Betala leverantörsfakturor

 

I Fortnox Bokföring kan du enkelt hantera betalningar av dina leverantörsfakturor. Med en automatisk koppling kan du skicka betalningar direkt till banken samt automatiskt få återrapportering på utförda betalningar. Om en koppling saknas kan du ändå ta ut en betalfil som du kan ladda upp i internetbanken. I vissa fall kan du även få återrapporteringen på en fil som du kan läsa in i programmet och få betalningarna matchade mot dina leverantörsfakturor, klara att bokföra.

Lägg in dina bankuppgifter

För att kunna skapa en korrekt betalfil behöver du först lägga in dina bankuppgifter under Register - Bankkonton

Regbetlev.jpg

Vill du använda dig av den automatiska kopplingen så klickar på knappen Bankintegration, för att ansluta ditt bankkonto. 
De olika bankerna har olika förfaranden för överföring av filer, kontakta din bank för mer information. 

Skicka fakturor för betalning

När anslutningen till din bank är klar, kan du gå till fliken Leverantörsfakturor och markera de fakturor du vill betala. Klickar du på filtret Obetalda sorteras listan så att endast obetalda fakturor visas. Röda innebär att förfallodatum passerats. Klicka på knappen Betalfil längst ned till höger. 

1.png

I den nya vyn på knappen Skapa längst ned till höger ser du vad du kan göra baserat på vilken bank du valt och om du har en automatisk koppling. 

Har du en bankintegration med automatisk koppling skickas betalfilen direkt till internetbanken. För att betalningen ska utföras måste du först logga in på din internetbank och signera betalfilen. 

Är kopplingen manuell innebär istället Skapa att betalfilen laddas ned, så att du sedan manuellt kan ladda upp den på internetbanken.

2.png

De fakturor som finns med i en skapad betalfil ändrar färg till blå eller lila, och får status Under betalning

 

Återrapportering - när betalningarna är utförda

När banken genomfört betalningarna kan du få återrapportering under fliken Utbetalningar för att pricka av vilka leverantörsfakturor som betalats. För att kunna få återrapporteringsfiler behöver även leverantörsbetalningarna vara skickade till din internetbank via en betalfil.

Om du har en automatisk bankkoppling för att ta emot utbetalningar registreras betalningarna där flera gånger om dagen, det enda du behöver göra om matchningen lyckats är att klicka på knappen Bokför.

Om du använder återrapporteringsfil utan automatisk koppling får du istället hämta återrapporteringsfilen i din internetbank för att läsa in den under fliken Utbetalningar, antingen genom att klicka på Läs in betalfil längst upp till höger, eller bara genom att dra in och släppa filen.

När återrapporteringen är inläst i programmet, visas vilka utgående transaktioner som filen innehöll. På varje transaktion visas även om den kunnat matchas mot en leverantörsfaktura. Matchningen görs på fakturans löp-, OCR-, fakturanummer eller belopp, och med olika färger visar vi hur matchningen gått: 

Matchade fakturor (grön färgmarkering)

Fakturor som matchats och slutbetalats utan problem får en grön färgmarkering. 

Kontrollera matchning (gul färgmarkering)

Fakturor där en matchning gjorts men där ett ställningstagande behövs får istället en gul färgmarkering. Det kan t.ex. bero på att beloppen inte stämmer överens, om endast en delbetalning gjorts. Eller så stämmer beloppet men det finns inget matchande nummer. Klickar du på raden visas en ruta med information om matchningen där du kan godkänna att utbetalningen kopplats till rätt faktura, i så fall blir den grön. För att bokföra betalningen av fakturan markerar du blocket och klickar på knappen Bokför längst ner till höger. 

