Kom igång med Fortnox Offert & Order

I denna guide går vi igenom hur du på bästa sätt kommer igång med arbetet i Fortnox Offert & Order tillsammans med Fortnox Fakturering.

Fortnox Offert & Order är ett tilläggsprogram som du endast kan använda tillsammans med Fortnox Fakturering eller Fortnox CRM.

 

Checklista

1. Tilldela licenser och behörigheter under Administrera användare som du hittar under ditt företagsnamn uppe till höger. 

2. Ange Företagsuppgifter under ditt företagsnamn uppe till höger. 

3. Ange bankuppgifter under Register - Bankkonton.

4. Gör aktuella inställningar under kugghjulet - Offert/Order.

5. Lägg in kunder och artiklar under Register.

6. Skapa offert/order genom att klicka på knappen Skapa ny.

Läs mer här: Skapa en faktura utifrån en order

 

1. Ge behörighet till användare

Det första du behöver göra är att tilldela licens och ge behörigheter till den/de användare som ska ha tillgång till programmet. För att göra detta måste du vara systemadministratör.
Klicka på ditt företagsnamn uppe till höger och sedan på Administrera användare. Här tilldelar du programlicenser och ger behörigheter.

Läs mer här: Behörigheter i Fortnox Offert & Order



2. Fyll i viktiga inställningar

Företagsuppgifter

Börja med att fylla i dina företagsuppgifter som du hittar i administrationsmenyn uppe till höger i programmet där du ser ditt företagsnamn. Fyll i ditt organisationsnummer och klicka på enter, då hämtas dina företagsuppgifter automatiskt från Bolagsverkets register. 

Offert-Order-fo_retagsuppgifter.jpg

Under Företagsuppgifter kan du även ladda upp din logotyp som visas på dina offerter och order.
Läs mer här: Ladda upp logotyp

 

Skapa räkenskapsår

Nästa steg är att lägga upp ett räkenskapsår. Ett räkenskapsår måste finnas för att du ska kunna skapa offerter och order. Klicka på kalendern uppe till höger i programmet och välj Skapa nytt / redigera / radera år, fyll i start- och slutdatum för det räkenskapsår som du ska börja arbeta med.
Läs mer här: Räkenskapsår


offert-order-ra_kenskapsa_r.jpg

 

 

Gå igenom följande inställningar

Bankinställningar
Fyll i dina bankinställningar under Register - Bankkonton. Härifrån hämtas uppgifter som visas på dina offerter/order.
Läs mer här: Bankinställningar

Klicka sedan på kugghjulet uppe till höger för att komma till Inställningar, välj Offert/Order.

insta_llningar-offert-order.jpg

 

Nummerserier
Ställ in dina nummerserier under Nummerserier och OCR om du inte vill att första offerten eller ordern ska få nummer ett.
Läs mer här: Nummerserier 

Skicka offerter och order via e-post
Om du vill kunna mejla dina offerter och order gör du inställningar för det under E-postdokument.
Läs mer här: E-postdokument

Offert- & Ordertext
Lägg upp en förvald Offert- och ordertext om du vill ha en text som visas på alla offerter/order.
Läs mer här: Offert- & Ordertext

 

3. Lägg till artiklar och kunder

För att göra det smidigt för dig när du ska skapa en offert/order bör du lägga upp dina artiklar och kunder i artikel- respektive kundregistret.


Importera befintliga register

Har du ett artikel- eller kundregister sedan tidigare kan du importera dessa i programmet genom att använda dig av registerimporten.

Läs mer här:
Import av artikelregister
Import av kundregister
Exempelfiler register

 

Lägg in artiklar

Om du vill lägga in artiklarna manuellt i programmet kan du göra det i samband med att du skapar en ny offert/order. Om du skriver i ett tecken i fältet för artikelnummer visas knappen Skapa ny. Klicka på den för att lägga in en ny artikel.

ny-artikel-offert-order.jpg
 

Du kan också lägga till artiklar genom att gå till Register - Artiklar och klicka på knappen Skapa ny.

register-artiklar-offert-order.jpg 

Fyll i de uppgifter du har om artikeln och klicka på Spara. Tänk på att ju fler uppgifter du lägger in från början, desto mindre behöver du ange varje gång du använder artikeln på en offert/order. 
Läs mer här: Artikelregister

 

Lägg in kunder

Du kan lägga till en ny kund i samband med att du skapar en offert/order. Klicka på pilen i fältet Kund, och klicka på Skapa ny. Lägg in alla uppgifter du har om kunden.

skapa-ny-kund-order.jpg

Du kan också lägga in kunder genom att gå till Register - Kunder och klicka på Skapa ny. Fyll i de uppgifter du har om kunden och klicka på Spara. Tänk på att ju fler uppgifter du lägger in från början, desto mindre behöver du ange varje gång du lägger in kunden på en offert/order.
Läs mer här: Kundregister

 

4. Skapa offert/order

Nu är det dags att skapa din offert/order. Klicka på Offert/Order i huvudmenyn och välj Skapa ny. Fyll i kundnummer eller namn. De uppgifter som är ifyllda på kunden i kundregistret kommer automatiskt att fyllas i på offerten/ordern. 

skapa-ny-offert-order.jpg

Fyll i alla aktuella uppgifter under de tre blocken Offertuppgifter, Kunduppgifter och Leveransuppgifter.  

Lägg till de aktuella artiklarna. Om du ställer dig i fältet Artikelnr och börjar fylla i ett artikelnummer eller en artikelbenämning så visas förslag på de artiklar i ditt artikelregister som innehåller siffran/bokstaven. Välj artikel och fyll i antal och eventuell rabatt.
Om du inte vill använda dig av en artikel från ditt artikelregister kan du skriva in en egen benämning och fylla i antal och pris. Avsluta med att lägga till en eventuell frakt- och fakturaavgift och klicka på Spara.

  

5. Spara och skicka offert/order

Så länge offerten/ordern bara är sparad kommer uppgifterna gå att ändra. Om du vill skapa en order utifrån en offert klickar du på knappen Skapa order inne på offerten.

skapa-order-knapp.jpg 

Om du skulle vilja förhandsgranska offerten/ordern klickar du på verktyget Förhandsgranska uppe till höger i vyn. Det skapas då en PDF där du kan kontrollera hur offerten/ordern ser ut.

order-offert-fo_rhandsgranska.jpg

För att skriva ut eller skicka offerten/ordern klickar du på Skicka längst ner till höger i vyn. Det leveranssätt som du valt för kunden i ditt kundregister är det som blir förvalt men du kan givetvis ändra om du vill ha ett annat leveranssätt på en specifik offert/order.

 

Film: Kom igång med Fortnox Offert & Order



 

Vill du gå en webbutbildning?

Du vet väl att du även kan gå utbildningar hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner?
Läs mer här:

Webbutbildning i Fortnox Offert & Order