Registrera inbetalning med betalfil

Följ

För att registrera betalning med hjälp av en betalfil går du till fliken Inbetalningar. Fördelen med att använda sig av återrapporteringsfiler från banken är att du slipper göra det manuella arbetet med att pricka av de fakturor som blivit betalda. Du får istället en fil från banken som innehåller de betalningar som gjorts och det enda du behöver göra är att läsa in filen och kontrollera så att alla inbetalningar matchats korrekt. 

Till att börja med måste du informera din bank om att du vill börja använda dig av återrapporteringsfiler för dina inbetalningar. Kontrollera sedan att du har rätt bankinställningar.


Film: Registrera inbetalning med hjälp av betalfil i Fortnox Fakturering

 

bankfil.jpg

 

Läs in betalfil
När du sparat ner återrapporteringsfilen från din internetbank finns det två sätt att läsa in den i programmet. Antingen klickar du på Läs in betalfil som du hittar uppe till höger i vyn eller så drar du in filen från din dator, genom så kallad drag and drop-funktion. 

 

l_s_in_betalfil.jpg

 

drag_and_drop_betalfil.png

 

Matchade fakturor (grön färgmarkering)
När du laddat upp filen får du en lista på den information som fanns i filen. Du ser också vilka fakturor som kunnat matchas. De fakturor som matchats automatiskt blir gröna och när alla fakturor är gröna kan du bokföra betalningarna genom att fylla i bockrutan precis över filen och sedan klicka på knappen Bokför längst ner till höger i vyn. 


bokf_r_inbetalning.jpg

 

Om någon av inbetalningarna innehåller en påminnelseavgift så gör programmet automatiskt en matchning där påminnelseavgiften bokas upp på det förvalda kontot för påminnelseavgift. Du ser hur matchningen ser ut genom att klicka på B:et längst ut till höger på fakturaraden. Om du skulle vilja ändra konto kan du antingen gå till Inställningar - Fakturering - Förvalda konton eller ändra konto direkt i vyn för bortskrivningar. 


bortskrivningsb.jpg

 

Kontrollera matchning (gul färgmarkering)
Om du får en gul färgmarkering på en inbetalning som du läst in behöver du kontrollera så att matchningen gjorts korrekt. Ett exempel är om matchningen inte gjorts på ORC-nummer utan istället på postnummer och belopp eller om det inbetalda beloppet inte är exakt samma som fakturabeloppet. Det senaste scenariot med att inte fakturabeloppet stämmer överens uppstår på alla Husfakturor som skickas via fil eftersom kundens inbetalning inte är på det totala fakturabeloppet. Du klickar då på fakturaraden och får upp en ruta med information om matchningen där du kan godkänna att inbetalningen kopplats till rätt faktura. När du godkänt matchningen blir den grön och du kan då bokföra betalningen.


gul_f_rgmarkering.png


Informationspost (blå färgmarkering)
Skulle det finnas information i filen som inte går att läsa in kommer du få en blå rad där vi informerar om varför inte informationen kan matchas. Ett exempel är om du fått in en betalning på 0 kronor. Du kan alltid bokföra betalningarna i filen trots att det finns en blå informationspost. Dessa poster påverkar inte bokföringen. 


bl__f_rgmarkering.jpg

 

Misslyckad matchning (röd färgmarkering)
De fakturor som inte lyckats matchas blir röda och för att kunna bokföra fakturorna som betalda behöver du göra en manuell matchning. Du klickar då på den faktura som inte matchats och får upp en ruta med alla obetalda fakturor. Sök fram den faktura du fått betalt för och klicka på knappen Matcha nere till höger i vyn. Fakturan ändrar då färg till grön och du kan bokföra alla betalningar. 


r_d_f_rgmarkering.jpg

 

Hittar du ingen faktura som matchar kan du bokföra inbetalningen manuellt genom att klicka på B:et längst ut till höger på fakturaraden. Du får då upp en mindre ruta där du har möjlighet att bokföra inbetalningen på lämpligt konto. När du gjort bortskrivningen blir fakturan grön och du kan bokföra samtliga inbetalningar. 

Du kan också radera betalrader som ej gått att matcha eller som ej ska vara med genom att klicka på soptunnan som du finner längst till höger på raden. Du kan bara välja att radera betalrader med röd färg. Exempelvis blir Nox Finans inbetalningar från klientmedelskontot en misslyckad matchning eftersom dessa fakturor redan är slutbetalda i Fortnox. 

 

soptunna1.PNG

 

När du klickar på den får du upp ett nytt fönster där du får bekräfta borttagningen av raden.

 

tabort__2_.PNG

 

Bortskrivning
Om kunden inte betalat in hela fakturabeloppet kan du göra en bortskrivning på den del som inte betalats. Du klickar på B:et längst ut på fakturaraden och väljer sedan vilket eller vilka konton det avvikande beloppet ska bokföras på. Fyll i beloppet och klicka sedan på knappen Spara. Tillbaka i listan kan du bokföra inbetalningen och fakturan kommer att markeras som slutbetald. 

Har kunden betalat mer än fakturans saldo kan du även göra en bortskrivning på det beloppet som överstiger fakturans saldo. Börja med att klicka på B:et längst ut på fakturaraden. Ange vilket eller vilka konton det avvikande beloppet ska bokföras mot, fyll i beloppet och klicka sedan på knappen Spara. Tillbaka i listan kan du nu bokföra inbetalningen och fakturan kommer att markeras som slutbetald. 


bortskrivning_inbet.jpg

 

Kreditfaktura
Det kan också vara så att kunden utnyttjat en kreditfaktura. Klicka på inbetalningen för att i listan se om det finns några kreditfakturor som kan matcha det saknade beloppet. Markera i detta fall både fakturan och kreditfakturan som inbetalningen avser. Observera att du ska fördela det matchade beloppet på de båda fakturorna. I exemplet nedan har kunden betalat in 500 kronor och utnyttjat en kreditfaktura på 150 kronor. När du klickat upp den faktura som inte lyckats matchas lägger sig de inbetalda beloppet på 500 kronor på den översta raden och du får då fördela beloppet så att 650 kronor kopplas till faktura 1 och - 150 kronor kopplas till kreditfakturan. När du gjort det klickar du på knappen Matcha och du kan sedan bokföra inbetalningarna som vanligt. Både originalfakturan och kreditfakturan kommer då att markeras som slutbetalda i din fakturalista. 

 

matcha_kreditfakt.png

 

Faktura i utländsk valuta
Har du fått in betalningar i någon annan valuta än SEK kan du läsa om hur du registrerar betalning på fakturor i utländsk valuta här. I dagsläget har vi tyvärr inte stöd för att matcha de betalfiler som innehåller inbetalningar på fakturor med utländsk valuta. Det innebär att du får bokföra inbetalningen på dessa fakturor manuellt.  


Lagring av bankfiler
Alla återrapporteringsfiler som har lästs in kommer att lagras då återrapporteringen för inbetalningarna är bokförd. Dessa återrapporteringsfiler sparas i Arkivplatsen, eller i lagringsytan om man ej har tillgång till Arkivplatsen. Den bokförda betalverifikationen kommer att ha en synlig ikon som indikerar den kopplade betalfilen.

Vill du läsa mer om lagringen av bankfiler, klicka här.