Registrera betalda leverantörsfakturor

För betalning av en leverantörsfaktura har du i Fortnox tre olika valmöjligheter. Det effektivaste sättet är att hantera alla betalningar tillsammans i en automatisk bankkoppling. Saknar du den möjligheten kan du använda dig av bankfiler som du hanterar i din internetbank, även då hanteras alla betalningar tillsammans. Det tredje sättet att hantera betalningar är genom att manuellt utföra betalningen på din internetbank och sedan bara registrera betalningen av fakturan i Fortnox.

Betala leverantörsfakturor med bankkoppling
För att betala leverantörsfakturor med Fortnox bankkopplingar väljer du först vilka leverantörsfakturor du vill betala i fliken leverantörsfakturor och skapar sedan en betalfil, se betala leverantörsfakturor.

När betalningen utförts skapas en återrapporteringsfil som du kan använda för att i fliken Utbetalningar i Fortnox registrera det som betalts och automatiskt matcha det mot dina leverantörsfakturor. Om du har en automatisk bankkoppling för att ta emot utbetalningar registreras betalningarna där flera gånger om dagen.

Registrera betalda leverantörsfakturor gör du under fliken Leverantörsfakturor - Utbetalningar. Med återrapporteringsfiler från banken slipper du manuellt pricka av de fakturor som betalats. För att kunna få återrapporteringsfiler behöver även leverantörsbetalningarna vara skapade eller skickade till din internetbank via en betalfil, läs mer här.


Läs in betalfil
Vid återrapporteringsfil utan automatisk koppling får du istället hämta återrapporteringsfilen i din internetbank för att läsa in den i Utbetalningar. Om du har sparat ned en återrapporteringsfil från din internetbank kan du läsa in den i Fortnox genom att dra och släppa in filen från din dator till Utbetalningar. Du kan även välja fil på datorn genom att använda verktyget Läs in betalfil som du hittar uppe till höger. 

 

Matchade fakturor (grön färgmarkering)
När du laddat upp filen visas vilka utgående transaktioner som filen innehöll. På varje transaktion visas även om den kunnat matchas mot en leverantörsfaktura vilket görs på fakturans löp-, OCR-, fakturanummer eller belopp. Matchade fakturor som slutbetalats får en grön färgmarkering.

 

Kontrollera matchning (gul färgmarkering)
Fakturor där en matchning gjorts men där ett ställningstagande behövs får istället en gul färgmarkering. Det kan t.ex. bero på att beloppet inte stämmer överens då endast en delbetalning gjorts. Eller så stämmer beloppet men det finns inget matchande nummer. Klickar du på raden får du upp en ruta med information om matchningen där du kan godkänna att utbetalningen kopplats till rätt faktura, i så fall blir den grön. För att bokföra betalningen av fakturan markerar du blocket och klickar på knappen Bokför längst ner till höger. 


Misslyckad matchning (röd färgmarkering)
De utbetalningar som inte lyckats matchas blir röda och för att kunna bokföra betalningen behöver du matcha dessa manuellt. Det gör du genom att klicka på transaktionen för att välja vilken faktura det gäller. En ruta visas då som innehåller all information om transaktionen samt relaterad information om dina obetalda fakturor. Här kan du söka fram eller göra urval för att hitta fakturan du betalat. Då klickar du på knappen Matcha nere till höger så ändrar fakturan färg till grön och du kan bokföra alla betalningar. 

Misslyckad matchning kan uppstå exempelvis när en utbetalning inte avser en betald leverantörsfaktura eller när fakturan redan är slutbetald. Du har då möjlighet att göra en så kallad bortskrivning av detta belopp. Du gör det genom att klicka på B:et ute till höger på raden. Du får då upp en mindre ruta där du har möjlighet att välja vilket bokföringskonto som du vill boka upp beloppet på. När du gjort bortskrivningen blir raden grön och du kan använda knappen bokför på samtliga utbetalningar.
Alternativet till att göra en bortskrivning av beloppet är att ta bort beloppet. Detta gör du genom att klicka på soptunnan längst ut till höger på raden. Tänk då på att du bör bokföra utbetalningen av beloppet genom att skapa en manuell verifikation.

 

1__kopia_.jpg

 

Du kan också välja att radera transaktioner som ej gått att matcha om de inte skall vara med i bokföringen. För att ta bort den röda transaktionen klickar du på soptunnan som du finner längst till höger på raden.

 

soptunna2.PNG

Har du flera rader med ej matchade transaktioner som du vill ta bort, kan du använda dig av verktyget Ta bort ej matchade betalningar för att ta bort samtliga på en och samma gång. Du finner verktyget längst upp till höger ovanför listan över dina utbetalningar.

Ta_bort_ej_matchade_-_knapp.png

När du klickar på verktyget får du upp en bekräftelseruta som kräver att du bekräftar borttagningen av samtliga ej matchade transaktioner.

