Kom igång med Nordea

Följ

Automatisk koppling till Nordea
Med den automatiska hämtningen av inkommande filer från Nordea kan du varje dag automatiskt få återrapportering på utbetalningar som matchas mot leverantörsfakturor, inbetalningar som matchas mot kundfakturor och kontoutdraget för avstämning och bokföring direkt in i Fortnox. Mer information om hur dessa betalflöden fungerar finner du längre ner i denna artikel. 


Checklista
För att komma igång med automatisk koppling till Nordea behöver du följa dessa steg:

  1. Skaffa Nordeas Företagspaket.
  2. Aktivera tjänsten Total IN Bas (Ifall du vill ta emot kundinbetalningar)
  3. Skicka in beställning av tilläggsavtal från bankkontot i Fortnox
    (Register - Bankkonton, välj Nordea som bank så hittar du länken till anmälningsformuläret)
  4. Fyll i dina bankuppgifter
    - Ditt P
    lusgiro-nummer som du vill ansluta.
    - Bocka för att filöverföring skall ske Automatiskt.
    - Har du Total In Bas för kundinbetalningar, fyll i Total IN-ID OBS! Inleds med stort T och stort I, följt av 6 siffror.
  5. Signera och skicka in avtal.
  6. Filerna börjar levereras in i Fortnox när anslutningen är klar efter cirka en vecka. 

Anslutning
För att få automatisk hämtning direkt in i Fortnox krävs det att du använder Nordeas Företagspaket, du anmäler och signerar sedan ett tilläggsavtal som du beställer i Fortnox. Det första du behöver göra är att sätta upp det bankkonto som du vill koppla, dessa hanterar du under register till höger i programmet och öppnar därefter upp bankkonton.

Register.png

 

Skapar du ett nytt konto anger du först Nordea som bank, då kommer du se länken du skall använda för att ansluta bankkontot längst ned tillvänster under Grunduppgifter. Innan du använder länken, fyll först i dina grunduppgifter och spara, allra viktigast där är ditt Plusgiro som är nyckeln för ditt bankkonto i integrationen. För att ta emot kundinbetalningar krävs även Total In Bas, du får då ett Total In-ID som du fyller i.

 Nordea.png

 

När du klickar på länken för automatiskt inkommande filer öppnas ett formulär där du ansöker om det tilläggsavtal som behövs för den automatiska kopplingen. Det du behöver för att ansluta dina konton är alltså Nordeas Företagspaket samt för inbetalningar även Total-In Bas.

Förutom nybeställning kan du med formuläret även göra tilläggsbeställning samt avbeställning. Alla beställningar ska alltid göras via detta anmälningsformulär gällande automatisk koppling mellan Fortnox och Nordea.

 Nordeaanma_lan.png

 

Formuläret

Har Nordeas företagspaket
Det krävs att du har Nordeas Företagspaket för att ha möjlighet att beställa den automatiska kopplingen. Om du inte innehar Nordeas Företagspaket behöver du kontakta banken i första hand.

Plusgiro-konto kopplat till företagspaketet
Här fyller du i det plusgiro-konto som du idag har kopplat till Nordeas Företagspaket.

Total IN-ID
Här fyller du i det Total IN-ID som du har fått från banken om du har Total IN Bas. Ett Total IN-IDinleds alltid med bokstäverna TI följt av 6 siffror, t.ex. TI001234. Om du har kontaktat Nordea för att ansöka om tjänsten Total In Bas och inte fått ett Total IN-ID än, skriv då ordet NYTT i fältet.

Ärende
Här väljer du vad ditt ärende gäller.
- Nyanmälan av filtjänst
- Tillägg av filtyp - endast de filtyper du kryssar i kommer att läggas till på din befintliga filtjänst.
- Borttagning av filtyp - endast de filtyper du kryssar i kommer att tas bort från din befintliga filtjänst.
- Avslutning av alla filtyper, det vill säga hela filtjänsten.

A_renden.png

Filtyper
Om din anmälan gäller nyanmälan, tillägg eller borttagning, behöver du här välja vilka filtyper det är du vill lägga till eller ta bort i den automatiska kopplingen mot Nordea.
- DA1: Återrapportering utbetalningar av leverantörsfakturor
- TL1: Inbetalningar av kundfakturor
- FS1: Kontoutdrag för kontoavstämning

GiroLink
Här ska du fylla i om du har GiroLink idag. Du har även möjlighet att välja att avsluta GiroLink. För att läsa mer om hur du med GiroLink kan skicka och hämta filer till och från Nordea och Bankgirot, klicka här.

Företagsuppgifter
Under företagsuppgifter fyller du i ditt företags organisationsnummer och företagsnamn. Dessutom skall du lägga till kontaktuppgifter för mottagare av tilläggsavtalet från Nordea. 

När du fyllt i formuläret så skickas informationen till Nordea. Därifrån skickas en fullmakt till angiven mottagare för signering tillsammans med ett svarskuvert. Kopplingen beräknas vara aktiv inom 1 vecka efter att komplett underskriven fullmakt är inkommen. Total IN Bas kundinbetalningar kan dröja upp till 10 dagar.

 

Manuell hantering av betalfiler med Nordea
Vi fokuserar i första hand på hantering med den automatiska kopplingen i Fortnox. På samma sätt kan du även använda GiroLink för att ta emot filerna och dra och släppa in dem i respektive vy i Fortnox.

