Administrera utläggsprocessen i Kvitto & Resa

Följ

Nedan följer en del vanliga frågeställningar om vilket stöd det finns för organisationens utläggsprocess i Fortnox Kvitto & Resa.

 

Vilka utläggskategorier kan användas?
Ni bestämmer själva vilka utläggskategorier som ska finnas valbara för ert organisation. Varje kategori kan tilldelas symbol, beskrivning samt vilka motkonton den skall bokföras mot. Vid registrering av utlägg väljer användaren kategori så konteras utläggen automatiskt.

 

Kan jag ange kostnadsställe och projekt?
Fortnox Kvitto & Resa har stöd för både kostnadsställe och projekt. Du ställer enkelt in om användarna ska rapportera samma kostnadsställe och/eller projekt på hela utläggsrapporten eller på respektive utlägg. Väljer man att inte aktivera kostnadsställe och/eller projekt kommer inte användarna att se dessa fält.


Hur attesteras utläggsrapporter?
Om du aktiverar attestering har du möjlighet att ställa in en godkännare eller välja att använda dig av attest utefter avdelningsstruktur. Om du sätter ett maxbelopp per avdelning går rapporter som överstiger beloppet till närmsta person med rätt att godkänna rapporten, om godkännare saknas väljs en standardgodkännare. Vill du läsa mer om attestering, klicka här.


Kan utläggen kopplas till en elektronisk körjournal?
För direkt rapportering av tjänsteresor direkt efter avslutad resa kan ni koppla Kvitto & Resa till er elektroniska körjournal för rapportering av milersättning. I dagsläget finns kopplingar till Automile och TelliQ som kräver Fortnox Kvitto & Resa Plus samt Volvo on Call som även fungerar med Fortnox Kvitto & Resa. Vill du läsa mer om elektroniska körjournaler, klicka här.


Skickas kvittobilder med till bokföringen?
Utläggsrapporten (PDF-rapporten) som innehåller kvittobilderna skickas med till Fortnox och kopplas till de verifikationer som skapas från Kvitto & Resa.


Koppling till Digital Byrå
Jobbar du på en redovisning- eller revisionsbyrå och arbetar i Digital Byrå finns det bra digitala tjänster i Digital Byrå som gör det möjligt att enkelt följa upp händelser i Kvitto & Resa.

- Digital tjänst för Kvitto & Resa
Tjänsten Kvitto & Resa består av tre aktiviteter som visar när det finns rapporter att attestera, rapporter att skicka in och om det har inkommit felaktiga rapporter. Tjänstens aktiviteter uppdateras automatiskt utifrån när rapporter inkommer och hanteras i Kvitto & Resa.

- Digital tjänst för Kvitto & Resa Plus
Tjänsten Kvitto & Resa Plus kompletterar tjänsten ovan för Kvitto & Resa med information om ofullständiga rapporter där förfallodatum närmar sig. Bankintegrationen i Kvitto & Resa Plus kommer nämligen att automatiskt att skapa upp ofullständiga utläggsrapporter för transaktioner som görs med ett företagskort. Rapporterna kommer att vara ofullständiga tills dess att de kompletteras av den anställde då utläggen redovisas. Tjänstens aktivitet visar därigenom om det finns ej kompletterade utlägg när kreditkortsfakturans förfallodatum närmar sig.