Skapa leverantörsfaktura

Följ

Har du precis börjat med Fortnox Bokföring? Läs gärna vår kom igång guide här.

Innan du skapar din första leverantörsfaktura bör du ha gjort inställningarna för Fortnox Bokföring och lagt in din leverantör i leverantörsregistret.

Sedan är det dags att skapa fakturan. Klicka på Leverantörsfakturor i huvudmenyn och sedan på Skapa ny, den orangea knappen till höger i vyn. Längst ut till vänster på fakturan ser du preliminärt löpnummer och OCR-nummer. Så länge fakturan inte är sparad eller bokförd är dessa nummer preliminära och märks ut med en stjärna. När du bokfört betalning på fakturan kommer du se både bokföringsverifikationen och betalningsverifikationen. 

 

leverantörsfaktura.PNG

 

Börja med att välja leverantör. De uppgifter du fyllt i på leverantören i registret fylls automatiskt i på fakturan. Skriv sedan i fakturadatum, totalbelopp och momsbelopp. 

Om du vill koppla hela fakturan till ett projekt eller ett kostnadsställe väljer du det under blocket Ytterligare uppgifter. Där har du också möjligheten att välja om du vill använda en konteringsmall på fakturan. Läs om hur du lägger upp konteringsmallar här


Kontoregistrering
Programmet fördelar automatiskt leverantörsskulden och momsen på de förvalda kontona. Om du inte har lagt ett fördefinierat motkonto på leverantören behöver du själv fylla i vilket konto du vill använda på fakturan. Du ändrar de förvalda kontona under inställningarna för bokföring och de fördefinierade motkontot anger du under fliken Bokföringsuppgifter i leverantörsregistret. 


Artikelregistrering
Om du har gjort ett lagerinköp och vill att lagersaldot ska uppdateras samtidigt som du registrerar fakturan klickar du på knappen Artikelregistrering. Det är samma information som visas som i vyn för kontoregistrering men skillnaden är att du här anger vilken artikel det är du köpt in i den vänstra kolumnen för artikelnummer. Du fyller sedan i antal inköpta artiklar och till vilket á-pris du köpt in dem. I exemplet nedan kommer lagersaldot för artikel 15 att öka med 1 styck när fakturan bokförs. 

 

leverantörsfaktura.PNG

 

När du är klar med fakturan avslutar du med att klicka på knappen Spara eller Bokför längst ner till höger i vyn. Så länge fakturan är sparad kan du ändra uppgifterna på den. När fakturan bokförts kan du inte längre göra några justeringar. Du kan inte bokföra fakturan som betald om den inte är bokförd. Om ni använder er av attest måste fakturan bokföringsattesteras innan den kan bokföras och betalattesteras innan den kan bokföras som betald. 

 

Checklista för att kunna skapa en leverantörsfaktura:

1. Gör inställningarna för bokföring och leverantörsfakturor. 

2. Lägg till leverantör. 

3. Skapa faktura.

 

Verktyg för leverantörsfaktura
Uppe till höger i vyn ser du verktygen för leverantörsfakturor. Du kan prioritera betalningar vilket innebär att du markerar de fakturor som bör betalas i första hand. Funktionen används om det är olika personer som attesterar och betalar fakturorna, t.ex. kan ekonomichefen prioritera vilka fakturor som ekonomiassistenten ska betala i första hand. Funktionen kan vara användbar när företag har likviditetsbrist.

Du kan också ta en kreditupplysning på din leverantör, läs mer om kreditupplysningen här.  

Vill du koppla en bild på leverantörsfakturan klickar du på den orangea bildsymbolen i mitten av högerkanten. Du får då upp en ruta där du kan ladda upp och koppla samman bilderna med fakturan. Läs mer om funktionen här

Klickar du på Utbetalningar har du möjlighet att bokföra fakturan som betald. Vill du bokföra betalningar på flera fakturor samtidigt ska du istället klicka på fliken Utbetalningar i menyn för leverantörsfakturor. 

Om du kopplar en kommentar till fakturan kommer den att synas uppe i vänstra hörnet inne på fakturan och längst ut till höger i fakturalistan.

Vill du skapa en kreditfaktura utifrån en redan bokförd leverantörsfaktura klickar du på Skapa kreditfaktura. Originalfakturan och kreditfakturan får då en koppling till varandra. Du kan även skapa en kreditfaktura från grunden. Läs mer om hur du skapar en kreditfaktura här

Skickar du betalfiler till banken på dina leverantörsfakturor kan det vara så att du inte vill att en faktura ska skickas iväg för betalning. Du går då in på fakturan och klickar på Inaktivera betalfil. När du sedan skapar betalfilen så kommer inte denna faktura att komma med i filen. Om betalningarna till en viss leverantör inte ska tas med i någon betalfil gör du istället inställningen på den leverantören i leverantörsregistret. Under rubriken Betalinformation hittar du Inaktivera betalfil. 

Vill du periodisera fakturan väljer du Periodisering och fyller i hur du vill att periodiseringen ska fördelas. Läs mer om periodiseringar här

 

verktyg.PNG


Kopiera leverantörsfaktura via snabbkommando
För att på ett snabbt, enkelt och effektivt sätt hantera stora mängder data kan du utifrån leverantörsfakturavyn samt via leverantörsfakturalistan enkelt kopiera en leverantörsfaktura genom att i använda kortkommandot Alt + C för att kopiera en leverantörsfaktura och få med dig informationen.
Antingen använder du snabbkommandot när du står inne på den aktuella leverantörsfakturan du vill kopiera, eller så markerar du den leverantörsfaktura du vill kopiera i leverantörsfakturalistan och klickar på Alt + C.

Ska_rmavbild_2017-05-04_kl._15.07.21.png