Registrera utbetalning med betalfil

Följ

För att registrera betalningar med hjälp av en betalfil går du till Leverantörsfakturor - Utbetalningar. Fördelen med att använda sig av återrapporteringsfiler från banken är att du slipper göra det manuella arbetet med att pricka av de fakturor som betalats. En förutsättning för att du ska kunna få återrapporteringsfiler från banken är att du skickar leverantörsbetalningarna till din internetbank via antingen LB-fil eller PO3-fil. Läs om hur du skapar betalfiler här

 

Läs in betalfil
När du sparat ner återrapporteringsfilen från din internetbank finns det två sätt att läsa in den i programmet. Antingen klickar du på Läs in betalfil som du hittar uppe till höger i vyn Utbetalningar eller så drar du in filen från din dator, genom så kallad drag and drop-funktion. 

 

Matchade fakturor (grön eller gul färgmarkering)
När du laddat upp filen får du en lista på den information som fanns i den. Du ser också vilka fakturor som kunnat matchas. De fakturor som slutbetalats får en grön färgmarkering och de fakturor där en delbetalning gjorts får istället en gul färgmarkering. För att bokföra markerar du bockrutan precis över filen och klickar sedan på knappen Bokför längst ner till höger i vyn. 


Misslyckad matchning (röd färgmarkering)
De utbetalningar som inte lyckats matchas blir röda och för att kunna bokföra betalningen kan du göra en manuell matchning. Du klickar då på den rad som inte kunnat matchats och får då upp en ruta med alla obetalda fakturor. Sök fram den faktura du betalat och klicka på knappen Matcha nere till höger i vyn. Fakturan ändrar då färg till grön och du kan bokföra alla betalningar. 

 

matchad_betalfil.PNG

 

Du kan också välja att radera betalrader som ej gått att matcha eller som ej ska vara med genom att klicka på soptunnan som du finner längst till höger på raden. Du kan bara välja att radera betalrader med röd färg.

 

soptunna2.PNG

 

När du klickar på den får du upp ett nytt fönster där du får bekräfta borttagningen av raden.

 

tabort__2_.PNG

 

Bortskrivning
Om du betalat ett annat belopp än fakturans saldo behöver du göra en bortskrivning på det belopp som skiljer sig från fakturasaldot för att fakturan ska registreras som slutbetald. Du börjar med att ange det utbetalda beloppet i kolumnen Betalt SEK. Klicka sedan på B:et längst ut på fakturaraden.


bortskrivning.PNG

 

Ange vilket eller vilka konton det avvikande beloppet ska bokföras mot. Har du betalat mer än fakturans saldo ska ett konto i bokföringen debiteras med det överstigande beloppet. klicka sedan på knappen Spara. Tillbaka i listan kan du nu bokföra utbetalningen och fakturan kommer att markeras som slutbetald. 

 

Kreditfaktura
Om du utnyttjat en manuellt skapad kreditfaktura när du betalat en faktura från en viss leverantör kan du behöva göra en manuell matchning. Klicka på den faktura som inte lyckats matchas och sök fram både kreditfakturan och originalfakturan. Fördela beloppen mellan de båda fakturorna så att fakturornas saldo stämmer överens, se exempel nedan. 

 

matcha_fakt_kredit.PNG

 

Faktura i utländsk valuta
Har du gjort en betalning i någon annan valuta än SEK kan du läsa om hur du registrerar betalning på fakturor i utländsk valuta här. I dagsläget har vi tyvärr inte stöd för de återrapporteringsfiler som innehåller utlandsbetalningar. Det innebär att du får bokföra betalningen på dessa fakturor manuellt.  


Lagring av bankfiler
Alla återrapporteringsfiler som har lästs in kommer att lagras då återrapporteringen för utbetalningarna är bokförd. Dessa återrapporteringsfiler sparas i Arkivplatsen, eller i lagringsytan om man ej har tillgång till Arkivplatsen. Den bokförda betalverifikationen kommer att ha en synlig ikon som indikerar den kopplade betalfilen.

Vill du läsa mer om lagringen av bankfiler, klicka här.