Att registrera tid i Fortnox Tid

Följ

Fliken Registrering är navet i Fortnox Tid. Det är här alla registreringar görs, samlas och hanteras.

Med knapparna uppe till höger, väljer du om du vill visa aktuell dag, ett tidsintervall av fem dagar eller en hel vecka. Du kan också välja att gå till en specifik dag genom att i datumfältet ovanför tabellen fylla i det datum du vill se. För att komma tillbaka och visa aktuell dag, klickar du på knappen Idag längst till vänster. Dagens datum hämtas från datuminställningarna på datorn, surfplattan eller telefonen du arbetar på.


Tidsregistrering
Klicka på knappen + NY TID i övre högra hörnet för att skapa en ny registrering. En dialogruta öppnas:

Att_registrera_tid_1.png

Datum: Välj först vilket datum tidsregistreringen gäller. Dagens datum kommer alltid upp som förslag.

Kostnadsställe: Om tidsregistreringen ska kopplas till ett specifikt kostnadsställe väljer du det här. Kostnadsstället sparas till nästa inmatning om du inte aktivt ändrar eller tar bort det.

Kund/Projekt/Tjänst: Välj först vilken kund registreringen gäller. Det räcker att du skriver in en del av kundens namn eller kundnummer, så visas lämpliga träffar i listan. Om kunden inte är upplagd i ditt kundregister så klickar du på det orange plustecknet. En ny flik öppnas och du kan lägga in kunden.

Projekt och tjänst fungerar på samma sätt. Tänk på att artiklarna måste ha inställningen Tjänst i artikelregistret för att visas här.

Registreringskod: Vilka registreringskoder som går att välja styrs via inställningarna: Kugghjulet - Tid - Registreringskoder.

Arbetade h: Ange hur mycket tid du har lagt på aktiviteten. Hur du skriver minuter beror på vilken inställning du har valt under Kugghjulet - Tid - Personliga inställningar - Visa tid i timmar och minuter i registrering. Läs mer i hjälpartikeln Inställningar i Fortnox Tid.

Debiterbara h: Debiterbara h får automatiskt samma värde som Arbetade h, men du kan justera tiden både uppåt och neråt.

Observera att om du registrerar tid på en kund som du har märkt för Intern tid i inställningarna (Kugghjulet - Tid - Generella inställningar - Intern tid), så visas ändå ett värde i debiterbar tid. Detta kan du dock bortse ifrån eftersom denna tid aldrig kommer att faktureras eller visas under fliken Debiterbar tid.

Fakturatext: Fakturatexten visas tillsammans med tidsregistreringen på ordern/fakturan.

Anteckning: Anteckningsfältet använder du för interna anteckningar. Dessa visas aldrig på order- eller fakturaunderlag.



Registrera tid direkt i tabellen

När det finns tidsregistreringar sedan tidigare, så registrerar du smidigast ny tid genom att utgå ifrån dessa. Istället för att klicka på knappen +NY TID så fortsätter du att registrera tid på de rader som redan finns upplagda i tabellen. Klicka i en cell i tabellen med rätt datum och rätt kombination av kund, tjänst o s v, så öppnas en tidregistrering som redan är förifylld. Fyll i de arbetade timmarna samt eventuella texter och spara sedan.

Det går också bra att ändra i de förifyllda fälten. När du sparar registreringen blir denna då en ny rad i tabellen.



Ändra eller radera en registrering

Om du vill göra förändringar eller radera en registrering så klickar du på en registrering i tabellen. En liten ruta kommer då upp som visar vilka bakomliggande registreringar som finns:

Att_registrera_tid_2.png

Klicka på registreringen det gäller så öppnas samma ruta som när du skapar en ny tidsregistrering. Här kan du göra ändringar eller radera registreringen. Observera att fälten ibland är låsta för redigering. Det kan exempelvis bero på att registreringen finns med på ett fakturaunderlag eller att dagen är klarmarkerad. Du får i så fall information om detta överst i dialogrutan. Fält som inte kan ändras är grå.


Frånvaroregistrering

För att göra en ny frånvaroregistrering klickar du på knappen +NY FRÅNVARO i nedre högra hörnet. En dialogruta öppnas:

Att_registrera_tid_3.png

Frånvaro registreras på samma sätt som en vanlig tidsregistrering, men vid frånvaro finns även möjlighet att registrera för en längre period. Eftersom Tid inte har någon koppling till användarens schema, så räknas lördagar och söndagar som arbetsfria dagar och ingen frånvaro registreras därför på dessa dagar.

Vilka registreringskoder som visas styrs via inställningarna (Kugghjulet - Tid - Registreringskoder).

Anteckningsfältet används för interna anteckningar. Dessa visas aldrig på order- eller fakturaunderlag.



Klarmarkera

Klarmarkering kan användas för att visa att alla registreringar fram till och med ett visst datum är redo att faktureras. Klicka på knappen KLARMARKERA längst ned till höger och välj till och med vilket datum du vill klarmarkera.

När detta är gjort visas en liten grön bock vid de datum i tabellen som är klarmarkerade. Registreringar på dessa datum är låsta för redigering. Om du ändå behöver göra en förändring så går du tillbaka KLARMARKERA och backar datumet.