Fortnox Användarstöd

Aktivering av Fortnox Lager

Licens och behörigheter

För att ha möjlighet att arbeta med och i Fortnox Lager behövs det en licens. För att lägga till en eller flera licenser klickar du som är systemadministratör på ditt företagsnamn uppe i mitten av programmet och väljer Tilläggsbeställning.



1.png



Lägg till en eller flera licenser för Fortnox Lager och klicka på Beställ.

När du beställt licensen för Fortnox Lager ger du den eller de användare som ska använda sig av Fortnox Lager behörighet för programmet. 

2.png

Aktivering

Förberedelse före aktivering

För att aktiveringen av Lager ska gå att genomföra måste de obligatoriska kontrollerna nedan vara gjorda. Dessutom rekommenderar vi att du gör de frivilliga kontrollerna nedan för att lagervärdet ska bli korrekt från början. 

 

Kontroller

Ingen artikel som är lagervara får ha ett negativt lagersaldo.
Eventuella sådana artiklar hittas enklast genom att gå till Register - Artiklar. Välj Utökad sökning, filtrera på Lagerstatus = Alla och Lagervara = Ja, och klicka Sök. Därefter sorterar du stigande på kolumnen I LAGER genom att klicka på kolumnrubriken två gånger.
Ingen artikel som är lagervara och har ett lagersaldo får sakna Kalkylkostnad.
För att hitta sådana artiklar gör du motsvarande Utökade sökning enligt punkt 2, men sorterar istället stigande på Kalkylkostnad.

Den viktigaste uppgiften att kontrollera för varje lagervara är Kalkylkostnad. För att det initiala lagervärdet efter aktiveringen ska bli korrekt måste Kalkylkostnaden för respektive artikel vara snittkostnaden för det antal som finns i lager för artikeln i fråga enligt artikelregistret.
Näst viktigast är Antal i lager enligt artikellistan. För att lagervärdet ska vara korrekt måste även denna uppgift stämma. Dock kan detta korrigeras senare genom att göra en inventering.

 

Genomföra aktiveringen

När lagerlicenser beställts och tilldelats användare kan den användare som är Systemadministratör och har lagerlicens välja Lager i menyn.
Här visas nu en aktiveringsguide, som bland annat kontrollerar att villkoren enligt de obligatoriska kontrollerna genomförts.


När användaren i guidens sista steg väljer “Slutför och aktivera” kommer samtliga användare att loggas ut från Fortnox, varpå aktiveringen genomförs. 


När aktiveringen, som kan ta mellan 5 och 60 minuter beroende på antal artiklar, Ordrar, Fakturor och så vidare, är slutförd kan användarna åter logga in i Fortnox.

 

Vad som händer vid och efter aktivering av Fortnox Lager

Vid aktiveringen skapas en inleverans, Ingående saldo, för varje lagervara med ett lagersaldo. Kostnaden, och därmed värdet för varje ingående saldo, bestäms av den Kalkylkostnad som finns angiven på artikeln i artikelregistret. För att lagervärdet ska bli korrekt behöver denna kostnad motsvara snittkostnaden för den aktuella artikeln. Det är även viktigt att Antal i lager är korrekt, även om det är enklare att i efterhand justera via en inventering.


Aktiveringsguiden

1 - Information

I aktiveringsguidens första steg så får du en sammanfattad information om vad aktiveringen av Lager kommer att innebära. 

 

3.png

 

2 - Resultat av kontroll

I nästa steg av aktiveringsguiden presenteras resultatet av de olika kontroller som görs på lagervaror, kalkylkostnad och lagersaldon.



4.png

3 - Inställningar bokföringskonto, Verifikationsserie, lagerställe, negativa lagersaldon

I detta steg har du möjlighet att ställa in ditt val av lagerkonto, lagerförändringskonto, verifikationsserie, lagerställen och om du tillåter negativa lagersaldon.



5.png

4 - Inställning av mailadress efter fullgjord aktiveringsprocess

Den sista inställningen du behöver göra är att fylla i en mejladress dit meddelande om fullgjord aktivering ska gå.

6.png

5 - Aktivering påbörjad

Aktiveringsguiden avslutas med en bekräftelse om att aktiveringen har påbörjats.



7.png


När aktiveringsprocessen är avslutad kommer den mejladress som specificerades i aktiveringsguiden att få ett mail när det åter är möjligt att logga in i programmet och börja arbeta med Fortnox Lager. 

Om någon skulle försöka att logga in under tiden som aktiveringsprocessen genomförs kommer man att mötas av ett meddelande som förklarar situationen och kommer inte på något sätt att påverka den aktivering som pågår.

8.png

När aktiveringen slutförts kommer alla lagersaldon och lagervärden att hanteras av Fortnox Lager. Lagersaldo kommer att utgöras av summan av de artiklar som återstår från de inleveranser som gjorts för en enskild artikel, och lagervärdet baseras på antalet och kostnaden för respektive inleverans.
När man skapar till exempel en Order, Kundfaktura eller en Manuell inleverans med lagerartiklar så påverkar detta Lagret. Vid markering Klar för lagerbokföring kommer även bokföringen automatiskt att uppdateras följande natt.