Kom igång med Handelsbanken

Följ

Automatisk koppling till Handelsbanken
Är du kund till Handelsbanken kan du använda dig av den automatiska kopplingen för att hantera betalningar till och från banken. Du kan då skicka leverantörsbetalningar, löneutbetalningar och autogiro direkt ifrån Fortnox så att de bara behöver signeras i internetbanken. Du kan även automatiskt få de genomförda betalningarna registrerade och matchade mot leverantörsfakturor och få inbetalningar från dina kunder matchade mot kundfakturor. Du kan även få kontoutdraget automatiskt inläst för avstämning och bokföra transaktioner som saknas. Förutom att betalningar skickas och hämtas automatiskt får du även notiser till Fortnox, till exempel om det saknas täckning på kontot för en skickad betalning. Mer information om hur dessa betalflöden fungerar finner du längre ned i denna artikel. 


Checklista

  1. Skaffa Handelsbankens Företagspaket
  2. Beställ Handelsbankens tjänst Bankintegration från bankkontot i Fortnox, helt digitalt
    (Register - Bankkonton, välj Handelsbanken som bank och klicka på länken, du kommer då till den sida på Handelsbankens Internetbanken Företag där du efter inloggning beställer tjänsten Bankintegration)
  3. Fyll i dina bankuppgifter
    - Ditt Iban som du vill ansluta.
    - Ställ in att bankkopplingarna skall hanteras Automatiskt.
  4. Du kan nu skicka filer, återrapportering levereras in i Fortnox efter ca. 2 bankdagar.


Anslutning
För att få automatisk koppling mellan Fortnox och Handelsbanken behöver du teckna Handelsbankens tjänst Bankintegration för önskat bankkonto. Det första du behöver göra är att sätta upp det bankkonto som du vill koppla, dessa hanterar du under register till höger i programmet och öppnar därefter upp bankkonton.

 

Bankkontoregister-lista.jpg

 

Skapar du ett nytt konto anger du först Handelsbanken som bank, därefter kommer du se länken du skall använda för att ansluta bankkontot längst ned till vänster under Grunduppgifter. Innan du använder länken, fyll först i dina grunduppgifter och spara. Viktigast för att komma igång med den automatiska kopplingen är ditt IBAN som är nyckeln för ditt bankkonto i integrationen. För att skicka löner och autogiro behöver ditt bankgiro och ditt kundnummer hos Bankgirot fyllas i. 

 

Bankkontoregister-vy.png

När du klickar på länken för Automatisk bankintegration kommer du till beställningssidan i Handelsbankens internetbank där du loggar in och väljer vilket eller vilka bankkonton du vill ansluta. Där beställer du alltså anslutning av konton för tjänsten Bankintegration, en från Handelsbanken avgiftsbelagd men kostnadseffektiv tjänst som du kan få mer information om genom att kontakta din bank. 

logga_in.png

 

anslutning__1_.png

När anslutningen bekräftats får du en notis om detta i Fortnox och du kan då börja skicka betalningar till Handelsbanken. Om bankintegrationen är ny tar det ca. 2 bankdagar för Handelsbankens hantering innan du automatiskt kan ta emot återrapporteringen. 

Nu uppdateras även uppgifterna på dina bankkonto i Fortnox enligt beställningen av tjänsten. Om du har flera bankkonton uppsatta för Handelsbankens Bankintegration kan du endast välja mellan dessa i fälten IBAN respektive Bankgiro. För att ändra eller avsluta kopplingen använder du länken till banken igen. 

anmalan_handelsbanken.png

Om du tidigare har hanterat betalfiler i din internetbank ersätts denna hantering alltså av den automatiska kopplingen. Du slipper hantera betalfiler men de som lästs in kan du i efterhand hitta i Fortnox under respektive flik om du skulle vilja spåra betalningen. Skulle du behöva få ut någon annan fil från banken, t.ex. om en BGMax-fil behövs för ett annat affärssystem kontaktar du din bank.

