Skapa kundfaktura

Följ

Har du precis börjat arbeta med Fortnox Fakturering? Läs gärna vår kom igång guide här.

Innan du skapar din första kundfaktura bör du ha lagt in rätt företagsuppgifter, gjort inställningarna för Fortnox Fakturering, lagt in en kund i kundregistret och för att det ska bli så smidigt som möjligt för dig även ha lagt in dina artiklar i artikelregistret

När du gått igenom dessa steg är det dags att skapa fakturan. 

 

Film: Skapa faktura på under två minuter i Fortnox Fakturering

Klicka på Fakturering och välj Skapa ny. Längst upp till vänster ser du preliminärt fakturanummer, OCR-nummer och verifikationsnummer. Så länge fakturan inte är sparad eller bokförd är dessa nummer preliminära och märks ut med en stjärna.


kundfaktura.jpg


Börja med att välja kund. De uppgifter du har  lagt upp på kunden i registret fylls automatiskt i på fakturan.

Kontrollera att du har rätt uppgifter under rubriken Fakturauppgifter, vill du att hela fakturan ska kopplas till ett visst projekt eller kostnadsställe fyller du i det i detta fält.


1.PNG

 

Lägg sedan till de artiklar som kunden ska faktureras genom att skriva i artikelnummer eller benämning under Artikelnr. Om du inte vill fakturera en artikel från ditt artikelregister skriver du bara en benämning i benämningsfältet. Fyll sedan i antal artiklar, á-pris och eventuell rabatt. Vill du ange rabatten i kronor istället för procent klickar du på pilsymbolen i kolumnen för rabatt, se bilden nedan. Samma pilsymbol finns i kolumnen för TG % och TB, klickar du på pilen där kommer du växla mellan att visa artikelns täckningsbidrag och täckningsgrad i procent. 

2.PNG


Priset på artikeln hämtas från den prislista som är kopplad till kunden. Om det inte finns någon prislista kopplad till kunden i kundregistret kommer istället priset från er förvalda prislista att skrivas ut på fakturan. Läs mer om prislistor här

Arbetar du med att ha dina artiklar som lagervaror kan du också ställa in så att lagersaldo på dina artiklar syns i registreringsvyn för en kundfaktura. Vill du veta mer om hur du ställer in detta, klicka här.

Moms på frakt- och fakturaavgift
Momssatsen för frakt- och fakturaavgiften/expeditionsavgiften på fakturan/fakturorna blir den momssats som du har på den största summan/beloppet på din faktura. Ifall du inte vill att det ska bli på det viset så kan du lägga din moms för dessa avgifter som artiklar på fakturan istället. Detta är viktigt för enligt mervärdesskattelagen ska beskattningsunderlaget för fraktkostnad och fakturaavgift fördelas på beskattningsunderlaget för respektive vara. Det innebär att du behöver fördela frakt och fakturaavgifter på olika momssatser.

Rekommendationen i Fortnox blir därför att ta bort frakt och fakturaavgift från fakturans fot och istället lägga upp dem som flera olika artikelrader med olika momssatser. Fördelningen görs utifrån en relation mellan beskattningsunderlaget för respektive vara och det totala beskattningsunderlaget för varorna. På Skatteverkets hemsida hittar du mer information samt exempel, klicka här.


3.png


När du skapar en momsrapport har du möjlighet att köra en momsavvikelserapport för att se eventuella differenser. Avvikelserapporten kontrollerar bland annat så att förhållandet mellan vad som bokförts på respektive intäktskonto stämmer överens med vad som bokförts på motsvarande konton för utgående moms.  

Om du inte specificerar momsbeloppen för frakt- och fakturaavgift på artikelraderna kommer förhållandet mellan hur mycket du bokfört på respektive intäktskonto inte stämma överens med vad som bokförts på konton för utgående moms för respektive tillhörande momssats. För att undvika denna differens behöver du alltså specificera frakt- och fakturaavgiften med olika momssats på artikelraderna.