Misslyckad matchning (röd färgmarkering)

De utbetalningar som inte lyckats matchas blir röda och för att kunna bokföra betalningen behöver du matcha dessa manuellt. Det gör du genom att klicka på transaktionen för att välja vilken faktura det gäller. Då visas en ruta som innehåller all information om transaktionen samt relaterad information om dina obetalda fakturor. Här kan du söka fram eller göra urval för att hitta fakturan du betalat. När du hittat aktuell faktura klickar du på knappen Matcha nere till höger så ändrar fakturan färg till grön och du kan bokföra alla betalningar. 

Bortskrivning
En misslyckad matchning kan uppstå exempelvis när en utbetalning inte avser en betald leverantörsfaktura eller när fakturan redan är slutbetald. Du har då möjlighet att göra en så kallad bortskrivning av detta belopp. Du gör det genom att klicka på B:et ute till höger på raden. En mindre ruta öppnas, där du har möjlighet att välja vilket bokföringskonto som du vill boka beloppet på. När du gjort bortskrivningen blir raden grön och du kan använda knappen bokför på samtliga utbetalningar.

Ta bort beloppet
Alternativet till att göra en bortskrivning av beloppet är att ta bort beloppet. Detta gör du genom att klicka på soptunnan längst ut till höger på raden. Tänk då på att du bör bokföra utbetalningen av beloppet genom att skapa en manuell verifikation.

Radera transaktion
Du kan också välja att radera transaktioner som ej gått att matcha om de inte skall vara med i bokföringen alls. För att ta bort den röda transaktionen klickar du på soptunnan längst till höger på raden.

NEW_3_ro_d_fa_rgmarkering__kopia_.png

Har du flera rader med ej matchade transaktioner som du vill ta bort, kan du klicka på Ta bort ej matchade betalningar längst upp till höger ovanför listan över dina utbetalningar, för att ta bort samtliga på en och samma gång.

Ta_bort_ej_matchade_betalningar.png

Du måste slutligen bekräfta borttagningen av samtliga ej matchade transaktioner.

Bekra_fta_borttagning.png

 

Leverantörens betaluppgifter

När du betalar en leverantörsfaktura är det leverantörens betaluppgifter i kombination med hanteringen av din bank som styr hur betalningen kommer utföras. För inrikesbetalningar används Bankgiro, Plusgiro och clearingnr plus kontonr från leverantören. För utlandsbetalningar används istället leverantörens Iban och Bic vilket du kan läsa mer om r.

 

Kreditfakturor

Kreditfakturor eller kreditnotor innebär att en leverantör har skickat en faktura med ett negativt belopp som du skall få tillbaka, till exempel om du betalt för mycket. Sådana kreditfakturor är vanligt att matcha mot en leverantörsfaktura med positivt belopp, det vill säga en debetfaktura. Om din bank tar emot LB-formatet kan du med vissa begränsningar skicka kreditfakturor fristående för så kallad kreditbevakning så parar bankgirot ihop den med nästa debetfaktura åt dig. I övriga format såsom ISO20022 och PO3 behöver man para ihop dessa själv genom att checka i dem tillsammans och lägga dem i samma betalfil.

Lägg till kreditfakturor i betalfilen

För att underlätta att hålla reda på kreditfakturor finns det i Fortnox en hjälpfunktion för att lägga till kreditfakturor i betalfilen. När du skapar din betalfil kontrolleras om du för leverantören i fråga har fått in en kreditfaktura som du inte markerat men skulle kunna ta med i betalfilen. Om så är fallet öppnas en ruta där vi visar vilka kreditfakturor som kan paras ihop med en debetfaktura och kan lyftas in i betalfilen. 

3.png

Här ser du även fakturor som är i en status som inte går att lyfta in direkt, till exempel om de inte är bokförda. Om du klickar på en sådan faktura får du då ett förklarande felmeddelande så att du till exempel kan välja att hantera eller skynda på dessa.
Du har även möjlighet att sortera listan på de föreslagna kreditfakturorna på leverantörsnamn alternativt status.