De betalningar som kan hanteras manuellt med Nordea är:

  • Skapa leverantörsbetalningar (PO3-filer)
  • Ladda upp utförda leverantörsbetalningar i Utbetalningar (DA1-filer för återrapportering)
  • Ladda upp kundinbetalningar i Inbetalningar (TL1-filer)
  • Ladda upp kontoutdrag i Stäm-av-konto (FS1-filer)
  • Skapa autogiromedgivanden och betalningsuppdrag (BG-filer med ny layout)
  • Ladda upp autogiromedgivanden och betalningsuppdrag (BG-filer med ny layout återrapportering)
  • Skapa löneutbetalningar (KI-filer)


Betalflöden med Nordea

Skapa leverantörsbetalningar
Du väljer ut vilka leverantörsfakturor du vill betala i fliken Leverantörsfakturor genom att markera dem i listan och klicka på knappen betalfil som du finner längst ner till höger.


1.png

 

När du klickat på betalfil kommer du vidare till nästa steg där du får en sammanfattning av de leverantörsfakturor som kommer att ingå i din betalfil med möjlighet att justera datumet och beloppet på respektive faktura. För att skapa filen klickar du på Skapa PO3-fil längst ner till höger på sidan. Hanteringen av betalningen enligt PO3 medför att du själv behöver ha koll på kvittning mot kreditfakturor varför Fortnox här hjälper dig hitta och hantera relevanta kreditfakturor för leverantören. 

Vid Skapa PO3-fil säkerställer även Fortnox att fakturan och leverantören har tillräckligt ifylld information för önskad betalning. Om så är fallet får du en bekräftelse samt en direktlänk till en rapport över transaktionerna som skickats, denna kan du även hitta i efterhand under Behandla betafiler. Filen laddar du upp på Nordeas Internetbank.

 

visarapport.png

Skulle det vara så att banken validerat att de betalningar du laddat upp inte kan genomföras kan du behöva ta ut en ny justerad fil. För att kunna ta ut en fil på nytt behöver du i fliken leverantörsfakturor klicka på Behandla betalfiler för att återställa önskade betalningar.  

4.png

 

Återrapportering om registrerade utbetalningar av leverantörsfakturor
När banken på betaldatum genomfört betalningen av dina leverantörsfakturor får du tillbaka detaljerad återrapportering om registrerade utbetalningar. Du får då en klickbar notis om att utbetalningar lästs in som leder dig till vyn Utbetalningar. Där har det skapats ett block med transaktioner och matchningsinformation gällande vilka leverantörsfakturor som har betalats, se Registrera betalda leverantörsfakturor.

utbetalningsfil2.png

Har dina betalningar matchats mot leverantörsfakturor återstår bara att klicka på knappen bokför som du hittar längst ner till höger. Om nödvändig matchningsinformation saknas behöver du själv välja leverantörsfaktura eller först genomföra eventuella bortskrivningar, läs mer om detta här

 

Registrerade inbetalningar av kundfakturor 
När banken tagit emot inbetalningar från dina kunder får du dessa inlästa och matchade mot dina kundfakturor per automatik genom kopplingen med Nordea. Du får då en klickbar notis om att inbetalningar lästs in som leder dig till vyn Inbetalningar. Där har det skapats ett block med transaktioner och matchningsinformation gällande vilka kundfakturor som har betalats, se Registrera betalda kundfakturor.

 

inbetalningsfil_inla_st_nordea.png

Har dina kundinbetalningar matchats mot kundfakturor återstår bara att klicka på knappen bokför som du hittar längst ner till höger. Om nödvändig matchningsinformation saknas behöver du själv välja kundfaktura eller först genomföra eventuella bortskrivningar, läs mer om detta här.

 

Kontoavstämning med kontoutdraget
Med Nordea kan du också få ditt kontoutdrag inläst för kontoavstämning per automatik. Som vanligt behöver du först välja att hantera kontoavstämning automatiskt för ditt bankkonto. Här behöver du även ställa in vilket bokföringskonto som kontoutdraget skall stämmas av eller bokföras mot, t.ex. brukar ofta baskontoplanens 1930 användas för kassakontot. 

bankkoppling_sta_m_av.png

När du ställt in att din kontoavstämning ska tas emot automatiskt kommer dessa transaktioner komma in från kontoutdraget direkt in i fliken Stäm av konto på valt bokföringskonto och med rätt transaktionsdatum. 

Sta_m_av_konto.png 
Här kan knappen matcha transaktioner användas för att automatiskt stämma av banktransaktionerna mot bokföringen. Du kan även använda plusset för att få hjälp att bokföra banktransaktionerna direkt utifrån kontoutdraget. För att läsa mer om Stäm av konto, klicka här.

 

Skapa löneutbetalningar
När lönekörning är klar låter du din bank enkelt betala ut alla lönerna till dina anställda. Med Nordea kan löneutbetalningarna skapas och laddas upp på din internetbank. I löneberedning väljer du Skapa bankfil, då kommer lönebeskeden att få status "Utbetalda" och bli grönmarkerade i listan.  

Skapa_bankfil_lo_n.png

 

Skapa autogiro - medgivanden och betalningsuppdrag
För autogiro kan du skapa medgivanden och betalningsuppdrag till Nordea som skickar dem vidare till Bankgirot. När du väljer att skapa filen så inkluderas allt som är möjligt att skapa fil på. När de gått igenom Bankgirot så kommer de att skicka tillbaka en återrapporteringsfil till din internetbank som ger dig status på dina medgivanden och betalningsuppdrag. Dessa kan du hämta från din internetbank och läsa in i Autogiro under fliken Läs in fil. 

Skapa_Autogiro.png