 

Förhandsgranska fakturan
När du fyllt i alla uppgifter på fakturan kan du förhandsgranska den genom att klicka på verktyget Förhandsgranska som du hittar uppe till höger i vyn. Då kommer fakturan att visas som en PDF-fil. Om du skulle vilja byta ordning eller skapa mellanrum mellan artiklarna på fakturan kan du använda pilsymbolen längst ut till höger på raden, se detta filmklipp

 

f_rhandsgranska.jpg

 

Bokför, skriv ut och skicka fakturan
När du är klar med fakturan klickar du antingen på Spara eller Bokför. Så länge fakturan bara är sparad kan du ändra uppgifterna på den. När fakturan bokförts kan du inte längre göra några justeringar. Du kan inte bokföra fakturan som betald om den inte är bokförd. 

För att skicka fakturan till din kund klickar du på Skicka som du hittar längst ner till höger i vyn. Här kommer du ha olika valmöjligheter för vilket sätt fakturan ska skickas till din kund, via mejl, e-faktura, utskriftstjänsten eller som vanlig utskrift. I kundregistret ställer du in vilket leveranssätt som ska vara förvalt för varje kund. 

I kundregistret har du möjlighet att ange olika e-postadresser beroende på om du ska mejla en offert, order eller faktura, se bild nedan. Skulle du till exempel skapa en order utifrån en offert skickas ordern till den e-postadressen som du angivit för order i ditt kundregister. Om du inte har angivit någon e-postadress för order så kommer den istället skickas till samma e-postadress som offerten. Har du inte angivit någon e-postadress för varken offert, order eller faktura så kommer den generella e-postadressen för kunden att anges. Se nedan beskrivning över hur de olika e-postadresserna används:

1. Om det finns en dokumentspecifik e-postadress för de olika typerna av affärshändelser (offerter, order eller fakturor) används den. 

2. Om det saknas en dokumentspecifik e-postadress kommer adressen hämtas från föregående affärshändelse.

3. Finns det inte någon e-postadress för varken offert, order eller faktura i kundregistret eller någon tidigare affärshändelse där en e-postadress använts så kommer den generella e-postadressen på kunden att användas. 


Fältet Hemlig kopia är dokumentspecifikt vilket innebär att den hemliga kopian enbart skickas till den e-postadress som du angivit på respektive affärshändelse. 


4.PNG



Skapa en kundfaktura utifrån en order
Vill du skapa en faktura utifrån en order klickar du på Order i huvudmenyn och söker fram den aktuella ordern. När du öppnat upp ordern har du en knapp längst ner till höger för att skapa en faktura som blir sammankopplad med ordern.  Fakturan kommer hamna som sparad men ej bokförd under Fakturering - Kundfakturor - Lista. Ordern ändrar status till fakturerad och blir grön i orderlistan. Det är endast levererat antal som faktureras och om detta värde är mindre än antalet på ordern kommer du få frågan om du vill skapa en restorder på de artiklar som inte levererats. Väljer du att skapa en restorder hamnar den i orderlistan med resterande antal artiklar på. Restordern får även en koppling till den ursprungliga ordern. 

 

skicka_offert.png

Skapar du en faktura utifrån en order så kommer vissa fält på artikelraderna att bli låsta och inte möjliga att redigera på fakturan. De fält som inte är redigerbara på fakturan som skapas från en order är:

  • Artikelnummer
  • Lagerplats
  • Antal
  • Enhet
  • Kostnadsställe
  • Projekt

Det finns en möjlighet att styra om dessa fält på fakturarader skapade ifrån en order ska vara låsta eller ej via inställningarna och blocket Registreringsvy.
Obs! Som standard kommer alla nya databaser att ha dessa fält låsta.

 

Checklista för att kunna skapa en faktura:

1. Fyll i dina företagsuppgifter.

2. Gör inställningarna för fakturering. 

3. Lägg till kund. 

4. Lägg till artiklar. 

5. Skapa faktura.

 

För att läsa om hur du bokför fakturan som betald klicka här