Kom igång med Kvitto & Resa för administratörer

Följ

Som administratör i Fortnox Kvitto & Resa kan du anpassa utläggsprocessen precis så som du och ditt företag vill ha det. Du kan när som helst justera vilka moment som skall ingå i processen, hur gränssnitten skall se ut och vilka användare som skall kunna göra vad.

 

Inställningar
Innan ni börjar använda Kvitto & Resa är det vissa inställningar du bör gå igenom för att underlätta för er. Under Inställningar i menyn till vänster hittar du inställningar för rapporter, utläggskategorier, betalsätt, kontoplan, attestering, kostnadsställen & projekt samt inmatningsfält. Med hjälp av inforutorna och frågetecknen får du mer förklaringar om respektive funktion. Här bör du tänka igenom följande:

• Bestäm hur rapporten skall skickas in till t.ex. bokföringen.
• Välj om redigeringsläget ska vara aktiverat vilket gör att godkända rapporter samlas upp för administratören en extra gång innan de skickas till rapportmottagaren.  
• Välj ert momskonto under kontoplanen.
• Bestäm vilka betalsätt användarna ska kunna välja mellan (gäller endast bokföring).
• Bestäm vilka kategorier som ska finnas för organisationen och hur dessa ska konteras.
• Välj om projekt och/eller kostnadsställe ska vara aktiverade.
• Välj om attest ska vara aktiverat eller inte och vem som ska attestera rapporten.
• Välj vilka fält som ska vara synliga respektive obligatoriska.


Utseende
Gå in under Min organisation i menyn till vänster och sen in under fliken Design. Här bestämmer du hur tjänsten ska se ut för dina användare.

• Välj vilken logotyp och bakgrundsbild som ska synas i appen. Om det finns en logotyp för organisationen i Fortnox kommer den att hämtas automatiskt.


Användare
Under Användare i vänstermenyn visas organisationens samtliga användare med tillgång till Kvitto & Resa. Alltså samtliga användare som har licens tilldelad samt eventuella redovisningskonsulter under fliken konsulterar. 

Alla systemadministratörer i Fortnox sätts som administratörer i Kvitto & Resa. För att lägga till eller ta bort vilka som kan administrera Kvitto & Resa, klicka på användaren och ställ in om den skall vara markerad som administratör.


Tilläggstjänster
För att förenkla utläggshanteringen ytterligare är det möjligt att koppla tjänsten med organisationens företagskort och/eller en elektronisk körjournal.

Obs! För att kunna koppla en elektronisk körjournal krävs licens för Fortnox Kvitto & Resa Plus.

Gå in under Tilläggstjänster i menyn till vänster. Under fliken Bankkopplingar har du möjlighet att koppla tjänsten med organisationens företagskort. Vid bankkoppling fungerar det så att alla köp som görs med kortet kommer automatiskt in till tjänsten och till rätt användare. Belopp, datum och inköpsställe fylls i automatiskt. Vill du läsa mer om kopplingen till företagskort, klicka här. Tjänsteresor i egen bil eller tjänstebil resulterar i rapportering av milersättning. Det är möjligt att ansluta en elektronisk körjournal i tjänsten under fliken Elektronisk körjournal.



Växla mellan Administratör och Privat läge
I menyn till vänster har du möjlighet att växla från Privat läge till din organisation för att administrera inställningar, rapporter och användare i tjänsten. Detta fungerar endast för användare, ej konsulter.

KvittoOresa-Privat_la_ge.png

Du hamnar nu i administratörsgränssnittet för er organisation. Under Min organisation hanterar du dina företagsuppgifter, attest, design och faktureringsuppgifter. Du växlar enkelt i menyn till vänster beroende på om du vill administrera användare, inställningar eller rapporter.

KvittoOresa-Min_organisation.png