att Skicka e-faktura till privatpersoner.

Checklista

  1. Aktivera e-faktura under Inställningar - Fakturering - Digitalt flöde-E-faktura
  2. Bjud in, alternativt godkänn inbjudan från, din kund, via kundkortet under Register - Kunder
  3. När sammankoppling är gjord kan du skapa faktura till kunden under Kundfakturor - Skapa ny, och fakturaleveranssättet är då ändrat till E-faktura.

 

1. Aktivera tjänsten under Inställningar

För att kunna börja skicka e-fakturor till dina kunder måste du aktivera tjänsten under Inställningarna, kugghjulet, som du hittar uppe i högra hörnet. Välj sedan Fakturering och klicka på Digitalt flöde - E-faktura. Här fyller du i ditt företags uppgifter. 
Har ditt företag inget GLN-nummer behöver du inte fylla i det. Ett GLN-nummer används till exempel för att kunna skicka e-fakturor till företag med flera filialer.

Välj JA under Skicka e-faktura, då kommer du att synas i EDI-katalogen och dina kunder kan då bjuda in dig att börja skicka e-fakturor till dem.

Du kan också skriva ett meddelande som dina kunder ser när du skickar en inbjudan till dem.

Välj JA under Få e-postbekräftelse när inbjudan mottagits, om du vill få ett mejl när en kund skickat en inbjudan till dig. 

 

 

2. Sammankoppling med kunder

 

Nu är det dags att tala om för dina kunder att du kan skicka e-faktura till dem. Finns din kund i EDI-katalogen kommer du att få ett meddelande när du skapar en kundfaktura eller går in på kunden i ditt register. Genom meddelanderutan får du möjlighet att skicka inbjudan för e-faktura till kunden.

15.PNG

Observera att du måste ha angett e-postadress på kunden för att kunna skicka inbjudan om e-faktura. Detta eftersom Crediflow, som är vår samarbetspartner för e-faktura, behöver ha en kontaktperson hos kunden. Om din kund inte använder sig av Fortnox kommer nämligen inbjudan om att börja skicka e-fakturor skickas till den e-postadress du angett i kundregistret. 

Det kan också vara så att du får en inbjudan från din kund, då får du en notis uppe i programmets vänstra hörn. Klickar du på den röda symbolen ser du inbjudan och kan gå in på kunden i kundregistret och godkänna den, genom att klicka på symbolen för e-faktura i kundregistret.

16.PNG 

Får du inte upp meddelandet kan du själv söka upp din kund för att upprätta kopplingen. Gå då till din kund i kundregistret, uppe till höger har du alternativet E-faktura. Här söker du på din kund och klickar sedan på knappen Skicka inbjudan.

För att skicka e-fakturor till en privatperson krävs det ett annat förfarande. Vill du veta mer om hur du gör för att skicka e-fakturor till en privatperson, klicka här.

 

 

Manuell sammankoppling

Om du söker efter en kund och inte får någon sökträff får du frågan om du vill göra en manuell sammankoppling, genom att fylla i de uppgifter du har på kunden och skicka inbjudan. Följande uppgifter är obligatoriska vid en manuell sammankoppling: 

  • Företagsnamn
  • Adress
  • Postnummer
  • Ort
  • Landskod
  • Organisationsnummer
  • E-post

När kopplingen är gjord kommer du få en notis uppe i vänstra hörnet om att du fått tillbaka inbjudan. Du får då gå in på kunden i ditt kundregister för att upprätta kopplingen. Uppe i högra hörnet klickar du på alternativet E-faktura och får då upp en ruta där du kan se och acceptera inbjudan.

17.PNG

 Väntar godkännande från kund i två arbetsdagar

Om du skickar en inbjudan om att börja skicka e-fakturor till en kund och det tar mer än två arbetsdagar för kunden att godkänna din inbjudan så kommer din faktura skickas via utskriftstjänsten istället för som e-faktura.

 

3. Skicka e-faktura

När du gjort en sammankoppling för att kunna skicka e-fakturor till en kund kommer det förvalda leveranssättet på den kunden att ändras till e-faktura. Det innebär att du skapar dina fakturor precis som vanligt och klickar bara på knappen Skicka för att fakturan ska skickas som e-faktura till din kund.

4. Avvisade/Nekade E-fakturor


Vanligaste anledningarna till en avvisad e-faktura?

Fel referens
Beror på att vissa aktörer har strikta riktlinjer tillsammans med sin operatör om vilken information som måste finnas med för att fakturan ska kunna levereras. PEAB är ett exempel på en leverantör som i detta läge kan neka/avvisa en faktura för att man saknar kundreferens. Det finns en text som visar vad som måste anges på en faktura som ska skickas som e-faktura till PEAB

Vad sker om en e-faktura blir avvisad?

Om en faktura blir avvisad på grund av fel i fakturan sker följande saker mot Fortnox avsändaren:

Det skickas ut ett felmeddelande till e-postadressen som ligger inne Fortnox Databas under inställningarna för e-faktura. Detta fält är obligatoriskt för att kunna aktivera e-faktura. Felmeddelandet som skickas till e-postadressen visar varför e-fakturan nekades eller avvisades av mottagaren.
Du får även ett felmeddelande inne på påminnelseklockan i Fortnox att e-fakturan inte kunde levereras fram och anledningen till varför den ej gick fram.

1. Mejlet som skickas ut i samband med att en e-faktura blivit avvisad kan se ut enligt nedan:

Mejl_om_avvisad_e-faktura.png

2. Notifieringen som man får i Fortnox om en e-faktura blir avvisad ser ut enligt nedan:

Notis_om_avvisad_e-faktura.JPG