Betala leverantörsfakturor

Följ

Film: Arbeta med betalfiler i Fortnox Bokföring

Film: Automatisk bankkoppling

I Fortnox Bokföring kan du enkelt hantera betalningar av dina leverantörsfakturor. Med en automatisk koppling kan du skicka betalningar direkt till banken samt automatiskt få återrapportering på utförda betalningar. Om en koppling saknas kan du ändå ta ut en betalfil som du kan ladda upp i internetbanken. I vissa fall kan du även få återrapporteringen på en fil som du kan ladda ned och dra och släppa under fliken Utbetalningar. Då matchas automatiskt betalningarna mot leverantörsfakturor, klara att bokföra.


För att kunna skapa en korrekt betalfil behöver du först lägga in dina bankuppgifter under register - bankkonton. Sedan kan du gå till fliken Leverantörsfakturor och markera de fakturor du vill betala. Klickar du på filtret Obetalda sorteras listan så att endast obetalda fakturor visas där röda innebär att förfallodatum passerats. Klicka sedan på knappen Betalfil nere till höger så går du vidare till betalvyn.

 

1.png

 

Här anger knappen längst ned till höger vad du kan göra baserat på vilken bank du valt och om du har en automatisk koppling. Med bankintegration skickas betalfilen direkt till internetbanken samt om så ställts in ett e-post om att betalfilen nu kan signeras. Är kopplingen manuell innebär istället skapa att betalfilen laddas ned som sedan kan laddas upp den på internetbanken.

När du skapat en betalfil på fakturorna ändrar de färg till blå eller lila och får då status Under betalning. När banken genomfört betalningarna kan du få återrapportering under fliken Utbetalningar för att pricka av vilka leverantörsfakturor som betalats. Läs mer om hur du registrerar utbetalningar med bankfil här.

 

2.png


Leverantörens betaluppgifter
När du betalar en leverantörsfaktura är det leverantörens betaluppgifter i kombination med hanteringen av din bank som styr hur betalningen kommer utföras. För inrikesbetalningar används Bankgiro, Plusgiro och clearingnr plus kontonr från leverantören. För utlandsbetalningar används istället leverantörens Iban och Bic vilket du kan läsa mer om här.

 

Kreditfakturor
Kreditfakturor eller kreditnotor innebär att en leverantör har skickat en faktura med ett negativt belopp som du skall få tillbaka, till exempel om du betalt för mycket. Sådana kreditfakturor är vanligt att matcha mot en leverantörsfaktura med positivt belopp, det vill säga en debetfaktura. Om din bank tar emot LB-formatet kan du med vissa begränsningar skicka kreditfakturor fristående för så kallad kreditbevakning så parar bankgirot ihop den med nästa debetfaktura åt dig. I övriga format såsom ISO20022 och PO3 behöver man para ihop dessa själv genom att checka i dem tillsammans och lägga dem i samma betalfil.


Lägg till kreditfakturor i betalfilen

För att underlätta att hålla reda på kreditfakturor finns det i Fortnox en hjälpfunktion för att lägga till kreditfaturor i betalfilen. När du skapar din betalfil kontrolleras om du för leverantören i fråga har fått in en kreditfaktura som du inte markerat men skulle kunna ta med i betalfilen. Om så är fallet visas nedan dialog med vilka kreditfakturor som kan paras ihop med en debetfaktura och kan lyftas in i betalfilen. Här ser du även fakturor som är i en status som inte går att lyfta in direkt, till exempel om de inte är bokförda. Om du klickar på en sådan faktura får du då ett förklarande felmeddelande så att du till exempel kan välja att hantera eller skynda på dessa. Du har även möjlighet att sortera listan på de föreslagna kreditfakturorna på leverantörsnamn alternativt status.

För att ta med en kreditfaktura klickar du på den så läggs den till i underlaget för betalfilen. I formatet ISO20022/XML kan upp till 5 kreditfakturor per leverantörsfaktura läggas till om betalningen ska gå till leverantörens Bankgiro. I övrigt gäller en kreditfaktura förutom för betalningar i Euro där kreditfakturor inte kan hanteras. Vid flera debetfakturor matchas kreditfakturan mot bäst lämpade debetfaktura, alltså den debet med minst kvar. För att först justera en leverantörsfaktura, till exempel bokföra den väljer du avbryt och gör justeringen och skapar sedan betalfilen på nytt.

Om du inte vill lägga till några kreditfakturor klickar du direkt på skapa/skicka betalfil så skapas filen med endast de poster du valde från leverantörsfakturalistan.

3.21-La_gga_till_kreditfakturor_till_betalfil.png



Det kan även finnas kreditfakturor som skapats utifrån en debetfaktura och som ska kvittas, dessa kommer inte att skickas med i betalningen utan kvittas internt varför man kan behöva komma överens med sin leverantör om att göra på detta sätt. Kvittningen sker vid en fråga som dyker upp i samband med att kreditfakturan bokförs, då ges möjligheten att slutbetala både kreditfakturan och originalfakturan direkt. Vill man detta får man välja datum och konto betalningen ska bokföras mot så skapas och bokförs betalverifikatet för de båda, annars bokförs endast kreditfakturan. 

3.22_-_Kvittning_av_debet_och_kredit.png

 


Behandla betalfiler
Om du skulle behöva återställa en betalfil klickar du på verktyget Behandla betalfiler som du hittar till höger över leverantörsfakturalistan.


3.png

 

Du får då upp en ruta där du ser de betalfiler som skapats och här markerar du de fakturor som ska återställas. Fakturorna kommer ändra status till "Obetalda" eller "Obetalda förfallna" och du kan då skapa en betalfil med dem igen. Detta återställer alltså betalningarna internt i Fortnox, du måste fortfarande hantera eventuellt behov av återställning på banken manuellt.


3.20_-_Behandla_betalfiler_skriv_ut_rapport_i_efterhand.png
Genom att klicka på den blå länken med datum och klockslag vid varje betalfil har du även en möjlighet att i efterhand skriva ut en rapport på innehållet i den valda betalfilen. 


Inaktivera betalfil
På en leverantör i leverantörsregistret kan du inaktivera möjligheten att skapa betalfiler som innehåller fakturor från denna leverantör. Detta är bra om du exempelvis betalar via autogiro. Gå in på leverantören i ditt register och ange "Ja" under rubriken Inaktivera betalfil, se bild nedan. 


inaktivera_betalfil.PNG

 

Du kan även inaktivera möjligheten att skapa betalfil direkt inne på fakturan, klicka i så fall på verktyget Inaktivera betalfil som du hittar uppe till höger. I leverantörsfakturalistan kommer alla fakturor som inaktiverats för betalfil vara markerade med ett kryss längst ute till höger. 


4.png

 

När du sedan skapar en leverantörsfaktura kommer du ha möjlighet att aktivera betalfil uppe till höger på fakturan, om du vill att just den ska kunna betalas via fil. 


verktyg_inaktivera_betalfil.PNG

 

Väljer du att sortera din leverantörsfakturalista genom att klicka på filterknappen "Obetalda" eller "Obetalda förfallna" så visas alla fakturor, även de som har markerats med inaktivera betalfil. Om du markerar alla kommer de med inaktivera betalfil exkluderas i filen och du får ett meddelande som talar om vilka leverantörsfakturor som inte togs med. Vill du ta ut en lista på endast de fakturor som har betalfil aktiverad i t.ex. statusen obetalda kan du använda utökad sökning. 


leverant_rsfakturalista.PNG