Byt från Visma SPCS till Fortnox

Följ

Arbetar du i Visma Administration 200, 500, 1000 eller 2000 idag och vill byta till Fortnox hjälper vi dig med att överför/konvertera ditt företag.

Det fungerar även att få över ditt företags information från Visma Fakturering och Visma Förening.

Notera att inget arbete får ske varken i Fortnox eller Visma SPCS från att exporten är gjord tills importen är klar.

Konvertera säkerhetskopia från Visma Administration, Visma Fakturering eller Visma Förening
För att vi ska kunna genomföra konverteringen från ditt Visma SPCS program till Fortnox behöver vi få in en säkerhetskopia på det eller de företag som du vill konvertera.
För att ta en säkerhetskopia på ditt företag i Visma SPCS program så väljer du att klicka på Arkiv-Säkerhetskopiera- Aktivt företag, välj bläddra och spara ned på skrivbordet eller på en valfri plats på datorn. Denna fil skickas sedan in till oss på Fortnox så tar vi hand om att konvertera företaget från Visma SCPS till Fortnox.

Byta från Visma Lön till Fortnox Lön
Har du tidigare arbetat i Visma Lön 300/600 kan du få med dig ditt personalregister från dessa program in i Fortnox Lön. För att få ut ditt personalregister från Visma Lön 300/600 går du in under Utskrifter och här inne finns det en utskrift som heter Personallista. Den listan väljer du att spara ner som en .txt fil. Denna fil kan du sedan importera i Fortnox Lön, för mer information om hur du gör läs mer här.

Att tänka på innan konvertering görs
För att vi ska kunna genomföra konverteringen och ha något att konvertera dina uppgifter från Visma SPCS, behöver du bli kund hos Fortnox.
För att vi ska kunna genomföra konverteringen vill vi att du gör följande:

1. Gör din beställning på Fortnox.se
2. Logga in i Fortnox-programmet och fyll i dina företagsuppgifter
3. Notera ditt företags Användar-ID
(Din databas Användar-ID och möjligheten att aktivera supoportinloggningen hittar du på fliken för Användarstödet i programmet som du i sin tur finner via det blå frågetecknet till höger i programmet.)

 

 

4. Gör klart samtliga journaler i Visma (faktura-, inbetalnings-, leverantörs-, samt utbetalningsjournal)
Ta en säkerhetskopia för ditt företag i Visma.
5. Bifoga säkerhetskopian i ett e-postmeddelande och skicka till konvertering@fortnox.se. Ange databasens Användar-ID och ordet “Visma SPCS” i ämnesraden.

 

 

Frågor och svar om konvertering från Visma SPCS

Fråga: Vad behöver du genomföra innan en konvertering genomförs.
Svar: Du behöver först beställa och främst beställa en databas (licenser) utav oss. Sedan behöver du se till att en registervård är genomförd i Visma Administration, samt att samtliga journaler (verifikat) i Visma har blivit genomförda. Detta gäller fakturajournalen, inbetalningsjournalen, leverantörsfakturajournalen, samt utbetalningsjournalen. När detta är gjort så tar du ut en säkerhetskopia, som sedan skickas till konverteringsavdelningen, med tillhörande databasnummer (användar-id) i Fortnox.

Fråga: Vilka Visma versioner kan vi genomföra en konvertering utifrån?
Svar: Vi kan genomföra en konvertering från Visma Administration 200, Visma Administration 500, Visma Administration 1000, Visma Administration 2000, Visma Fakturering och Visma Förening.

Fråga: Vilka Visma versioner kan vi inte genomföra konverteringar från?
Svar: Visma Global & Visma Bokföring. (Visma Bokföring kan man dock läsa in en SIE-fil direkt i Fortnox för att få över sin bokföring.)

Fråga: Kan jag slå ihop två Visma säkerhetskopior, och sedan utföra konverteringen till ett Fortnox bolag?
Svar: Nej detta går inte. Vi kan enbart utgå ifrån en säkerhetskopia, sedan kan vi eventuellt komplettera uppgifter från den andra säkerhetskopian, exempelvis att vi lägger till extra kunder, leverantörer eller artiklar.

Fråga: Vilken information kommer över via en konvertering?
Svar: Det som kommer över är följande: Kundfakturor, leverantörsfakturor, orders, verifikat, kontoplan, räkenskapsår, avtal, kunder, leverantörer, artiklar, priser, prislistor, enheter, betalningsvillkor, betalsätt, leveranssätt, leveransvillkor, kostnadsställe, projekt, förvalda konton och valutor.

Fråga: Vad följer inte med via en konvertering?
Svar: Det som inte kommer med vid en konvertering är följande: Offerter, ej genomförda periodiseringar och mallar, samt funktionalitet som inte finns tillgänglig i Fortnox.

Fråga: Vad innebär X-verifikat?
Svar: Ett X-verifikat är ett verifikat som finns på en leverantörsfaktura/kundfaktura efter en konvertering, för att leverantörsfakturan/kundfakturan ska få rätt status, efter att en konvertering har blivit genomförd.
I Visma Administration fungerar det så att det är möjligt att bokföra 100 stycken kundfakturor så att det blir ett enda verifikat, exempelvis A1.
I Fortnox fungerar detta snarare så att 100 fakturor blir separata verifikat, A1, A2, A3, A4 osv. till och med A100.
I vår konvertering är det inte möjligt att koppla ett verifikat som exemplet tidigare till 100 fakturor i Fortnox efter att konverteringen är klar. Dels för att det är en teknisk begränsning men framförallt för att det bryter mot lagen.
Dock måste kundfakturor/leverantörsfakturor i Fortnox ha både ett bokföringsverifikat och eventuellt in- och utbetalningsverifikat för att fakturan ska få rätt status, det vill säga ej betald, delbetald eller slutbetald. Därför sätter vi ett X-verifikat på fakturan. Detta X-verifikat är ett nollverifikat som inte påverkar bokföringen för dig som kund.

Bokföringsverifikat kommer att vara helt tomt, och in- och utbetalningsverifikatet kommer att vara konterat med kontot 99 på raderna. Anledningen till att vi har satt serien X, och konterar raderna med 99, är för att X-serien används relativt sällan samt att kontot 99 inte finns i någon kontoplan i dagsläget.

Fråga: Eftersom X-verifikatet finns, var hittar jag det riktiga bokföringsverifikatet?
Svar: De riktiga verifikationerna finns under bokföringsmodulen precis som vanligt. Samtliga verifikationer konverteras från Visma Administration, men den stora skillnaden är att verifikatet inte är kopplat till fakturan, utan det blir istället ett manuellt verifikat. Dock så kommer exempelvis verifikatet E15 i Visma Administration även blir E15 i Fortnox efter att konverteringen har blivit genomförd.