Hantera rapporter för administratörer

Följ

I Fortnox Kvitto & Resa har du som administratör full kontroll på alla utläggsrapporter som hanteras i organisationen. Ibland finns det rapporter som du behöver hantera, då kan du t.ex. skicka tillbaka rapporten till den anställde eller attestanten eller så kan du själv ändra och skicka in den. Nedan följer en del frågeställningar om rapporter som du bör ha koll på.

 

Hur ser jag att det finns rapporter att hantera?
När du loggar in och växlar över till en organisation syns en notis med en röd siffra bredvid Rapporter i menyn till vänster om det finns rapporter att hantera.

Rapporter_inskickade_-_administrato_r.png



Hur skickar jag tillbaka en rapport?

Leta upp rapporten under fliken Att attestera eller fliken Redo att skickas, du ser antalet rapporter under respektive flik till höger om flikens namn. För den aktuella rapporten klickar du sedan på Hantera ute till höger om rapporten och väljer Skicka tillbaka till användaren eller Skicka om för attest.

Hantera_rapport_-_Administrato_r.png



Hur ändrar jag i en rapport innan jag skickar in den?
För att ändra en rapport krävs inställningen "Tillåt administratörer att ändra rapporter", den hittar du under Inställningar i vänstermenyn. Klicka då på rapportens namn så får du upp en lista över alla utlägg som ingår i rapporten. Där klickar du på de fält du vill ändra och justerar värdet.

Om du bockar ur Automatisk kontering så får du möjlighet att kontera utlägget manuellt på just denna rapport. Vill du istället ändra vilket konto som skall användas för kategorin även för framtida registreringar så gör du det under Inställningar och Utläggskategorier. När du sedan skickar in rapporten med Automatisk kontering ibockat så används de nya inställningarna.

A_ndra_i_rapport_innan_inskick_-_Administrato_r.png




Hur skickar jag in en korrigerad rapport?

Efter att du har korrigerat de utlägg som behöver ändras så är det bara att skicka om rapporten genom att klicka på Hantera till höger om rapporten.

Korrigera_-_skicka_om_rapport_-_Administrato_r.png



Följer information om deltagare vid representation med över till Fortnox?
Skickar du rapporten som ett verifikat till Fortnox Bokföring så kommer informationen kring deltagare automatiskt med. Detta då hela PDF-rapporten följer med som en kopplad bild och man ser alla angivna deltagare i rapporten som underlag till affärshändelsen.

Skickar du varje utlägg som ett eget verifikat så kommer respektive kvittobild att kopplas till respektive verifikat, hela rapporten kommer alltså inte med utan endast kvittona var för sig. I det här fallet bör man antingen bifoga en deltagarlista på representationsutlägg genom att lägga till bilagor längst ner vid registreringen av utlägget. Alternativt så kan användarna ange vilka som deltog i text i utläggets beskrivning om det görs tillgängligt.


När bokförs utläggsrapporten?
Beroende på organisationens inställningar kan du välja vilket datum som ska användas för verifikationerna som skapas. Det finns möjlighet att välja ett valfritt datum vid inskick men för att det ska vara möjligt bör du aktivera redigeringsläget av rapporterna. Det innebär att godkända rapporter samlas upp innan de manuellt skickas iväg till mottagaren. Det går också bra att använda datumet för senaste utlägget eller inskickningsdatumet som bokföringsdatum.



Varför får inte attestanten rapporten när jag ändrat vem som skall attestera?
Efter att du har bytt attestant så kommer nya rapporter som skickas in efter ändringen få den nya personen som attestant. Rapporter som skickats in innan detta ligger redan för attest hos tidigare attestant. Du kan skicka om dessa rapporter till den nya attestanten under Rapporter och fliken Att attestera. Klicka där på Hantera längst ut till höger om rapporten och välj Skicka om för attest.