Koppla företagskort till Kvitto & Resa

Med bankkopplingarna i Fortnox Kvitto & Resa Plus kan du koppla utläggen till företagskortet. Alla köp som görs med kortet kommer automatiskt in till tjänsten och till rätt användare. För närvarande stöds Eurocard, SEB, Danske Bank och Nordea First Card och fler bankkopplingar är på gång, bl.a. för Handelsbanken.

Nu är det möjligt att koppla Fortnox Kvitto & Resa Plus till Fortnox Lön men i dagsläget kan du inte välja att ha både Fortnox Bokföring och Fortnox Lön som rapportmottagare på samma gång. Ni som har kopplade företagskort bör därför invänta dubbla rapportmottagare som kommer att möjliggöra att vara kopplad mot båda samtidigt.

 

Koppla mot banken

Om du vill koppla ett företagskort till Kvitto & Resa så behöver du vara administratör. Först loggar du in i Kvitto & Resa och klickar på tilläggstjänster i menyn till vänster. Under fliken Bankkopplingar ser du samtliga kopplingar som vi erbjuder.



Bankkopplingar_Kvittoresa.jpg

Klicka på Koppla under den den aktuella banken så får du upp ytterligare fält att fylla i. Det är viktigt att du fyller i en kontaktperson för företaget. Beroende på vilken bank det gäller så skickas antingen en fullmakt direkt till mailadressen du angett alternativt kontaktar banken er för att teckna en fullmakt. 

Koppla_Danske_Bank.png

Tryck på Skicka när du fyllt i din information i de fält för den aktuella banken. Nästa steg är sedan att under Användare se till så att transaktionerna kopplas till rätt användare i Kvitto & Resa. 


Klicka på de användare som företagskortet ska aktiveras på. 

* Fyll i anställningsnummer på användaren, viktigt att det är samma anställningsnummer som finns registrerat hos banken.
* Bocka i Företagskort och komplettera med information kring vilken bank det gäller, fakturadag, vem som har betalningsansvar samt kredit- och debetkonto för kortet.

Fo_retagskort_pa__anva_ndare.jpg

Fyll i fullmakten du fått via mail och skicka till din bank. Efter att fullmakten är inskickad dröjer det ca 2-3 bankdagar innan banken börjar skicka samtliga transaktioner in till Fortnox Kvitto & Resa.

Alla köp som görs med kortet kommer automatiskt in till tjänsten med belopp, datum och inköpsställe och till rätt användare. Snabbt och smidigt!

Så fungerar korttransaktioner

Alt 1. Utlägget skapas utifrån korttransaktionen

a) Transaktionen skickas till den anställde:
- Användaren gör ett köp med företagskortet.
- Transaktionen skickas till Kvitto & Resa under natten och en utläggsrapport skapas automatiskt upp under Ej inskickade utläggsrapporter.
Obs! Gäller endast om företaget har betalningsansvar.

- Om det istället rör sig Privat betalansvar hamnar eventuella kortköp under Ej inskickade utlägg där man behöver komplettera med kvitto, samt skapa rapport. Dessa rapporter kan skickas vidare till en administratör när som helst och man är inte låst i väntan på att faktura skickas.
(Privat betalningsansvar är ett alternativ som innebär att kortanvändaren har betalningsansvaret. Det är den anställde som kreditprövas, även om företaget betalar årsavgiften. Då gäller alltid individuell fakturering, det vill säga att fakturan skickas hem till kortanvändaren.)

b) Den anställde kompletterar transaktionen:
- Klicka på rapporten som ligger under Ej inskickade utläggsrapporter, där syns tydligt hur många utlägg/transaktioner rapporten innehåller.
Obs! Rapporten som skapats upp under Ej inskickade utläggsrapporter går inte att skicka in förrän kortfakturan från banken har skickats, därav Inväntar faktura, som kommentar på rapporten.
- Klicka på de utlägg/transaktioner som visar att de behöver kompletteras, klicka på kamerasymbolen, välj Ta bild och komplettera transaktionen med en bild. Det går också att hämta en bild från telefonens bildbibliotek.
- Bilden tolkas automatiskt, så förutom den redan för-ifyllda informationen (beskrivning, datum, belopp, moms och valuta) sätts nu också en utläggskategori.
- Glöm ej att klicka på Spara när du är klar.

Alt 2. Utlägget stäms av mot korttransaktionen

a) Den anställde skapar utlägget innan korttransaktionen inkommit
- För att inte riskera att tappa bort kvittot går det att lägga in kvittobilden direkt vid köptillfället.
- Om du fått kvittot via mail vidarebefordrar du det till kvitto@fortnox.se Då hamnar kvittot under Ej inskickade utlägg direkt.
- Om användaren fått ett papperskvitto loggar användaren in i tjänsten och klickar på Nytt utlägg och fotograferar kvittot. Klicka på Spara så hamnar kvittot under Ej inskickade utlägg.

b) Matcha transaktionen
När transaktionen sedan kommer in på kontot är det lätt att matcha transaktionen mot det redan skapade utlägget som ligger under Ej inskickade utlägg. Gör enligt följande:
- Klicka på rapporten som ligger under Ej inskickade utläggsrapporter.
- Klicka på de utlägg/transaktioner som visar att de behöver kompletteras.
- Klicka på kamerasymbolen, där finns valet Hämta från befintligt utlägg.
- Koppla nu det sedan tidigare skapade utlägget till transaktionen och klicka på Spara.

c) Skicka in rapporten
- Rapporten som skapats upp under Ej inskickade utläggsrapporter går inte att skicka in förrän kortfakturan från banken kommit.
- När fakturaperioden är avslutad och fakturan har kommit, låses rapporten upp och användaren kan därefter skicka in sin rapport, som då matchar fakturan.

 

När fakturan kommer

Ingen automatisk matchning görs, när fakturan från banken kommer registrerar du den i leverantörsreskontran och anger samma konto som ni använder som betalsätt på utläggen som avser företagskortet.

På så vis kommer kortköpen och leverantörsfakturan att boka bort varandra i bokföringen.