Så registrerar du utlägg i appen

Följ

I Fortnox Kvitto & resa kan du registrera utlägg på både webben och i appen, för representation, milersättning och traktamente. Dessutom har du en översikt med alla dina rapporter samt meddelanden och personliga inställningar.

 

Ladda ner appen och kom igång
• Ladda ner appen Fortnox Kvitto & Resa från App Store eller Google Play.
• Öppna appen och logga in med dina användaruppgifter.

Översikt är den första sidan som syns efter att du har loggat in. Här ser du dina ej inskickade utläggsrapporter samt dina pågående utlägg.

2-O_versikten.png


Registrera utlägg



• Klicka på plustecknet längst ner och välj Nytt utlägg.

3-Nytt_utla_gg.png

• Fota kvittot med den den runda slutarknappen i mitten längst ned, mobilens kamera används med anpassade funktioner. Till höger om slutarknappen kan du aktivera beskärning av kvittotsom gör att bakgrunden tas bort och endast kvittot kommer med i bild. Du kan även slå på eller av blixten med knappen utformad som en blixt, längst ner till höger.

IMG_0013.png

• Det går också att använda en redan tagen kvittobild. Klicka då på Avbryt och sedan på kamerasymbolen och Välj från bildbiblioteket för att hämta kvittot.

IMG_0014.png

• Fyll i återstående information om utlägget i respektive fält samt välj rätt kategori om inte appen gjort detta åt dig.


IMG_0015.png




Registrera representationsutlägg
• Klicka på plustecknet på sidan Översikt och välj Nytt utlägg.
• Välj utläggskategori längst ner i listan under Representation beroende på om det är intern eller extern representation.
• Fota ditt kvitto.
• Fyll i information om utlägget. Här behöver du ange vilken typ av representation. Fyll i om det ingick starksprit, vin eller starköl i representationen. Du avslutar sedan med att ange vilka som deltog under Gäster.

8-Representation.png


Registrera ny milersättning
• Klicka på plustecknet på sidan Översikt och välj Ny milersättning.
• Fyll i information om milersättning.

Ersättning per kilometer samt valbara biltyper sätts upp av organisationen. Vid osäkerhet eller om du saknar något kontakta administratören på din organisation.

9-Milersa_ttning.png





Registrera traktamente

Inrikes traktamente
• Klicka på plustecknet högst upp till höger på sidan Översikt och välj Nytt traktamente.
• Välj kategorin för traktamente inrikes.
• Fyll i informationen kring din resa. Vid traktamente inrikes behöver du ange resmål samt tid då resan påbörjades och avslutades.

10-Inrikestraktamente.png

• Under Kost och logi, anger du de utgifter som företaget bekostat åt dig för att traktamentet ska beräknas ut skattemässigt korrekt. Logi är det vanligt att företaget bekostar och det är därför redan markerat.

11-Kost_och_logi_inrikestraktamente.png


Utrikes traktamente
• Klicka på plustecknet högst upp till höger på sidan Översikt och välj Nytt traktamente.
• Välj kategorin för traktamente utrikes.
• Fyll i information kring din resa. Vid traktamente utrikes behöver du ange när resan påbörjades i Sverige, var du reste samt ankomsttid till destinationen. Slutligen fyller du i avgångstid från landet du besökt samt när resan avslutades i Sverige. Det går även att lägga till ytterligare resmål om fler länder besöktes.

12-Utrikestraktamente.png



Skicka in utlägg
Utläggen sparas på ditt personliga konto och du hittar dem under Översikt under Pågående utlägg. Efter att du registrerat och sparat ett flertal utlägg under en viss tidsperiod eller också under en viss aktivitet (ex. ett intervall på en månad eller under en tjänsterresa) är det dags att skicka in dina utlägg. I exemplet enligt bilden nedan ser du att vi har fyra pågående utlägg sparade men som ännu inte skickats in till arbetsgivaren.

2-O_versikten.png

• Klicka på plustecknet längst ner.
• Välj Skapa utläggsrapport.

14-Skapa_utla_ggsrapport.png

• Fyll i rapportinformation och klicka i de utlägg som ska ingå i rapporten

15-Ga__igenom_utla_ggsrapport.png

• Klicka på Förhandsgranska för att få upp en förhandsvisning av rapporten där du kan kontrollera att all information och alla bilder är korrekta. Klickar du istället på Spara så sparas rapporten på Översikt under Ej inskickade rapporter.
• Vill du skicka in rapporten så klickar du på Skicka rapport. Rapporten skickas då till uppsatt mottagare för din organisation.


Funktioner i vänstermenyn
De huvudsakliga funktionerna når du som användare direkt från sidan Översikt. I menyn till vänster har du tillgång till all den funktionalitet som tjänsten erbjuder.

16-Va_nstermenyn.png

Översikt
Översikt är den första sidan som syns efter att du loggat in. Här ser du dina ej inskickade rapporter och dina pågående utlägg.

Nytt utlägg
Det fungerar lika bra att klicka på Nytt utlägg ute i vänstermenyn för att skapa ett nytt utlägg istället för att klicka på plustecknet på Översikt.

Utläggsrapport
Under Utläggsrapporter ser du status på alla dina rapporter. Klickar du på pennan längst ner i höger hörn kan du direkt där skapa en ny utläggsrapport.
Meddelanden
Här samlas alla dina meddelanden du tar emot via tjänsten.

Inställningar
Under Inställningar ändrar du inställningarna på ditt personliga användarkonto. Du kan i den vyn ändra språk och datumformat samt byta lösenord eller ändra/lägga till en profilbild. Appen räknar automatiskt ut momsen efter att du fyllt i totalbeloppet. Den funktionen kan du om du vill stänga av under Inställningar. Du kan även aktivera automatisk tolkning av dina kvitton, vilket innebär att vi läser ut belopp, moms och datum automatiskt

Maila in kvitton
Om du får kvitton till din mail kan du enkelt vidarebefordra dessa till kvitto@fortnox.se. Tänk på att du måste skicka kvittot från en mailadress som är kopplat till ditt konto. Du kan lägga till fler mailadresser under Inställningar.