Bekra_fta_borttaggning_av_ej_matchade.png

 

Lagring av bankfiler för återrapportering
Alla återrapporteringsfiler som har lästs in kommer att lagras då återrapporteringen för utbetalningarna är bokförd. Dessa återrapporteringsfiler sparas på betalverifikationen. Du kan ladda ner dem genom att klicka på ikonen som indikerar att det finns en kopplad betalfil.

2__kopia_.jpg 

Bortskrivning
Om du betalat ett annat belopp än fakturans saldo behöver du göra en bortskrivning på det belopp som skiljer sig från fakturasaldot för att fakturan ska registreras som slutbetald. Du börjar med att ange det utbetalda beloppet i kolumnen Betalt SEK och sedan klicka på B:et.


bortskrivning.PNG

 

Du får då upp följande ruta där du anger vilket eller vilka konton det avvikande beloppet ska bokföras mot. Har du betalat mer än fakturans saldo ska ett konto i bokföringen debiteras med det överstigande beloppet. Klicka sedan på knappen Spara.


image11.png


Avsluta med att spara. Du kan nu bokföra utbetalningen och fakturan kommer att markeras som slutbetald.

 

Kreditfaktura
Om du utnyttjat en manuellt skapad kreditfaktura när du betalat en faktura från en viss leverantör kan du behöva göra en manuell matchning. Klicka på den faktura som inte lyckats matchas och sök fram både kreditfakturan och originalfakturan. Fördela beloppen mellan de båda fakturorna så att fakturornas saldo stämmer överens, se exempel nedan.

 

matcha_fakt_kredit.PNG

 

Faktura i utländsk valuta
Har du gjort en betalning i någon annan valuta än SEK kan du läsa om hur du registrerar betalning på fakturor i utländsk valuta här. I dagsläget har vi tyvärr inte stöd för att matcha de betalfiler som innehåller utbetalningar på fakturor med utländsk valuta, då får du bokföra betalningen på dessa fakturor manuellt.  


Manuellt registrera en betald faktura
Vill du registrera betalning av en faktura kan du även leta upp den aktuella fakturan i fakturalistan, klicka dig in på fakturan och välja Utbetalningar uppe till höger.

image3.png

Du får då upp en mindre ruta där du börjar med att fylla i betaldatum. I kolumnen Betalt SEK fyller du i hur mycket som betalats ut. Avsluta med att välja betalsätt och klicka sedan på Bokför. Om fakturan blivit delbetald tidigare kommer du även se de redan bokförda betalningarna här.

image5.png

Manuellt registrera flera betalda fakturor i fliken Utbetalningar
Vill du manuellt registrera flera leverantörsbetalningar och få hjälp med att hitta rätt leverantörsfaktura kan du göra detta i fliken Utbetalningar. Börja med att fylla i det datum som utbetalningen gjordes i fältet Betaldatum. I nästa fält söker du fram den faktura som betalats. Du kan söka på löpnummer, leverantörsnamn, leverantörsnummer, fakturanummer och OCR-nummer. Välj faktura och kontrollera att det utbetalda beloppet stämmer. Om ni inte betalat hela fakturabeloppet fyller du i vad som betalats ut och klickar sedan på Lägg till. När det utbetalda beloppet understiger fakturans saldo registreras fakturan som delbetald. Fakturan kommer då att ligga kvar som obetald i fakturalistan och saldot ändras.

image7.png

När du sökt fram fakturan och klickat på Lägg till hamnar fakturan i vyn och du kan då fortsätta att söka fram nästa faktura. Om du lägger till flera fakturor med olika betaldatum hamnar de i olika block beroende på utbetalningsdatum. Behöver du ändra betaldatum efter att du lagt till fakturan kan du korrigera datumet direkt på fakturaraden.

Är det någon faktura du inte lyckas söka fram så kan du leta efter den i listan med alla fakturor, som du hittar på knappen Sök i fakturalista. Där kan du markera flera olika fakturor som ska bokföras som betalda. Skulle du råka lägga till en felaktig faktura tar du bort den genom att klicka på papperskorgen längst ut till höger på fakturaraden.

image12.jpg


Sök i fakturalista
Om du klickar på knappen Sök i fakturalista visas listan med leverantörsfakturor enligt det valda filtret. I sökfältet kan du söka på löpnummer, leverantörsnamn, leverantörsnummer, fakturanummer och OCR-nummer. Du kan även söka fram fakturor inom ett visst intervall vad gäller datum eller belopp.
I kolumnen längst ut till vänster i listan markerar du aktuella fakturor. Fakturornas förfallodatum läggs automatiskt som betaldatum. Om du vill ändra betaldatum kan du ändra manuellt på varje fakturarad eller så fyller du i ett datum i fältet Ändra betaldatum till. Klicka sedan på knappen Lägg till för att lägga till valda fakturor i listan för att kunna bokföra utbetalningarna.

image9.png