Versionsdokument mars 2017

Följ

Fortnox Bokföring

Automatisk hämtning av kontoavstämningsfiler för Nordea
Om din bank är Nordea finns det nu möjlighet för dig att underlätta och minimera det manuella arbetet genom att aktivera automatisk hämtning för kontoavstämning i Fortnox. Med avstämningen säkerställer du korrekt bokföring och missar inga affärshändelser.

Genom att ställa in att ta emot kontoavstämning automatiskt får du alla transaktioner i ditt kontoutdrag inskickade dagligen från banken. Dessa hamnar per automatik i Stäm av konto i Fortnox, redo att stämmas av mot din bokföring.

 

För att du ska kunna aktivera den automatiska hämtningen för kontoavstämning behöver din bank vara Nordea och du behöver sedan anmäla om att få kontoavstämningsfiler (FS1) inskickade i Fortnox. Detta gör du enkelt via det anmälningsformulär som du finner via Bankinställningar i programmet.

För att läsa mer om den automatiska kontoavstämningen via Nordea, klicka här.

 

Förbättringar Leverantörsfakturaattest

- Möjlighet till att se historiska leverantörsfaktura med Leverantörsfakturalicens
En förbättring i Leverantörsfakturaattest är möjligheten för en attestant som endast har licens för Leverantörsfakturaattest att kunna se historiska leverantörsfakturor där användaren har varit med i attestflödet. I och med denna förbättring får nu en användare med endast Leverantörsfakturaattest möjlighet till ytterligare ett filter under leverantörsfakturor i programmet. Under filtret Alla samlas de leverantörsfakturor där användaren varit med i attestflödet. På dessa historiska fakturor gäller då endast läsrättigheter.


- Behörighet för att styra möjligheten att slutattestera i förtid
En ny behörighet har lagts till i leverantörsfakturaattest för att undvika att en användare med rollen administratör avbryter att attestflöde i förtid och därmed inte ger alla attestanter möjligheten att attestera fakturan. För att ta bort behörigheten för administratören, gå in under Administrera användare och klicka på den aktuella användaren och ikonen för Leverantörsfakturaattest och checka ur inställningen för att slutattestera i förtid.

3.18_-_kom_iga_ng_med_levfakturaattest_uppdatera_1.png


- Attestloggen flyttar ut från kommentarerna
För att tydliggöra vilka kommentarer som är relaterade till attestflödet och vilka som är relaterade till själva leverantörsfakturan är dessa nu uppdelade. Kommentarerna vid attest byter namn till anteckningar och kan ej redigeras i efterhand. Komplett historik inklusive anteckningar finner du via ikonen längst till höger på raden i leverantörsfakturalistan. 


- Skapa anteckningar på en leverantörsfaktura
Om du behöver lägga in en anteckning eller en instruktion till attestanterna på en leverantörsfaktura som inväntar attest kan du göra det inne på leverantörsfakturan och längst ner i Attesthistorik och anteckningarfältet. Bredvid texten finner du en redigerar ikon som när du klickar på den öppnar upp en ny ruta där du har möjlighet att lägga in en anteckning. Dessa anteckningar har ingen behörighetskontroll vilket innebär att oavsett om du är attestant i attestflödet eller ej har du ändå möjlighet att lägga in en anteckning. Anteckningarna sparas sedan i rutan under i kronologisk ordning. Med hjälp av denna möjlighet är det lättare att få en bättre kommunikation till exempel mellan en byrå och en kund.

Ska_rmavbild_2017-03-29_kl._08.27.09.png

 


Kvantitetsredovisning

För att göra det enklare att komma igång och arbeta med kvantitetsredovisning går det nu att direkt registrera kvantitet på leverantörsfakturor och kundfakturor. Tidigare var du tvungen att koppla artiklar till de aktuella konton du använder för din kvantitetsredovisning. Nu när detta är borttaget behöver du bara aktivera kvantitetsredovisning i inställningarna och välja ut vilka konton som skall ha kvantitetsredovisning för att registrera kvantiteter på dem från leverantörsfaktura och kundfaktura, dvs. det fungerar likadant som för verifikationer.



Vill du läsa mer om kvantitetsredovisning, klicka här.

 

Ångra verifikationer från nyinläst SIE
Det finns nu ett verktyg som ger möjlighet att efter en SIE import ångra verifikationerna som skapats från senaste inlästa SIE-filen för att på så sätt underlätta om en felaktig SIE-fil lästs in eller dubbletter av verifikationer har uppstått. Försöker du läsa in samma fil två gånger får du dessutom ett felmeddelande när du läser in denna.


