Skapa betalfil

Följ

Film: Arbeta med betalfiler i Fortnox Bokföring

Om du vill skapa en betalfil för att kunna skicka dina leverantörsbetalningar till banken behöver du beställa tjänsten hos din bank och sedan gå igenom bankinställningarna.

När du kontrollerat bankinställningarna går du till fliken Leverantörsfakturor och markerar de fakturor du vill skicka iväg för betalning. Klickar du på filtret Obetalda sorteras listan så att endast de obetalda fakturorna visas. Klicka sedan på knappen Betalfil nere till höger.

 

1.png

 

Du kommer då till nedanstående vy där du kan skapa betalfilen för att ladda upp den på internetbanken eller om du har bankintegration skicka betalfilen direkt till internetbanken.
Knappen får olika namn och skapar olika filformat baserat på vilken bank du valt i dina bankinställningar:

* Skapa LB-fil eller skicka ISO20022-fil för Handelsbanken, för mer information om Handelsbankens SEPA-hantering med ISO20022-fil, klicka här.
* Skapa PO3-fil för Nordea
* Skapa LB-fil och Skapa LB + ISO20022-fil för SEB, för mer information om SEBs SEPA hantering med ISO20022-fil, klicka här.
* Skapa LB-fil och Skicka LB-fil för Danske Bank.
* Skapa LB-fil för Swedbank och övriga banker

När banken genomfört betalningarna kan du få en återrapporteringsfil som du kan läsa in under fliken Utbetalningar för att pricka av leverantörsfakturorna som betalda, läs mer om hur du registrerar utbetalningar med bankfil här.

 

2.png


Automatisk filöverföring
I dagsläget har vi möjlighet att skicka betalfiler direkt in på din internetbank om du använder Danske Bank eller Handelsbanken. För att aktivera den automatiska filöverföringen behöver du gå igenom bankinställningarna


Film: Automatisk bankkoppling

Kreditfakturor
Kreditfakturor eller kreditnotor innebär att en leverantör har skickat en faktura med ett negativt belopp som du skall få tillbaka, t.ex. om du betalt för mycket. Sådana kreditfakturor är vanligt att matcha mot en leverantörsfaktura med positivt belopp, dvs. en debetfaktura. Om din bank tar emot LB-formatet kan du med vissa begränsningar skicka kreditfakturor fristående för så kallad kreditbevakning så parar bankgirot ihop den med nästa debetfaktura åt dig. I övriga format såsom ISO20022 och PO3 behöver man para ihop dessa själv genom att checka i dem tillsammans och lägga dem i samma betalfil.


Lägg till kreditfakturor i betalfilen

För att underlätta att hålla reda på kreditfakturor finns det i Fortnox en hjälpfunktion för att lägga till kreditfaturor i betalfilen. När du skapar din betalfil kontrolleras om du för leverantören i fråga har fått in en kreditfaktura som du markerat men skulle kunna ta med i betalfilen. Om så är fallet visas nedan dialog med vilka kreditfakturor som kan paras ihop med en debetfaktura och lyftas in i betalfilen. Här ser du även fakturor som är i en status som inte går att lyfta in, t.ex. om de inte är slutattesterade. Om du klickar på en sådan faktura får du då ett förklarande felmeddelande så att du t.ex. kan välja att hantera eller skynda på dessa. Du har även möjlighet att sortera listan på de föreslagna kreditfakturorna på leverantörsnamn alternativt status.

För att ta med en kreditfaktura klickar du på den så läggs den till i underlaget för betalfilen. För att först justera en faktura, t.ex. bokföra den väljer du avbryt och gör justeringen och skapar sedan betalfilen på nytt.

Om du inte vill lägga till några kreditfakturor klickar du direkt på skapa/skicka betalfil så skapas filen med endast de poster du valde från leverantörsfakturalistan.

3.21-La_gga_till_kreditfakturor_till_betalfil.png


 
Visa under betalning
När du skapat en betalfil på fakturorna ändrar de färg till blå och får då status Under betalning. Om du vill att även de fakturor som du skapat betalfil på ska visas när du väljer filter Obetalda eller Obetalda förfallna får du göra en utökad sökning och där välja Ja under alternativet Visa under betalning. 


Behandla betalfiler

Om du av någon anledning skulle behöva återställa en betalfil klickar du på verktyget Behandla betalfiler som du hittar till höger över leverantörsfakturalistan.


3.png

 

Du får då upp en mindre ruta där du ser de betalfiler som skapats och här markerar du de fakturor som ska återställas. Fakturorna kommer ändra status till "Obetalda" eller "Obetalda förfallna" och du kan då skapa en betalfil med dem igen. 


3.20_-_Behandla_betalfiler_skriv_ut_rapport_i_efterhand.png
Genom att klicka på den blå länken med datum och klockslag vid varje betalfil har du även en möjlighet att i efterhand skriva ut en rapport på innehållet i den valda betalfilen. 


Inaktivera betalfil
På en leverantör i leverantörsregistret kan du inaktivera möjligheten att skapa betalfiler som innehåller fakturor från denna leverantör. Detta är bra om du exempelvis betalar via autogiro. Gå in på leverantören i ditt register och ange "Ja" under rubriken Inaktivera betalfil, se bild nedan. 


inaktivera_betalfil.PNG

 

Du kan även inaktivera möjligheten att skapa betalfil direkt inne på fakturan, klicka i så fall på verktyget Inaktivera betalfil som du hittar uppe till höger. I leverantörsfakturalistan kommer alla fakturor som inaktiverats för betalfil vara markerade med ett kryss längst ute till höger. 


4.png

 

När du sedan skapar en leverantörsfaktura kommer du ha möjlighet att aktivera betalfil uppe till höger på fakturan, om du vill att just den ska kunna betalas via fil. 


verktyg_inaktivera_betalfil.PNG

 

Väljer du att sortera din leverantörsfakturalista genom att klicka på filterknappen "Obetalda" eller "Obetalda förfallna" så kommer inte de fakturor som inaktiverats för betalfil att visas. Detta eftersom du på ett smidigt sätt ska kunna markera alla fakturor i listan för att sedan skapa betalfil på dem. Om du skulle vilja visa samtliga fakturor som är obetalda får du göra en utökad sökning där du väljer alternativet "Alla" under Visa betalfil.


leverant_rsfakturalista.PNG