Kom igång med Kvitto & Resa för administratörer

Följ

Som administratör i Fortnox Kvitto & Resa kan du anpassa utläggsprocessen precis så som du och ditt företag vill ha det. Du kan när som helst justera vilka moment som skall ingå i hela utläggsprocessen, hur gränssnitten skall se ut och vilka användare som skall kunna göra vad.

 

Tilldela administratörer i Kvitto & Resa
De användare som skall kunna agera som en administratör i Kvitto & Resa behöver vara Systemadministratör eller Programadministratör för Kvitto & Resa i Fortnox. För att tilldela administratörer i Kvitto & Resa, kan du som är Systemadministratör klicka på företagsnamnet och välja Administrera användare. Där kan du t.ex. klicka i att en viss användare eller redovisningskonsult skall vara programadministratör för Kvitto & Resa eller Kvitto & Resa Plus.

 

Växla mellan Administratör och Privat läge
När du kommer in i Kvitto & Resa och är administratör hamnar du i administratörens gränssnitt för er organisation. I menyn till vänster har du möjlighet att växla till Privat läge. Detta är endast möjligt för vanliga användare, ej för redovisningskonsulter.

KvittoOresa-Privat_la_ge.png

 

Administrera utläggsprocessen

Utläggsprocessen är beroende av vad Kvitto & Resa skall vara kopplat mot, Fortnox Bokföring, Fortnox Lön eller andra rapportmottagare. Hur du byter från Fortnox Bokföring och anpassar därefter hittar du här.

Utläggsprocessen har en uppsättning med förvalda inställningar som du kan redigera och anpassa efter ert företag under Inställningar vilket beskrivs här nedan. T.ex. finns både inrikes och utrikes traktamente med aktuella regelverk förberedda.

Dessutom finns det vissa möjligheter som alltid finns tillgängliga för alla, t.ex. att man förutom att kunna skapa utläggen i SEK även kan göra det i utländsk valuta. Då hämtas valutakursen från open exchange rates och översätts till SEK in i bokföring eller lön.

 

Min organisation
Under Min organisation i menyn till vänster Under hanterar du bl.a. attestering och design. Under Design bestämmer du hur tjänsten ska se ut för dina användare.

• Välj vilken ikon som ska visas för användarna i appen och webben. Om det finns en logotyp under Företagsuppgifter i Fortnox kommer den att hämtas automatiskt.
• Välj vilken bakgrundsbild som ska synas i appen och webben.   

 

Inställningar
Innan ni börjar använda Kvitto & Resa är det vissa inställningar du som administratör bör gå igenom för att anpassa utläggsprocessen efter era behov. Under Inställningar i menyn till vänster hittar du inställningar för rapporter, utläggskategorier, betalsätt, hantering / flöde, attestering samt kostnadsställen & projekt. Med hjälp av inforutorna och frågetecknen får du mer förklaringar om respektive funktion. Här bör du tänka igenom följande:

• Bestäm hur rapporten skall skickas in till t.ex. bokföringen.
• Välj om redigeringsläget ska vara aktiverat vilket gör att godkända rapporter samlas upp för administratören en extra gång innan de skickas till rapportmottagaren.  
• Bestäm vilka betalsätt användarna ska kunna välja mellan (gäller endast bokföring).
• Bestäm vilka utläggskategorier som ska finnas.
• Välj bokföringskonton för respektive utläggskategorier för hur utläggen ska konteras.
• Välj om projekt och/eller kostnadsställe ska vara aktiverade.
• Välj om attest ska vara aktiverat eller inte och vem som ska attestera rapporten.
• Välj vilka fält som ska vara synliga respektive obligatoriska.

Hur du går igenom dessa inställningar hittar du här.


Användare
Under Användare i vänstermenyn visas organisationens samtliga användare med tillgång till Kvitto & Resa. Alltså samtliga användare som har licens tilldelad samt under fliken redovisningskonsulter eventuella redovisningskonsulter. Här administrerar du t.ex. anställningsnummer för företagskort eller vilken avdelning en viss användare tillhör vilken ni kan basera attesteringen på.

Alla systemadministratörer och programadministratörer i Fortnox sätts som administratörer i Kvitto & Resa och kan då göra alla inställningar. Det är även dessa som kan skicka in rapporterna om redigeringsläget är aktiverat. 


Tilläggstjänster
För att automatisera och förenkla utläggshanteringen ytterligare är det möjligt att koppla tjänsten med företagskort, elektronisk körjournaler samt registrera drivmedelsförmåner.

Obs! För att kunna koppla tilläggstjänster krävs licens för Fortnox Kvitto & Resa Plus.

Gå in under Tilläggstjänster i menyn till vänster.

Under fliken Bankkopplingar har du möjlighet att koppla tjänsten med organisationens företagskort. Vid bankkoppling fungerar det så att alla köp som görs med kortet kommer automatiskt in till tjänsten och till rätt användare. Belopp, datum och inköpsställe fylls i automatiskt. Vill du läsa mer om kopplingen till företagskort, klicka här.

Tjänsteresor i egen bil eller tjänstebil resulterar i rapportering av milersättning. Det är möjligt att ansluta en elektronisk körjournal i tjänsten under fliken Elektronisk körjournal. Vill du läsa mer om kopplingen till elektronisk körjournal, klicka här.

Med funktionen för drivmedelsförmån kan de anställda registrera inköp av drivmedel om detta aktiverats för organisationen. För att läsa mer om detta, se Inställningar för Drivmedelsförmån respektive att Registrera Drivmedelsförmån.