 

Automatkontering föreslås från inkomna fakturor
När en leverantörsfaktura skapas från inkomna fakturor kan du använda dig av de vanliga funktionerna inom bokföringen för att kontera fakturan. Om en matchad leverantör är upplagd i leverantörsregistret med ett fördefinierat motkonto, kostnadsställe, projekt och/eller en momstyp så konteras fakturan efter dessa inställningar. Har en automatkontering lagts upp under inställningar mot det fördefinierade motkontot så fördelas beloppet även efter denna fördelning.



 

Förvalda konteringsmallar på leverantörsfakturor från leverantörsregistret
Om leverantören dessutom försetts med en förvald konteringsmall kan en en mycket flexibel kontering enligt uppsatt mall göras per automatik. Denna kan innehålla beräkningar genom formler vilket är perfekt på återkommande fakturor från leverantören där kontering sker på mer än ett konto, t.ex. om man har flera konton när man registrerar en leverantörsfaktura.

 

Skapa anläggningstillgång från leverantörsfaktura
Nu finns det möjlighet att skapa en anläggningstillgång direkt ifrån en leverantörsfaktura. Arbetar du med Anläggningsregistret kan du välja att aktivera inställningen för att skapa tillgångar från leverantörsfakturor under Inställningar - Anläggningsregister - Generella inställningar. 

Nu kommer alla leverantörsfakturor i Fortnox som använder något upplagt tillgångskonto i debet på konteringsraderna föreslå att skapa en anläggningstillgång direkt ifrån leverantörsfakturan.

Du kommer få upp en påminnelse- och hjälpdialog för att skapa anläggningstillgången direkt från leverantörsfakturan då den bokförs men kan också välja att skapa upp anläggningstillgången efter leverantörsfakturan har bokförts. I leverantörsfakturalistan och på leverantörsfakturan kommer du att kunna se två nya ikoner på leverantörsfakturans konteringsrader och i leverantörsfakturalistan.

Plusset indikerar att du kan skapa en anläggningstillgång.
Bocken indikerar att det har skapats en anläggningstillgång.

Vill du läsa mer om hur du skapar en anläggningstillgång ifrån en leverantörsfaktura, klicka här.

 

Exportera allt från Lagringsplatsen
Det finns nu en funktion för att exportera alla filer i lagringsutrymmet om du t.ex. behöver få ut alla underlag. Funktionen styrs med en behörighet på användaren som då når exporten genom att klicka på namnet längst upp i mitten av programmet och välja Export och sedan fliken Fil-Export. Filen exporteras ut som en zippad fil till din dator.

 

 

 

Fortnox Offert/Order/Fakturering

Aktivera eller inaktivera artikel
Om du har artiklar i ditt artikelregister som du inte längre säljer så behövs de fortfarande finnas kvar då de bland annat har kopplingar till redan bokförda dokument, som annars förloras. Nu finns det en möjlighet att sätta artiklar i artikelregistret som aktiva eller inaktiva. Genom nya filter i artikelregistret kan du även sortera för att endast visa enbart aktiva eller inaktiva artiklar. Det är endast aktiva artiklar som kan läggas till på offerter, ordrar och fakturor.

Du kan styra om en artikel ska vara aktiv eller inaktiv via inställning på artikeln i artikelregistret i programmet och via API, men du kan även i en artikelimport sätta artiklar som aktiva eller inaktiva.


Aktivera eller inaktivera kund
Om du har kunder i ditt kundregister som du inte längre säljer till så behövs de fortfarande finnas kvar då de bland annat har kopplingar till redan bokförda dokument, som annars förloras. Nu finns det en möjlighet att sätta kunder i kundregistret som aktiva eller inaktiva. Genom nya filter i kundregistret kan du även sortera för att endast visa enbart aktiva eller inaktiva kunder. Det är endast aktiva kunder som kan läggas till på offerter, ordrar och fakturor.

Du kan styra om en kund ska vara aktiv eller inaktiv via inställning på artikeln i kundregistret i programmet och via API, men du kan även i en kundimport sätta kunder som aktiva eller inaktiva.


Kundansvarig på kundregister
Om ni är fler som arbetar med att sälja i företaget kan det vara bra att dela upp kunderna för att fokusera på olika grupper och få ett mer heltäckande arbete där risken att missa någon kund minimeras. För att underlätta detta kan du lägga en kundansvarig på kunder du har i ditt kundregister. 

Genom den utökade sökningen kan du även välja att söka på en specifik kundansvarig och på så sätt enkelt få fram endast de kunder med aktuell kundansvarig.

