Utlägg & Traktamente - vanliga frågor

Följ

 

Nedan följer de vanligaste frågeställningar gällande utlägg och traktamente när du använder Fortnox Kvitto & Resa.

 

Hur registrerar jag ett utlägg i appen?




Hur byter jag utläggskategori på ett befintligt utlägg?
Gå in på utlägget och klicka på den befintliga kategorin för att byta till en annan kategori.


Måste jag spara mina kvitton efter att jag har fotat dem i appen?
Den anställde bör spara de fysiska originalkvittona då bokföringslagen säger att kvitton och andra dokument med räkenskapsinformation måste arkiveras. Man måste också kunna styrka kostnader om Skatteverket genomför en granskning. Vi vet att konkurrenter till oss säger att man kan kasta sina kvitton efter att ha fotat dem, men i de diskussioner vi har haft med Skatteverket så är våra rekommendationer att man alltid sparar de fysiska papperskvittot. Våra förhoppningar är att man i framtiden ska slippa detta men vi tar det säkra före det osäkra och rekommenderar att det fysiska kvittot sparas.


Hur hanterar jag de kvitton jag tagit emot via e-mail?
När du fått ett kvitto till din e-mail behöver du inte skriva ut det. Det räcker med att du vidarebefordrar mailet till kvitto@fortnox.se. Observera att du måste skicka kvittot från samma e-mailadress som du har registrerat på ditt konto. På så sätt skapas ett nytt utlägg automatiskt upp på ditt konto där kvittot används som underlag.



Hur registrerar jag ett inrikestraktamente i appen?




Hur registrerar jag ett utrikestraktamente i appen?




Hur hanterar man Endagsförrättning i Fortnox Kvitto & Resa?
Endagsförättning vilket ofta kallas endagstraktamente dvs. en resa utan övernattning är skattepliktigt, precis som vanlig lön. Många arbetsgivare väljer att ändå betala ut ersättning till den anställde för sådana resor vilket enkelt hanteras i Kvitto & Resa.

För att slå på endagsförättning i Kvitto & Resa behöver du som är administratör i Kvitto & Resa ställa in detta i inställningarna. För att läsa mer om detta, klicka här.



När ska jag skapa utläggsrapporter?
Vi rekommenderar att du registrerar utläggen direkt när du får kvittona i handen under månadens gång. I slutet av månaden när det är dags att skicka in utläggen skapar du en utläggsrapport dit du knyter alla dina pågående utlägg och skickar in.

 

Hur skickar jag in mina utlägg?
1. Klicka på plustecknet i appen och välj utläggsrapport.
2. Välj vilka utlägg som ska inkluderas i rapporten.
3. Spara och skicka in rapporten.


Var hittar jag mina skickade rapporter?
Gå in under Utläggsrapporter i menyn till vänster, under sektionen Inskickade rapporter alternativt Utbetalda rapporter (beroende på din organisations inställningar) ser du alla dina inskickade/utbetalda rapporter.


Hur raderar jag ett utlägg från en utläggsrapport?
Klicka in dig på rapporten så att du ser alla utlägg som är inkluderade i rapporten under Inkluderade utlägg. Här måste du först bocka ur det utlägget som du vill radera och sen spara rapporten så att det inte längre ingår i rapporten. Gå sedan till översikten så ligger utlägget nu under Pågående utlägg. Klicka in dig på utlägget så hittar du alternativet Radera där.


När sker utbetalning av utläggen?
Fortnox Kvitto & Resa hanterar inte attest och utbetalning av utläggen utan detta sköts av din arbetsgivare. Kontakta därför din chef eller närmsta administratör om du har du frågor kring statusen på dina utlägg.