För att ta med en kreditfaktura klickar du på den så läggs den till i underlaget för betalfilen. I formatet ISO20022/XML kan upp till 5 kreditfakturor per leverantörsfaktura läggas till om betalningen ska gå till leverantörens Bankgiro. I övrigt gäller en kreditfaktura förutom för betalningar i Euro där kreditfakturor inte kan hanteras.
Vid flera debetfakturor matchas kreditfakturan mot bäst lämpade debetfaktura, alltså den debet med minst kvar. För att först justera en leverantörsfaktura, till exempel bokföra den, väljer du avbryt och gör justeringen och skapar sedan betalfilen på nytt.

Om du inte vill lägga till några kreditfakturor klickar du direkt på Skapa/Skicka betalfil så skapas filen med endast de poster du valde från leverantörsfakturalistan.

Det kan även finnas kreditfakturor som skapats utifrån en debetfaktura och som ska kvittas, dessa kommer inte att skickas med i betalningen utan kvittas internt varför man kan behöva komma överens med sin leverantör om att göra på detta sätt. Kvittningen sker vid en fråga som dyker upp i samband med att kreditfakturan bokförs, då ges möjligheten att slutbetala både kreditfakturan och originalfakturan direkt. Vill man detta får man välja datum och konto betalningen ska bokföras mot så skapas och bokförs betalverifikatet för de båda, annars bokförs endast kreditfakturan. 


4.png

 

Återställa betalfiler

Om du skulle behöva återställa en betalfil klickar du på verktyget Behandla betalfiler som du hittar till höger över leverantörsfakturalistan.

5.png 

En ruta öppnas då där du ser de betalfiler som skapats och här markerar du de fakturor som ska återställas. Fakturorna kommer att ändra status till Obetalda eller Obetalda förfallna och du kan då skapa en ny betalfil med dem inkluderade.

OBS! Detta återställer alltså betalningarna internt i Fortnox, du måste fortfarande hantera eventuellt behov av återställning på banken manuellt.

6.png

Genom att klicka på den blå länken med datum och klockslag vid varje betalfil har du även en möjlighet att i efterhand skriva ut en rapport på innehållet i den valda betalfilen. 

 

Inaktivera betalfil

På en leverantör i leverantörsregistret kan du inaktivera möjligheten att skapa betalfiler som innehåller fakturor från denna leverantör. Detta är bra om du exempelvis betalar via autogiro. Gå in på leverantören i ditt register och ange Ja under rubriken Inaktivera betalfil, se bild nedan. 

7.png 

Du kan även inaktivera möjligheten att skapa betalfil direkt inne på fakturan, klicka i så fall på verktyget Inaktivera betalfil som du hittar uppe till höger. I leverantörsfakturalistan kommer alla fakturor som inaktiverats för betalfil vara markerade med ett kryss längst ute till höger. 

8.png

 

När du sedan skapar en leverantörsfaktura kommer du ha möjlighet att aktivera betalfil uppe till höger på fakturan, om du vill att just den ska kunna betalas via fil. 

9.png 

Väljer du att sortera din leverantörsfakturalista genom att klicka på filterknappen Obetalda eller Obetalda förfallna så visas alla fakturor, även de som har markerats med inaktivera betalfil. Om du markerar alla kommer de med inaktivera betalfil exkluderas i filen och du får ett meddelande som talar om vilka leverantörsfakturor som inte togs med. Vill du ta ut en lista på endast de fakturor som har betalfil aktiverad i t.ex. statusen obetalda kan du använda utökad sökning. 

10.png

 

Lagring av bankfiler för återrapportering

Alla återrapporteringsfiler som har lästs in kommer att lagras då återrapporteringen för utbetalningarna är bokförd. Dessa återrapporteringsfiler sparas på betalverifikationen. Du kan ladda ner dem genom att klicka på ikonen som indikerar att det finns en kopplad betalfil.

NEW_9_lagring_av_bankfiler.png