De betalningar som kan hanteras automatiskt med kopplingen till Handelsbanken är:

  • Skicka leverantörsbetalningar (ISO20022-filer)
  • Ta emot utförda leverantörsbetalningar i Utbetalningar (ISO20022-filer)
  • Ta emot kundinbetalningar i Inbetalningar (ISO20022-filer)
  • Ta emot kontoutdrag i Stäm-av-konto (ISO20022-filer)
  • Skicka autogiromedgivanden och betalningsuppdrag (BG-filer med ny layout)
  • Skicka löneutbetalningar (KI-filer)

 

Manuell hantering av betalfiler med Handelsbanken
Vi fokuserar i första hand på hantering med den automatiska kopplingen men på samma sätt kan du även hantera betalfiler manuellt, genom att ladda upp och ned filer på Handelsbankens internetbank. Först behöver du välja Handelsbanken som bank på ditt bankkonto i Fortnox, då skapas filer som är anpassade för Handelsbanken. Filerna från internetbanken laddar du in i Fortnox genom att dra och släppa dem under respektive flik i Fortnox, till exempel Utbetalningar. Vid manuell filhantering tillkommer alltså bland annat stegen att hitta och eventuellt beställa rätt filer i internetbanken och spara ned filerna lokalt på datorn. 

De betalningar som kan hanteras manuellt med Handelsbanken är:

  • Skapa leverantörsbetalningar (LB-filer som innehåller SISU för utlandsbetalningar)
  • Ladda upp utförda leverantörsbetalningar i Utbetalningar (LB-filer för återrapportering)
  • Ladda upp kundinbetalningar i Inbetalningar (BGMax-filer)
  • Ladda upp kontoutdrag i Stäm-av-konto (Transaktioner csv-filer)
  • Skapa autogiromedgivanden och betalningsuppdrag (BG-filer med ny layout)
  • Ladda upp autogiromedgivanden och betalningsuppdrag (BG-filer med ny layout återrapportering)
  • Skapa löneutbetalningar (KI-filer)

 

Betalflöden med Handelsbanken

Skicka leverantörsbetalningar
Du väljer ut vilka leverantörsfakturor du vill betala i fliken Leverantörsfakturor genom att markera dem i listan och klicka på knappen betalfil som du finner längst ner till höger.

 

1.png

 

När du klickat på betalfil kommer du vidare till nästa steg där du får en sammanfattning av de leverantörsfakturor som kommer att ingå i din betalfil med möjlighet att justera datumet och beloppet på respektive faktura. För att skicka filen klickar du på skicka ISO20022-fil längst ner till höger på sidan. Hanteringen av betalningen stödjer SEPA vilket bl.a. innebär stora möjligheter för utlandsbetalningar och låga kostnader för betalningar i Euro. Det medför även att du själv behöver ha koll på kvittning mot kreditfakturor varför Fortnox här hjälper dig hitta och hantera relevanta kreditfakturor på leverantören.

2.png

 

Vid Skicka ISO20022-fil säkerställer även Fortnox att fakturan och leverantören har tillräckligt ifylld information för önskad betalning. Om så är fallet får du en bekräftelse samt en direktlänk till en rapport över transaktionerna som skickats, denna kan du även hitta i efterhand under Behandla betafiler. 

 

visarapport.png

När betalningen nått banken så kommer du få en notis om att den tagits emot. Filen landar då för signering i internetbanken vilket kan göras av alla som är behöriga där. Genom att på bankkontot välja att skicka e-post kan du här automatiskt informera valfri e-postadress om att filer skickats och behöver signeras. 

 

fil_mottagits_hb.png

 

Skulle det vara så att banken validerat att de betalningar du skickat inte kan genomföras kommer du att få en notis om detta. Det kan t.ex. vara om du angett felaktiga betaluppgifter på leverantören vilket då framgår av notisen. Du kan även få en sådan notis på betaldatum om t.ex. ditt kontosaldo saknar täckning för betalningen.

valideringAvFil.png

 

Notisen i sig är klickbar och tar dig till Behandla betalfiler där du kan återställa betalningen. Här blir den endast återställd hos Fortnox, du behöver också gå in på banken och ta bort filen för betalning för att det ska bli korrekt och inte riskera att dras dubbelt när du skickar in betalfilen på nytt. 

