Fortnox Användarstöd

Frågor och svar om utläggsprocessen i Kvitto & Resa

Nedan följer en del vanliga frågeställningar om vilket stöd det finns för organisationens utläggsprocess i Fortnox Kvitto & Resa.

 

Vilka utläggskategorier kan användas?

Ni bestämmer själva vilka utläggskategorier som ska finnas valbara för ert organisation. Varje kategori kan tilldelas symbol, beskrivning samt vilka motkonton den skall bokföras mot. Vid registrering av utlägg ser användaren inte konton eller lönearter, utan endast beskrivning och symbol.

 

Kan jag ange kostnadsställe och projekt?

Fortnox Kvitto & Resa har stöd för både kostnadsställe och projekt. Du ställer enkelt in om användarna ska rapportera samma kostnadsställe och/eller projekt på hela utläggsrapporten eller på respektive utlägg. Väljer man att inte aktivera kostnadsställe och/eller projekt kommer inte användarna att se dessa fält.

Hur attesteras utläggsrapporter?

Om du aktiverar attestering har du möjlighet att ställa in en godkännare eller välja att använda dig av attest utefter avdelningsstruktur. Om du sätter ett maxbelopp per avdelning går rapporter som överstiger beloppet till närmsta person med rätt att godkänna rapporten, om godkännare saknas väljs en standardgodkännare. Läs mer här: Kom igång med attest i Kvitto & Resa

Kan utläggen kopplas till en elektronisk körjournal?

För direkt rapportering av tjänsteresor direkt efter avslutad resa kan ni koppla Kvitto & Resa till er elektroniska körjournal för rapportering av milersättning. I dagsläget finns kopplingar till Automile, TelliQ och Telia Sense som kräver Fortnox Kvitto & Resa Plus samt Volvo on Call som även fungerar med Fortnox Kvitto & Resa. Läs mer här: Koppla elektroniska körjournaler till Kvitto & Resa.

Skickas kvittobilder med till bokföringen/löneprogrammet?

Utläggsrapporten (PDF-rapporten) som innehåller kvittobilderna skickas med till Fortnox och kopplas till de verifikationer som skapas från Kvitto & Resa. Har du Lön som rapportmottagare följer bilderna även med till kalendariet.

 

Håller programmet koll på uträkningar gällande traktamente och representation?

Ja programmet gör uträkningar i bakgrunden för att räkna fram heldagar/halvdagar och även rätt värden per land enligt Skatteverkets regler. Detsamma gäller för representation där programmet räknar ut hur mycket av momsen som är avdragsgill.