Registrera betalda leverantörsfakturor

Följ

Registrera betalda leverantörsfakturor gör du under fliken Leverantörsfakturor - Utbetalningar. Med återrapporteringsfiler från banken slipper du manuellt pricka av de fakturor som betalats. För att kunna få återrapporteringsfiler behöver även leverantörsbetalningarna vara skapade eller skickade till din internetbank via en betalfil, läs mer här.

 

Läs in betalfil
Om du har sparat ned en återrapporteringsfil från din internetbank kan du läsa in den i Fortnox genom att dra och släppa in filen från din dator till Utbetalningar. Du kan även välja fil på datorn genom att använda verktyget Läs in betalfil som du hittar uppe till höger. 

 

Matchade fakturor (grön färgmarkering)
När du laddat upp filen visas vilka utgående transaktioner som filen innehöll. På varje transaktion visas även om den kunnat matchas mot en leverantörsfaktura vilket görs på fakturans löp-, OCR-, fakturanummer eller belopp. Matchade fakturor som slutbetalats får en grön färgmarkering.

 

Kontrollera matchning (gul färgmarkering)
Fakturor där en matchning gjorts men där ett ställningstagande behövs får istället en gul färgmarkering. Det kan t.ex. bero på att beloppet inte stämmer överens då endast en delbetalning gjorts. Eller så stämmer beloppet men det finns inget matchande nummer. Klickar du på raden får du upp en ruta med information om matchningen där du kan godkänna att utbetalningen kopplats till rätt faktura, i så fall blir den grön. För att bokföra betalningen av fakturan markerar du blocket och klickar på knappen Bokför längst ner till höger. 


Misslyckad matchning (röd färgmarkering)
De utbetalningar som inte lyckats matchas blir röda och för att kunna bokföra betalningen behöver du matcha dessa manuellt. Det gör du genom att klicka på transaktionen för att välja vilken faktura det gäller. En ruta visas då som innehåller all information om transaktionen samt relaterad information om dina obetalda fakturor. Här kan du söka fram eller göra urval för att hitta fakturan du betalat. Då klickar du på knappen Matcha nere till höger så ändrar fakturan färg till grön och du kan bokföra alla betalningar. 

Misslyckad matchning kan uppstå exempelvis när en utbetalning inte avser en betald leverantörsfaktura eller när fakturan redan är slutbetald. Du har då möjlighet att göra en så kallad bortskrivning av detta belopp. Du gör det genom att klicka på B:et ute till höger på raden. Du får då upp en mindre ruta där du har möjlighet att välja vilket bokföringskonto som du vill boka upp beloppet på. När du gjort bortskrivningen blir raden grön och du kan använda knappen bokför på samtliga utbetalningar.
Alternativet till att göra en bortskrivning av beloppet är att ta bort beloppet. Detta gör du genom att klicka på soptunnan längst ut till höger på raden. Tänk då på att du bör bokföra utbetalningen av beloppet genom att skapa en manuell verifikation.

 

1.png

 

Du kan också välja att radera transaktioner som ej gått att matcha om de inte skall vara med i bokföringen. För att ta bort den röda transaktionen klickar du på soptunnan som du finner längst till höger på raden.

 

soptunna2.PNG

 

Bortskrivning
Om du betalat ett annat belopp än fakturans saldo behöver du göra en bortskrivning på det belopp som skiljer sig från fakturasaldot för att fakturan ska registreras som slutbetald. Du börjar med att ange det utbetalda beloppet i kolumnen Betalt SEK. Klicka sedan på B:et längst ut på fakturaraden.


bortskrivning.PNG

 

Ange vilket eller vilka konton det avvikande beloppet ska bokföras mot. Har du betalat mer än fakturans saldo ska ett konto i bokföringen debiteras med det överstigande beloppet. Klicka sedan på knappen Spara. Tillbaka i listan kan du nu bokföra utbetalningen och fakturan kommer att markeras som slutbetald. 

 

Kreditfaktura
Om du utnyttjat en manuellt skapad kreditfaktura när du betalat en faktura från en viss leverantör kan du behöva göra en manuell matchning. Klicka på den faktura som inte lyckats matchas och sök fram både kreditfakturan och originalfakturan. Fördela beloppen mellan de båda fakturorna så att fakturornas saldo stämmer överens, se exempel nedan.

 

matcha_fakt_kredit.PNG

 

Faktura i utländsk valuta
Har du gjort en betalning i någon annan valuta än SEK kan du läsa om hur du registrerar betalning på fakturor i utländsk valuta här. I dagsläget har vi tyvärr inte stöd för att matcha de betalfiler som innehåller utbetalningar på fakturor med utländsk valuta, då får du bokföra betalningen på dessa fakturor manuellt.  


Lagring av bankfiler
Alla återrapporteringsfiler som har lästs in kommer att lagras då återrapporteringen för utbetalningarna är bokförd. Dessa återrapporteringsfiler sparas på betalverifikationen. Du kan ladda ner dem genom att klicka på ikonen som indikerar att det finns en kopplad betalfil.

2.png