Kom igång med Fortnox Offert & Order

Följ

Fortnox Offert & Order är ett tilläggsprogram som du endast kan använda i kombination med Fortnox Fakturering eller Fortnox CRM Säljstöd. I denna guide visar vi hur du kommer igång med orderprogrammet tillsammans med faktureringsprogrammet.

Utbildning
Du vet väl att du även kan gå utbildning hos oss på Fortnox för att lära dig nya program eller funktioner? För att läsa mer om utbildning som hjälper dig att snabbt komma igång med arbetet i Fortnox Offert & Order, klicka här.


Film: Kom igång med Fortnox Offert & Order

 

Du börjar med att fylla i dina företagsuppgifter som du hittar i administrationsmenyn uppe till höger i programmet där du ser ditt användarnamn och ditt företagsnamn. Börja med att fylla i ditt organisationsnummer och klicka på enter, då hämtas dina företagsuppgifter automatiskt från Bolagsverkets register. 


1.png

 

Skapa räkenskapsår
Nästa steg är att lägga upp ett räkenskapsår. Ett räkenskapsår måste finnas för att du ska kunna skapa offerter och order. Klicka på kalendern uppe till höger i programmet och välj alternativet "Skapa nytt / redigera / radera år", fyll i start- och slutdatum för det räkenskapsår som du ska börja arbeta med. Läs mer om hur du lägger upp ett räkenskapsår här

 

Räkenskapsår.png

 

Inställningarna hittar du under kugghjulet längst upp till höger. 

 

 

inställningar.png

 

Följande inställningar bör du gå igenom:

Fyll i dina bankinställningar

Ladda upp den logotyp du vill använda.

Ställ in dina nummerserier om du inte vill att första offerten eller ordern ska få nummer ett. 

Om du vill kunna mejla dina offerter och order gör du inställningarna för det under e-postdokument.  

Lägg även upp en förvald offert- och ordertext om du inte vill skriva i en specifik text varje gång.

 

Lägg till artiklar och kunder
För att göra det smidigt för dig när du ska skapa en offert/order bör du lägga upp dina artiklar och kunder i artikel- respektive kundregistret. Har du ett artikel- eller kundregister sedan tidigare kan du importera dessa i programmet genom att använda dig av registerimporten.

Läs mer om import av artikelregister här.

Läs mer om import av kundregister här.

Exempelfiler på registerfiler hittar du här

 


Om du istället vill lägga upp artiklarna manuellt i programmet kan du göra det i samband med att du skapar en ny offert/order. Om du skriver i ett tecken i fältet för artikelnummer får du upp en lista på dina artiklar och överst har du alternativet Skapa ny.



Skapa_ny_artikel.png

 

Du kan också lägga till artiklar genom att gå till Register - Artiklar och klicka på knappen Skapa ny.


artikelregister.png

 

Fyll i de uppgifter du har om artikeln. På fliken Grunduppgifter fyller du i de obligatoriska uppgifterna artikelnummer och benämning. Här kan du också fylla i vilket försäljningskonto du vill använda samt olika prisuppgifter. Tänk på att ju fler uppgifter du lägger in från början, desto mindre behöver du ange varje gång du använder artikeln på en offert/order. Du kan när som helst gå in och ändra eller komplettera uppgifterna genom att klicka på aktuell artikel i registret. Klicka på Spara när du är klar. Läs mer om artikelregistret här.

Du gör på samma sätt när du lägger upp en kund. Antingen lägger du till en ny kund i samband med att du skapar en offert/order eller genom att gå till Register - Kunder och klicka på Skapa ny. Fyll i de uppgifter du har om kunden. På fliken Grunduppgifter fyller du i de obligatoriska uppgifterna kundnummer och kundnamn. Här kan du också fylla i kundtyp och en eventuell leveransadress. Tänk på att ju fler uppgifter du lägger in från början, desto mindre behöver du ange varje gång du lägger in kunden på en offert/order. Du kan när som helst gå in och ändra eller komplettera uppgifterna genom att klicka på aktuell kund i registret. Klicka på Spara när du är klar. Läs mer om kundregistret här.

 

Skapa offert/order
Nu är det dags att skapa din offert/order. Klicka på Offert/Order i huvudmenyn och välj Skapa ny. Fyll i kundnummer eller namn. De uppgifter som är ifyllda på kunden i kundregistret kommer automatiskt att fyllas i på offerten/ordern. Du kan alltid ändra dessa uppgifter direkt på offerten/ordern.


1.png

 

Dagens datum visas som offert-/orderdatum, om du vill ändra gör du det genom att direkt skriva in ett annat datum eller välja ett via kalendern. Giltighetstiden beräknas utifrån dina generella inställningar som du hittar under kugghjulet uppe till höger i programmet. Om du vill ändra till en annan giltighetstid kan du göra det direkt på offerten/ordern.

Under rubriken Offertuppgifter/Orderuppgifter kan du ändra valuta och välja om du vill att transaktionsraderna, frakt- och fakturaavgifter ska visas inklusive moms. Som standard visas dessa värden alltid exklusive moms, förutsatt att du inte har ändrat det själv i inställningarna.

När du fyllt i offert-/orderinformationen ska du lägga till de aktuella artiklarna. Om du ställer dig i fältet Artikelnr och börjar fylla i ett artikelnummer eller en artikelbenämning så får du upp förslag på de artiklar i ditt artikelregister som innehåller siffran/bokstaven. Välj artikel och fyll i antal och eventuell rabatt. Om du inte vill använda dig av en artikel från ditt artikelregister kan du skriva in en egen benämning och fylla i antal och pris på den. 

 

Spara och skicka offerten/ordern
Avsluta med att lägga till en eventuell frakt- och fakturaavgift och klicka på spara. Så länge offerten/ordern bara är sparad kommer uppgifterna gå att ändra. Om du vill skapa en order utifrån en offert klickar du på knappen Skapa order inne på offerten.

 

skapa_order.jpg

 

För att skriva ut eller skicka offerten/ordern klickar du på Skicka längst ner till höger i vyn. Det leveranssätt som du valt för kunden i ditt kundregister är det som blir förvalt men du kan givetvis ändra om du vill ha ett annat leveranssätt på en specifik offert/order. Om du skulle vilja förhandsgranska offerten/ordern klickar du på verktyget Förhandsgranska uppe till höger i vyn. Det skapas då en PDF där du kan kontrollera hur offerten/ordern ser ut.

 

f_rhandsgranska.jpg

 

Checklista för att kunna skapa en offert/order:

1. Lägg upp dina företagsuppgifter.

2. Gör inställningarna för offert/order.

3. Lägg in kund.

4. Lägg in artiklar.

5. Skapa offert/order.

 

För att läsa om hur du skapar en faktura utifrån en order klicka här.