 

Utökad sökning - Sök efter artikel/benämning
För att göra det lättare att finna specifika dokument baserade på vad man sålt eller vad som skrevs i artikelns benämningsfält som fritext finns det nu möjlighet att söka på artiklar eller fritext i benämningsfältet på en offert, order och faktura. 
På ett dokument kan du ju lägga till en artikel, som i sin tur har en benämning eller en textrad (t.ex. ett meddelande till kunden).

  • Vill du söka efter dokument med ett visst artikelnummer på så anger du artikelnumret.
  • Vill du söka efter dokument med en viss benämning(eller textrad) på så anger du artikelbenämning
  • Vill du söka efter dokument med både en viss artikelnummer och benämning så anger du båda

 


Kortkommando för att kopiera dokument
För att göra det möjligt att mer effektivt skapa och kopiera nya offerter, ordrar och fakturor kan du nu använda dig av kortkommandot Alt+C när du står inne på en offert, order eller faktura för att kopiera det specifika dokumentet och skapa ett nytt som kopia.


Förbättrad e-posthantering
För att förbättra och säkerställa att e-postmeddelanden från programmet når sina mottagare kommer alla nya databaser som skapas i Fortnox att ha förinställda mejladresser under Inställningar - E-postdokument.

  • Offert: offert@fortnox.se
  • Order: order@fortnox.se
  • Faktura: faktura@fortnox.se
  • Påminnelse: paminnelse@fortnox.se 

Om du använder en egen mejladress, kan det vara bra att även titta på inställningarna av Sender Policy Framework (SPF) i din domän.

Vill du läsa mer om Sender Policy Framework (SPF), klicka här



E-fakturakoppling i kundregistret

Om det existerar en aktiv e-fakturakoppling med en kund i ditt kundregister syns detta mer tydligt i kundregistret än tidigare. Längst ut till höger på raden för den aktuella kunden syns det numera en tydlig ikon som indikerar att det finns en aktiv e-fakturakoppling på den aktuella kunden. Allt för att det ska vara mer synligt och överskådligt.


 

Fortnox Lön

SCB Konjunkturstatistik, löner för privat sektor (KLP)
Statistikrapporteringen fortsätter att utökas i Fortnox Lön Plus. Det finns nu möjlighet att rapportera statistik till SCB i form av Konjunkturstatistik, löner för privat sektor (KLP).
Undersökningen syftar huvudsakligen till att belysa lönenivåns utveckling för arbetare och tjänstemän inom den privata sektorn. Statistiken används främst vid konjunkturbedömningar och som underlag vid analyser av kostnads- och konkurrensutvecklingen i Sverige och inom EU.



Vill du läsa mer om rapporteringen av SCB Konjunktursstatistik, löner för privat sektor (KLP), klicka här.

Övriga Förbättringar Lön

- Inläsning av CSR svar
Vid inläsning av ett CSR svar får man nu upp en dialog som visar vilka anställda som är med i filen och vad de nya värdena är. I dialogen har du möjlighet att välja vilka anställda som ska uppdateras.

- Engångsskatt
I Personalregistret hittar du nu en länk till Skatteverkets engångsbelopp.

- Förändringar vid skapande av ny löneberedning
Anställda som inte har godkänt sina tider stoppar inte längre skapandet av en ny lönekörning. När du skapar en ny lönekörning får du en upplysning om vilka anställda som inte har godkänt sina tider. Du kan fortsätta att skapa lönekörningen utan att dessa anställdas lönebesked tas med.

Om du skapar en lönekörning för en period där det redan finns skapade lönebesked för några anställda, är nu endast de anställda som inte har fått lönebesked skapade, per default markerade.

Om du vill skapa om lönebeskeden för samtliga anställda för en period måste du först radera skapade lönebesked för perioden eller väljer du Återskapa lönebesked inne på lönebeskedet.

- Utskrift Personalkort 
Vid utskrift av Personalkort kan du nu välja om du vill ha med Alla, aktiva eller inaktiva personal.

Nya lönearter
Nu finns det nya lönearter i Fortnox Lön för att hantera Graviditetspenning (havandeskapspenning) och utbetalning av Föräldralön. I kalendariet når man Graviditetspenning via händelse Frånvaro och utbetalning av Föräldralön sker via händelse Övrigt.


Fortnox Arkivplats

Betrodd domän
Sedan tidigare finns det möjlighet att lägga till betrodda e-postadresser i Arkivplats och Lagringsutrymmet, för att dessa e-postadresser ska få tillstånd att skicka in mejl till databasen. Om du får mejl från samma domän men från olika e-postadresser har du tidigare behövt godkänna och lägga dessa e-postadresser som betrodda. Nu räcker det att du lägger domänen som betrodd för att undvika detta scenario.

settings1_kopia.png