Kreditfakturor i leverantörsbetalningar

Följ

Bevakning av kreditfaktura
Bevakning av kreditfaktura (kreditnota) är endast möjligt för inrikesbetalningar med LB-fil. Kreditbevakning innebär att kunna sätta betaldatum långt fram i tiden och när du sedan får nästa faktura från leverantören så kopplar banken automatiskt samman de båda fakturorna. Om kreditfakturan var på 500 kronor och den vanliga fakturan på 1000 kronor så kvittar banken dessa fakturor så att det endast betalas ut 500 kronor ifrån ditt konto. 

Med Nordeas PO3-fil eller ISO20022-fil som stödjer SEPA är detta inte möjligt. 


Hantera kreditfakturor utan bevakning
Utan kreditbevakning kan du inte skapa en betalfil när beloppet att betala i betalfilen är mindre än noll för en viss leverantör. Du får ett felmeddelande angående detta när du skapar betalfilen och behöver då ändra så att värdet av de vanliga fakturorna är större än värdet av kreditfakturorna för varje leverantör, betaldag och valuta. Om du fått en kreditfaktura ifrån en leverantör kommer du alltså själv att behöva hantera bevakningen på den, därför finns det en del funktioner i Fortnox som hjälper dig.

Lägg till kreditfakturor i betalfilen
När du skapar en betalfil med en debetfaktura och det finns kreditfakturor som du skulle kunna matcha visas en hjälpruta för att lägga till kreditfakturor i betalfilen.
 

Funktionen hjälper dig alltså att bevaka alla de kreditfakturor som du kan nyttja att matcha dina valda debetfakturor mot. Den håller dessutom koll på vilka regler som gäller för din bank och filtyp. För att lägga till en kreditfaktura klickar du på den. Om kreditfakturan har en status som gör att den ännu inte kan läggas till, t.ex. om den är under attest, så får du en varning om det. Då kan du välja att avbryta för att se till att den blir attesterad och klar för betalning. Du kan sortera kreditfakturorna i rutan efter bl.a. leverantörsnamn respektive status på fakturan, vilket gör att du enkelt kan få en överblick på vilka/hur många kreditar som är under attest och ej bokförda. Kombinerar du detta med automatisk koppling sparar du tid och minskar risken för manuella fel.

 

Kreditfakturor med ISO20022-fil
För betalningar till Bankgiro med ISO20022 kan du matcha upp till 5 kreditfakturor per leverantörsfaktura. För andra inrikesbetalningar och utrikesbetalningar i annan valuta än Euro kan du endast matcha ett till ett. För betalningar i Euro kan du inte matcha några kreditfakturor alls. Om det finns flera debetfakturor matchas respektive kreditfaktura mot bäst lämpade debet, det vill säga, den debet med minst kvar.


Kvitta kreditfakturor vid bokföring
Om en kreditfaktura skapas utifrån en debetfaktura kommer det att dyka upp en fråga i samband med att kreditfakturan bokförs. Frågan syftar till att ge möjligheten att slutbetala krediten och originalfakturan direkt.

3.22_-_Kvittning_av_debet_och_kredit.png

Vid kvittning av kredit får man välja datum och konto som betalningen ska bokföras mot så skapas och bokförs betalverifikatet för de båda fakturorna. Notera dock att det inte går någon information till leverantören om att denna kvittning skett eftersom dessa slutbetalats internt i Fortnox, denna hantering bör man komma överens om med sin leverantör på annat sätt. Funktionen kan även användas för intern kvittning när man lagt upp felaktiga fakturor som behöver rensas ifrån reskontran.