Kom igång med Fortnox Fakturering

Följ

Film: Kom igång med Fortnox Fakturering


Utbildning
Du vet väl att du även kan gå utbildning hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? För att läsa mer om utbildning som hjälper dig att snabbt komma igång med arbetet i Fortnox Fakturering, klicka här.

 

I Fortnox Fakturering skapar du enkelt dina kundfakturor och får en tydlig överblick över kundreskontran. 

Innan du kan börja arbeta i programmet behöver du fylla i dina företagsuppgifter och gå igenom så att du har rätt inställningar. Dina företagsuppgifter hittar du i administrationsmenyn uppe till höger i programmet där du ser ditt användarnamn och ditt företagsnamn. Börja med att fylla i ditt organisationsnummer och klicka på enter, då hämtas dina företagsuppgifter automatiskt från Bolagsverkets register. 


företagsinformation.png

 

Skapa räkenskapsår
Nästa steg är att lägga upp ett räkenskapsår. Ett räkenskapsår måste finnas för att du ska kunna bokföra dina kundfakturor samt registrera dem som betalda. Klicka på kalendern uppe till höger i programmet och välj alternativet "Skapa nytt / redigera / radera år", fyll i start- och slutdatum för det räkenskapsår som du ska börja arbeta med. Läs mer om hur du lägger upp ett räkenskapsår här

 

r_kenskaps_r.jpg

 

Inställningarna hittar du under kugghjulet längst uppe till höger. 


inst_llningar.PNG


Följande inställningar bör du gå igenom:

Fyll i dina bankinställningar

Ladda upp den logotyp du vill använda.

Ställ in dina nummerserier om du inte vill att första fakturan ska få nummer ett. 

Om du vill kunna mejla dina fakturor gör du inställningarna för det under e-postdokument.  

Lägg även upp en förvald fakturatext om du inte vill skriva i en specifik fakturatext på varje faktura.

 

Lägg till artiklar och kunder
För att det ska bli så smidigt som möjligt för dig att skapa fakturor i Fortnox Fakturering bör du lägga upp dina artiklar och kunder i artikel- respektive kundregistret. Om du har ett artikel eller kundregister sedan tidigare och från ett annat faktureringsprogram kan du på egen hand importera dessa register i Fortnox. För att läsa mer om hur du gör själva importen klicka på respektive register:

Artikelregister

Kundregister

Om du istället vill lägga upp artiklarna manuellt i programmet kan du göra det i samband med att du skapar en kundfaktura. Om du skriver i ett tecken i fältet för artikelnummer får du upp en lista på dina artiklar och överst har du alternativet Skapa ny. 

 

Skapa_ny_artikel.png

 

Du kan också lägga till artiklar genom att gå till Register - Artiklar och klicka på Skapa ny.


Artikelregister.png

 

Fyll i de uppgifter du har om artikeln. På fliken Grunduppgifter fyller du i de obligatoriska uppgifterna artikelnummer och benämning. Här kan du också fylla i vilket försäljningskonto du vill använda samt olika prisuppgifter. Tänk på att desto fler uppgifter du lägger in från början, ju mindre behöver du ange varje gång du lägger in artikeln på en faktura. Du kan när som helst gå in och ändra eller komplettera uppgifterna genom att klicka på aktuell artikel i registret. Klicka på Spara när du är klar. Läs mer om artikelregistret här.  

Du gör på samma sätt när du lägger upp en kund. Antingen lägger du till en ny kund i samband med att du skapar en kundfaktura eller genom att gå till Register - Kunder och klicka på Skapa ny. Fyll i de uppgifter du har om kunden. På fliken Grunduppgifter fyller du i de obligatoriska uppgifterna kundnummer och kundnamn. Här kan du också fylla i kundtyp och en eventuell leveransadress. Tänk på att desto fler uppgifter du lägger in från början, ju mindre behöver du ange varje gång du lägger in kunden på en faktura. Du kan när som helst gå in och ändra eller komplettera uppgifterna genom att klicka på aktuell kund i registret. Klicka på Spara när du är klar. Läs mer om kundregistret här.  

 

Skapa kundfaktura
Nu är det dags att skapa fakturan. Klicka på Fakturering i huvudmenyn och välj Skapa ny.


skapa_ny_faktura.jpg

 

Längst upp till vänster ser du preliminärt fakturanummer, OCR-nummer och verifikationsnummer.

 

prel_faktnr.PNG


Börja med att välja kund. De uppgifter du har  lagt upp på kunden i registret fylls automatiskt i på fakturan. 

Kontrollera att du har rätt uppgifter under rubriken Fakturauppgifter, vill du att hela fakturan ska kopplas till ett visst projekt fyller du i det här.

Lägg sedan till de artiklar som kunden ska faktureras genom att skriva i artikelnummer eller benämning under Artikelnr. Om du inte vill fakturera en artikel från ditt artikelregister skriver du bara en benämning i benämningsfältet. Fyll sedan i antal artiklar, á-pris och eventuell rabatt. Priset på artikeln hämtas från den prislista som är kopplad till kunden i kundregistret. Om det inte finns någon prislista kopplad till kunden kommer istället priset från er förvalda prislista att skrivas ut på fakturan. Läs mer om prislistor här

När du fyllt i alla uppgifter på fakturan kan du förhandsgranska den genom att klicka på Förhandsgranska uppe till höger i vyn, då kommer fakturan att visas som en PDF-fil. 

 

f_rhandsgranska.jpg

 

Bokför, skriv ut och skicka fakturan
När du är klar med fakturan klickar du antingen på Spara eller Bokför. Så länge fakturan bara är sparad kan du ändra uppgifterna på den. När fakturan bokförts kan du inte längre göra några justeringar. Du kan inte bokföra fakturan som betald om den inte är bokförd. 

För att skicka fakturan till din kund klickar du på knappen Skicka.   Här har du olika valmöjligheter för vilket leveranssätt fakturan ska skickas med antingen via mejl, som e-faktura, via utskriftstjänsten eller som vanlig utskrift. I kundregistret ställer du in vilket leveranssätt som ska vara förvalt för varje kund. 


fakturaknappar.jpg

 

Checklista för att kunna skapa en faktura:

1. Fyll i dina företagsuppgifter

2. Gör inställningarna för fakturering. 

3. Lägg till kund. 

4. Lägg till artiklar. 

5. Skapa faktura.

 

För att läsa om hur du bokför fakturan som betald klicka här