4.png

 

Återrapportering om registrerade utbetalningar av leverantörsfakturor
När banken på betaldatum genomfört betalningen av dina leverantörsfakturor får du tillbaka detaljerad återrapportering om registrerade utbetalningar. Du får då en klickbar notis om att utbetalningar lästs in som leder dig till vyn Utbetalningar. Där har det skapats ett block med transaktioner och matchningsinformation gällande vilka leverantörsfakturor som har betalats, se Registrera betalda leverantörsfakturor.

 

utbetalningsfil_inla_st.png

 

Har dina betalningar matchats mot leverantörsfakturor återstår bara att klicka på knappen bokför som du hittar längst ner till höger. Om nödvändig matchningsinformation saknas behöver du själv välja leverantörsfaktura eller först genomföra eventuella bortskrivningar, läs mer om detta här.

 

Registrerade inbetalningar av kundfakturor
När banken tagit emot inbetalningar från dina kunder får du dessa inlästa och matchade mot dina kundfakturor per automatik genom kopplingen med Handelsbanken. Du får då en klickbar notis om att inbetalningar lästs in som leder dig till vyn Inbetalningar.Där har det skapats ett block med transaktioner och matchningsinformation gällande vilka kundfakturor som har betalats, se Registrera betalda kundfakturor.

 

inbetalningsfil_inla_st_hb.png

 

Har dina kundinbetalningar matchats mot kundfakturor återstår bara att klicka på knappen bokför som du hittar längst ner till höger. Om nödvändig matchningsinformation saknas behöver du själv välja kundfaktura eller först genomföra eventuella bortskrivningar, läs mer om detta här.
 

Kontoavstämning med kontoutdraget
Med Handelsbanken kan du också automatiskt få ditt kontoutdrag inläst för att stämma av eller bokföra utifrån ditt konto. Som vanligt behöver du först välja att hantera kontoavstämning automatiskt för ditt bankkonto. Här behöver du även ställa in vilket bokföringskonto som kontoutdraget skall stämmas av eller bokföras mot, t.ex. brukar ofta baskontoplanens 1930 användas för kassakontot. 

bankkoppling.png

När du ställt in att din kontoavstämning ska tas emot automatiskt kommer dessa transaktioner komma in från kontoutdraget direkt in i fliken Stäm av konto på valt bokföringskonto och med rätt transaktionsdatum. 

6.png

Här kan knappen matcha transaktioner användas för att automatiskt stämma av banktransaktionerna mot bokföringen. Du kan även använda plusset för att få hjälp att bokföra banktransaktionerna direkt utifrån kontoutdraget. För att läsa mer om Stäm av konto, klicka här.

Skicka löneutbetalningar
När lönekörning är klar låter du din bank enkelt betala ut alla lönerna till dina anställda. Med Handelsbanken kan löneutbetalningarna skickas med automatik. På ditt bankkonto fyller du i ditt Bankgiro och Kundnummer Bangirot så skapas en KI-fil. I löneberedning väljer du Skicka bankfil för att skicka betalningarna direkt till Handelsbanken. När filen skickats kommer lönebeskeden att få status "Utbetalda" och bli grönmarkerade i listan.  Väljer du istället Skapa bankfil laddas filen ned för manuell uppladdning på internetbanken.

 Skicka_bankfil.png

Skicka autogiro - medgivanden och betalningsuppdrag
För autogiro kan du skicka medgivanden och betalningsuppdrag automatiskt direkt till Handelsbanken som skickar dem vidare till Bankgirot. På ditt bankkonto fyller du i ditt Bankgiro och Kundnummer Bangirot så kan du skapa en fil på formatet BG Autogiro - Ny fillayout. När du väljer att skapa filen så inkluderas allt som är möjligt att skapa fil på. När de gått igenom Bankgirot så kommer de att skicka tillbaka en återrapporteringsfil till din internetbank som ger dig status på dina medgivanden och betalningsuppdrag. Dessa kan du hämta från din internetbank och läsa in i Autogiro under fliken Läs in fil. 

Autogiro.png