Registrera betalda kundfakturor

Följ

Registrera betalda kundfakturor gör du under fliken Kundfakturor - Inbetalningar. Med inbetalningsfiler från banken slipper du manuellt pricka av de fakturor som betalats. Filen innehåller de betalningar som gjorts och det enda du behöver göra är att kontrollera så att alla inbetalningar matchats korrekt.

Film: Registrera inbetalning med hjälp av betalfil i Fortnox Fakturering



Läs in betalfil

Om du har sparat ned en inbetalningsfil från din internetbank kan du läsa in den i Fortnox genom att dra och släppa in filen från din dator till Inbetalningar. Du kan även välja fil på datorn genom att använda verktyget Läs in betalfil som du hittar uppe till höger. 

Registrera_inbetalning_med_utla_ndsk_valuta.png

Matchade fakturor (grön färgmarkering)
När du laddat upp filen visas vilka inkommande transaktioner som filen innehöll. På varje transaktion visas även om den kunnat matchas mot en kundfaktura vilket görs på fakturans OCR-, faktura-, org-, kund-, postnummer, postort eller belopp. Matchade fakturor som slutbetalats får en grön färgmarkering.

Om någon av inbetalningarna innehåller den påminnelseavgift ni tar ut så kan programmet helt automatiskt matcha kundfakturan och boka upp påminnelseavgiften på det förvalda kontot för påminnelseavgift. Lägg in storleken på påminnelseavgiften under Inställningar - Påminnelseavgift. När inbetalningen kommer in så ser du då hur matchningen gjorts genom att klicka på B:et längst ut till höger på fakturaraden och få upp bortskrivningsrutan. Om du skulle vilja ändra konto kan du göra det under Inställningar - Fakturering - Förvalda konton eller ändra konto i bortskrivningsrutan.

 

Kontrollera matchning (gul färgmarkering)
Fakturor där en matchning gjorts men där ett ställningstagande behövs får istället en gul färgmarkering. Det kan t.ex. bero på att beloppet inte stämmer överens då endast en delbetalning gjorts. Detta uppstår även på alla Husfakturor som skickas via fil eftersom kundens inbetalning inte är på det totala fakturabeloppet. Raden kan också bli gul om beloppet stämmer men det inte finns ett matchande fakturanummer. Klickar du på raden får du upp en ruta med information om matchningen där du kan godkänna att inbetalningen kopplats till rätt faktura, i så fall blir den grön. För att bokföra betalningen av fakturan markerar du blocket och klickar på knappen Bokför längst ner till höger.  


gul_f_rgmarkering.png


Informationspost (blå färgmarkering)
Skulle det finnas information i filen som inte går att läsa in kommer du få en blå rad där vi informerar om varför inte informationen kan matchas. Ett exempel är om du fått in en betalning på 0 kronor. Du kan alltid bokföra betalningarna i filen trots att det finns en blå informationspost. Dessa poster påverkar inte bokföringen. 

bl__f_rgmarkering.jpg

Misslyckad matchning (röd färgmarkering)
De inbetalningar som inte lyckats matchas blir röda och för att kunna bokföra betalningen behöver du matcha dessa manuellt. Det gör du genom att klicka på transaktionen för att välja vilken faktura det gäller. En ruta visas då som innehåller all information om transaktionen samt relaterad information om dina obetalda fakturor. Här kan du söka fram eller göra urval för att hitta fakturan till kunden. Då klickar du på knappen Matcha nere till höger så ändrar fakturan färg till grön och du kan bokföra alla betalningar.  

r_d_f_rgmarkering.jpg

 

Misslyckad matchning kan uppstå exempelvis när en inbetalning inte avser en inbetalning av kundfaktura eller när fakturan redan är slutbetald. Du har då möjlighet att göra en så kallad bortskrivning av detta belopp. Du gör det genom att klicka på B:et ute till höger på raden. Du får då upp en mindre ruta där du har möjlighet att välja vilket bokföringskonto som du vill boka upp beloppet på. När du gjort bortskrivningen blir raden grön och du kan använda knappen bokför på samtliga inbetalningar.
Alternativet till att göra en bortskrivning av beloppet är att ta bort beloppet. Detta gör du genom att klicka på soptunnan längst ut till höger på raden. Tänk då på att du bör bokföra inbetalningen av beloppet genom att skapa en manuell verifikation.

Exempelvis blir Nox Finans inbetalningar från klientmedelskontot en misslyckad matchning eftersom dessa fakturor redan är slutbetalda i Fortnox.  

soptunna1.PNG

När du klickar på den får du upp ett nytt fönster där du får bekräfta borttagningen av raden.

 

tabort__2_.PNG

 

Bortskrivning
Om kunden inte betalat in hela fakturabeloppet kan du göra en bortskrivning på den del som inte betalats. Du klickar på B:et längst ut på fakturaraden och väljer sedan vilket eller vilka konton det avvikande beloppet ska bokföras på. Fyll i beloppet och klicka sedan på knappen Spara. Tillbaka i listan kan du bokföra inbetalningen och fakturan kommer att markeras som slutbetald. 

Har kunden betalat mer än fakturans saldo kan du även göra en bortskrivning på det beloppet som överstiger fakturans saldo. Börja med att klicka på B:et längst ut på fakturaraden. Ange vilket eller vilka konton det avvikande beloppet ska bokföras mot, fyll i beloppet och klicka sedan på knappen Spara. Tillbaka i listan kan du nu bokföra inbetalningen och fakturan kommer att markeras som slutbetald.


bortskrivning_inbet.jpg

 

Kreditfaktura
Det kan också vara så att kunden utnyttjat en kreditfaktura. Klicka på inbetalningen för att i listan se om det finns några kreditfakturor som kan matcha det saknade beloppet. Markera i detta fall både fakturan och kreditfakturan som inbetalningen avser. Observera att du ska fördela det matchade beloppet på de båda fakturorna. I exemplet nedan har kunden betalat in 500 kronor och utnyttjat en kreditfaktura på 150 kronor. När du klickat upp den faktura som inte lyckats matchas lägger sig de inbetalda beloppet på 500 kronor på den översta raden och du får då fördela beloppet så att 650 kronor kopplas till faktura 1 och - 150 kronor kopplas till kreditfakturan. När du gjort det klickar du på knappen Matcha och du kan sedan bokföra inbetalningarna som vanligt. Både originalfakturan och kreditfakturan kommer då att markeras som slutbetalda i din fakturalista. 

 

matcha_kreditfakt.png

 

Faktura i utländsk valuta
Har du fått in betalningar i någon annan valuta än SEK kan du läsa om hur du registrerar betalning på fakturor i utländsk valuta här. I dagsläget har vi tyvärr inte stöd för att matcha de betalfiler som innehåller inbetalningar på fakturor med utländsk valuta, då får du bokföra inbetalningen på dessa fakturor manuellt.  


Lagring av bankfiler
Alla bankfiler som har lästs in kommer att lagras när återrapporteringen för inbetalningarna är bokförd. Dessa återrapporteringsfiler sparas på betalverifikationen. Du kan ladda ner dem genom att klicka på ikonen som indikerar att det finns en kopplad betalfil.

3.png